Внутрішній опис документів особової справи працівника: формування та облік

9979
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи.

Оформлення внутрішнього опису документів

Вимоги до складання внутрішнього опису визначено пунктом 6 глави 2 розділу VІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, унормованою додатком 16 до Правил № 1000/5 (див. Додаток 1).

Внутрішній опис документів особової справи (скачати зразок)

Внутрішній опис документів особової справи працівника: формування та облік

Документи зазначають в описі у порядку їх розміщення в справі при її формуванні згідно з вимогами пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 (див. Додаток 2).

Внутрішній опис документів особової справи працівника: формування та облік

Кожен документ, який включається до особової справи, зазначаємо в описі окремим пунктом.

Графу «Примітка» внутрішнього опису на етапі формування справи залишають порожньою. Записи у цій графі роблять, якщо з часом якийсь документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки.


До відома!
Під час підготовки особової справи для передавання на зберігання до архіву підприємства, необхідно вилучити довідки, що мають трирічний строк зберігання. Про вилучення довідок роблять відповідні записи у графі «Примітка» внутрішнього опису.


Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо).


У пригоді вам неодмінно стануть консультації: 


Підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) також заповнюють при переданні справи до архіву, а не на етапі первинного формування.


До відома!
У підсумковому записі зазначають кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи.


Продовження внутрішнього опису особової справи

Якщо у внутрішньому описі згодом не вистачає місця для внесення записів про нові документи, що формуються до справи, необхідно доповнити цей опис додатковим аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений опис.

Нумерація переліку видів документів, що вміщують до особової справи, є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.

Наприклад, якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 24, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші внутрішнього опису особової справи буде 25.

Після завершення особової справи у разі звільнення працівника робиться кінцевий підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначають кількість документів, включених до опису, та загальну кількість аркушів внутрішнього опису. Цей запис підписує укладач внутрішнього опису з проставлянням дати.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією


Розсилка





© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль