Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

2724
Відправлення працівника у відрядження — справа звична. Проте частенько вона супроводжується низкою складних ситуацій, рішення для яких — у роз’ясненні експерта.

На законодавчому рівні порядок відрядження (направлення, вибуття, повернення, обсяг гарантій і компенсацій, документування) докладно визначено лише для підприємств, установ, організацій (далі — підприємство), які повністю або частково фінансуються із державного бюджету. Відповідну нормативну базу становлять, зокрема:

  • наказ Мінфіну України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59);
  • постанова Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98).

Натомість у статті 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП) викладено лише загальні настанови щодо гарантій і компенсацій при службових відрядженнях:

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Отже, підприємства, які не фінансуються із державного бюджету, мають самостійно регламентувати усі пов’язані з відрядженнями питання. Скажімо, у колективному договорі або в Положенні про відрядження. Підгрунтям, звісно, слугуватиме Інструкція № 59.

До відома!

Службове відрядження — поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Направлення у відрядження

Направляє працівників у відрядження керівник або його заступник. Підставою для цього може слугувати:

  • лист-запрошення про направлення працівників на навчання для підвищення кваліфікації;
  • доповідна записка посадової особи підприємства.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням:

  • пункту призначення;
  • найменування підприємства, куди відряджено працівника;
  • строку й мети відрядження (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59).

Приклад оформлення доповідної записки про направлення у відрядження

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Приклад оформлення наказу про направлення у відрядження

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Унесення змін до наказу про відрядження

Життя непередбачуване й часом руйнує найретельніше складені плани. Трапляється, наказ про відрядження видано, але згодом з’ясовується, що дати заходу перенесено або вирушити у поїздку мають зовсім інші працівники.

Обов’язковий крок відтак — внесення змін до наказу про відрядження.

Пригадаймо правило: розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом (п. 6 гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Отже, щоб унести зміни до наказу про відрядження:

  • посадова особа підприємства складає доповідну записку про необхідність змінити терміни відрядження або склад працівників, що направляються у відрядження;
  • керівник підприємства на підставі доповідної записки видає наказ про внесення змін до наказу про відрядження.

Приклад оформлення доповідної записки про зміну складу працівників, які направляються у відрядження

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Приклад оформлення наказу про внесення змін до складу працівників, які направляються у відрядження

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Перенесення дати прибуття з відрядження

Днем прибуття з відрядження вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Причому дата на транспортному квитку має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Затримка у відрядженні з ініціативи працівника

Працівник може затриматися у відрядженні з власної ініціативи, але лише на вихідні або святкові дні та за умови, що строк перебування поза місцем постійної роботи не перевищуватиме строк відрядження, передбачений Постановою № 98. За ці дні працівникові не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення й т. ін., крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи (п. 7 розд. I Інструкції № 59).

Звісно, через затримку дата на транспортному квитку не збігатиметься з датою прибуття з відрядження, визначеною в наказі. У цьому разі:

  • працівник у перший робочий день після прибуття з відрядження складає доповідну записку про причини затримки;
  • керівник ознайомлюється з аргументами працівника та вирішує, чи переносити дату повернення з відрядження та, відповідно, чи відшкодовувати вартість проїзду з місця відрядження до місця роботи.

Своє рішення керівник викладає у резолюції на доповідній записці працівника.

Якщо керівник ініціював перенесення дати прибуття з відрядження, у відповідному наказі обов’язково зазначають:

…За дні затримки у відрядженні витрати на проживання працівнику не відшкодовуються, а добові не виплачуються.

Наказ видавати не потрібно у разі, якщо у перенесенні дати повернення з відрядження відмовлено. І вартість проїзду працівнику в такому випадку не компенсуватиметься.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення й т. ін. (абз. 3 п. 10 Розділу ІІ Інструкції № 59).

Увага!

Затримка у відрядженні з власної ініціативи в робочі дні може бути кваліфікована як прогул із відповідними наслідками для працівника.

Затримка у відрядженні через форс-мажорні обставини

Деколи затримку у відрядженні зумовлюють форс-мажорні обставини: перенесення зворотного рейсу тощо. Це — вагома підстава для продовження строку відрядження, яке оформляють наказом (розпорядженням) керівника підприємства (див. Додатки 5, 6):

  • за наявності підтвердних документів;
  • після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи;
  • на підставі його доповідної записки (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).

Приклад оформлення доповідної записки про затримку у відрядженні

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Приклад оформлення наказу про продовження терміну відрядження

Відрядження працівника: складні ситуації та їх вирішення

Відтак працівнику відшкодовують витрати на найм житлового приміщення на час вимушеної зупинки в дорозі (за наявності підтвердних документів) і добові.

Затримка у відрядженні у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю

У відрядженні ніхто не застрахований від складних ситуацій, зокрема хвороб. У разі тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику на загальних підставах:

  • відшкодовують витрати на найм житлового приміщення (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні);
  • виплачують добові протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров’я приступити до виконання службового доручення або повернутися до місця постійного проживання (але не більше 2-х місяців).

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість повернутися до місця постійного проживання за станом здоров’я мають бути засвідчені в установленому порядку.

Кінцевий термін відрядження переносять відповідно до абзацу 1 пункту 10 розділу ІІ Інструкції № 59.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються.

Ольга САВЧЕНКО,
експерт MCFR: Кадри



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

Особова справа. Від оформлення до передання в архів

В е-журналі «Кадровик-01» з’явилася перша книжка для передплатників електронного і друкованого журналу «Кадровик-01»: «Особова справа. Від оформлення до передання в архів»

Читати книгу


Розсилка





© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

0 44 586 56 06
0 800 212 012 (callback)

Бухгалтерам бюджетних організацій рекомендуємо відвідати портал «Головбух: Бюджет»


  • Ми в соцмережах
А й справді — це так дратує!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль