Особова справа держслужбовця: ведемо за новим порядком

8397
Із початку травня введено в дію новий Закон України «Про державну службу». Порядок ведення особових справ держслужбовців теж зазнав змін. Розглянемо, які документи, їх порядок та зберігання повинна мати особова справа держслужбовця

Із 1 травня 2016 року введено в дію новий Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VII (далі — Закон про держслужбу). Для впровадження цього закону Нацдержслужба затвердила наказ «Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок ведення особових справ держслужбовців).

На відміну від свого попередника — Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 № 731 (далі — Порядок № 731), — Порядок ведення особових справ держслужбовців визначає не лише перелік, а й послідовність розміщення документів, які формуються в особову справу державного службовця (далі — особова справа). Тож, за новим порядком, особова справа формується з таких документів у такій послідовності:

  • особова картка державного службовця встановленого зразка;
  • текст Присяги державного службовця, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
  • копія паспорта державного службовця;
  • копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
  • копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
  • копія трудової книжки (у разі наявності);
  • копія військового квитка (у разі наявності);
  • копії документів про надані пільги (у разі наявності);
  • довідка встановленої форми про наявність допуску до державної таємниці (для відповідних посад);
  • декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру;
  • довідка (або її копія) про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII (далі — Закон № 1700);
  • довідка (або її завірена в установленому порядку копія) про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII;
  • ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом про держслужбу, щодо призначення на посаду державної служби та її проходження;
  • ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом № 1700;
  • ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;
  • ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);
  • згода на обробку персональних даних;
  • заява про призначення на посаду;
  • копія акта про призначення на посаду;
  • витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
  • копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
  • погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.


Зверніть увагу!
Копії довідки про присвоєння індивідуального податкового номера та трудової книжки працівника були необов’язковими документами в особовій справі держслужбовця. Проте за Порядком ведення особових справ держслужбовців це обов’язкова вимога. Тому не забудьте долучити копії цих документів до особових справ, сформованих раніше.


За часом надходження до особової справи держслужбовця необхідно додавати такі документи:

  • копії актів про зміни анкетних даних;
  • копії документів про підвищення рівня професійної компетентності;
  • біографічна довідка (за необхідності);
  • матеріали оцінювання результатів службової діяльності;
  • дисциплінарна справа.


Від редакції
Зразки оформлення документів, з яких формується особова справа держслужбовця, — у е-журналі «Кадровик-01»


До особової справи держслужбовця не обов’язково додавати такі документи, як: заява про переведення на іншу посаду в межах одного державного органу;

  • наказ (розпорядження) про переведення на іншу посаду;
  • наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця та заохочення;
  • копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів
  • заява та наказу (розпорядження) про звільнення державного службовця.

Усі аркуші особової справи держслужбовця необхідно нумерувати. Оскільки у формі опису документів, уміщеній на початку особової справи, потрібно зазначення номер початкової сторінки кожного документа.

Вимоги до зберігання особової справи держслужбовця

Особові справи держслужбовців мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах. Справи держслужбовців, які проходять службу, і тих, які припинили свою діяльність, мають зберігатися окремо.

Після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У графі 5 Журналу обліку особових справ держслужбовців зазначаються дата та підстава звільнення (п. 4 розд. ІІІ Порядку ведення особових справ держслужбовців).

У разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона працювала раніше на посаді державної служби, Порядком ведення особових справ держслужбовців рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу, до якої необхідно долучити оновлену особову картку державного службовця.

Оформлення документів особової справи держслужбовця

У 2016 році відповідно до Закону № 1700 заплановано впровадження системи електронного декларування. А тому Порядком ведення особових справ держслужбовців передбачено, що декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру має подаватися в порядку та за формою, визначеними Законом № 1700.

Довідку про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці повинна видавати служба персоналу відповідного органу за останнім місцем роботи для претендентів на посади, які визначені номенклатурою посад, затвердженою керівником державної служби.

Як і раніше, заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення з посади тощо державні службовці повинні оформляти власноруч і підписувати із зазначенням дати.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією


Розсилка





© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль