Застосування штампів: хто та на яких документах може ставити

5974
Жодне підприємство у своїй діяльності не обходиться без використання штампів та печаток. Та чи можна практикувати використання штампів підписантами — по два на особу з назвою посади та ПІБ? Чи на усіх видах документів дозволено проставляти подібні штампи?

Нині не визначено загальнодержавного документа, яким було б унормовано правила роботи зі штампами. Підприємства, установи, організації (далі — організація) мають це регламентувати внутрішнім нормативним актом, наприклад, Інструкцією з діловодства або окремою Інструкцією про порядок виготовлення, використання, зберігання та обліку печаток і штампів.

Проте деякі питання щодо застосування штампів визначено главою 3 «Печатки» розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Згідно з цими правилами організації можуть застосовувати як печатки, так і штампи. При цьому на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, де фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється печаткою організації (за наявності).

Дозволяється також використовувати:

  • печатки структурних підрозділів — служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо;
  • печатки для окремих категорій документів — для копій, перепусток, конвертів тощо;
  • металеві печатки — для опечатування приміщень, шаф, сейфів.

За необхідності організації можуть застосовувати штампи з власним повним найменуванням та іншими реквізитами бланка.

Різні питання обігу печаток і штампів регламентують у розпорядчому документі керівника організації та в індивідуальній інструкції з діловодства (п. 4, 5 гл. 3 розд. ІІ Правил № 1000/5):

У розпорядчому документі визначають…

В інструкції з діловодства визначають…

Порядок використання та місце зберігання печатки організації

Види й кількість застосовуваних печаток і штампів

Перелік посадових осіб, відповідальних за зберігання печатки організації

Перелік документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати печаткою організації

Перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою організації

Порядок застосування печаток

Повноваження щодо засвідчення документів та їх копій фіксують у посадових інструкціях.

Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в організації, ведеться в журналі за формою, наведеною в Додатку 2 до Правил № 1000/5. Печатки і штампи посадовим особам видають під підпис в означеному журналі. За потреби журнал обліку печаток та штампів можна доповнювати додатковими графами.


До відома!
Форма журналу обліку печаток та штампів, що застосовуються в організації — у журналі «Кадровик-01» № 7/2016


Наявність печаток і штампів щороку перевіряє комісія, призначувана розпорядчим документом керівника. Результати перевірки оформляють актом.

Види штампів

Найпоширенішими видами штампів, які використовуються під час складання та оформлення документів, нині є:

  • кутові штампи (зазвичай застосовуються під час оформлення бухгалтерських документів, деяких видів довідок, зокрема, у медичних закладах);
  • штампи для засвідчення копій документів — «Копія», «Згідно з оригіналом»;
  • штампи для проставляння відміток про надійдення вхідних документів;
  • штампи для проставляння відміток про контроль — слово «Контроль» або літера «К»;
  • штампи для проставляння відміток про обмеження доступу до документів (зазвичай проставляють не на документі, а на конверті або упакуванні) — «Конфіденційно», «Для службового користування», «Особисто»*;
  • штампи з повним найменуванням організації (наприклад, для проставляння в трудових книжках працівників);
  • штампи для проставляння відміток про проведення бухгалтерських операцій — «Сплачено», «Відпущено».

Звичайно, для оперативнішого оформлення окремих виробничих процесів можуть виготовлятися та використовуватися й інші види штампів. Як, скажімо, в медичній практиці, автотранспортному обслуговуванні тощо.

Використання штампів на різних документах

При вирішенні питання щодо використання штампів варто врахувати низку важливих моментів, пов’язаних із забезпеченням збереженості документів.

Проставлення штампів з часом може призвести до пошкодження важливих архівних документів. Наприклад, якщо в приміщенні, де зберігаються документи, не дотримується належний температурно-вологісний режим. Саме тому не рекомендується використовувати штампи під час оформлення документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання. Зокрема, наказів з основної діяльності та з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переміщення на іншу посаду, переведення на іншу роботу тощо).

Додаткові угоди до трудових договорів також належать до категорії документів з кадрових питань і мають такий самий тривалий строк зберігання, як і самі трудові договори, — 75 років (ст. 492 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5). Отже, застосовувати штампи під час оформлення додаткових угод до письмових трудових договорів не варто.

Окремі види документів часто використовують у практичній роботі, зокрема для ксерокопіювання. А це з часом може спричинити вицвітання тексту штампа чи окремих його літер, що ускладнить повноцінне використання інформації цих документів, у т. ч. виготовлення та засвідчення копій.

Отже, застосовувати під час оформлення документів штампи, які містять назви посад і ПІБ працівників, треба досить обережно. На наш погляд, їх можна використовувати при засвідченні додаткових угод чи додатків до господарських договорів, адже строк їх зберігання — до 10 років. Водночас це має бути обумовлено в основному договорі з контрагентом. Прикладом може слугувати включення до договорів пункту про використання факсиміле при оформленні документів стосовно виконання договорів (актів виконаних робіт тощо).

Нагадаємо: не допускається факсимільне відтворення підпису посадової особи за допомогою механічного або іншого копіювання на організаційно-розпорядчих, фінансових та бухгалтерських документах (п. 12 глави 7 розділу ІІ Правил № 1000/5).


Де проставляти відбиток печатки — на підписі чи найменуванні посади?

Трапляється, відбитки печаток проставляють на підписах посадових осіб. Це — помилка.

Відбиток печатки (реквізит 26), що засвідчує підпис посадової особи, ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи.

Відповідні вимоги містять:

  • Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 8 гл. 3 розд. II);
  • Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» (п. 5.26).

У документах, створених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ключ від всіх дверей!

Реєструйтеся та отримуйте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль