Графік відпусток: форма, складання, затвердження, зміни

9217
У книзі «Немає спогадів без тебе» Ельчин Сафарлі зронив фразу: «Осінь — це сезон перевірки на наявність боргів перед минулим». Чи доречно говорити ці слова кадровику? Так!

У кадровика три кредитори: роботодавець, працівник і, звісно, контролюючі органи. Перший — дає кредит професіоналізму, другий — довіри, третій — спокою.

І, звісно ж, кредитори вирізняються кращою пам’яттю, ніж боржники.

Проте, осінь для кадровика — це час, коли потрібно думати, як платити цим кредиторам. Підготовка та й, власне, сам квест під назвою «Графік відпусток» вимагає неабияких вкладень.

Для успішного проходження квесту варто запам’ятати «Правило дев’яти»

Графік відпусток: 9 правил

  1. Графік відпусток — обов’язковий документ для будь-якої організації з найманими працівниками (незалежно від їх штатної кількості)
  2. Графік затверджується наприкінці року (як правило — до початку нового року)
  3. Для графіка немає законодавчо встановленої форми, але є зручна рекомендована, від експертів журналу «Кадровик-01»
  4. Обов’язкова умова — погодження графіка з профспілкою (а за її відсутності — уповноваженим представником від працівників)
  5. До графіка відпусток включаємо усіх працівників, які перебувають у трудових відносинах. Сумісники — теж люди, а директор — також працівник
  6. Особи, які залучені за цивільно-правовими угодами, до графіку НЕ ВКЛЮЧАЮТЬСЯ
  7. При складанні графіка обов’язковим є дотримання гарантій трудового законодавства (тривалість відпустки, надання в зручний час тощо)
  8. Державні інспектори з праці перевіряють наявність графіка, надання відпусток згідно з ним, а також факт ознайомлення працівників
  9. Будь-які зміни до графіка оформляють у письмовому вигляді, аби за потреби довести факт погодження сторонами перенесення відпустки.

Після того, як запам’ятали, ні — з’їдати папірець не потрібно, як і тремкою рукою натискати «Delete» чи «Backspace». Попіл за вітром — теж не варіант. Закляття «відвести очі» не спрацює, особливо у випадку контролюючих органів.

Головоломка має дешифратор. Кожне із 9-ти правил має УПВ.

УПВ = Увага+Порада+Важливо.

Отже, на допомогу кадровику — рішення квесту «Графік відпусток»…

Поняття «графік відпусток»

Правило 1. Графік відпусток — обов’язковий документ для будь-якої організації з найманими працівниками (незалежно від їх штатної кількості). Це випливає як зі статті 10 Закону України Про відпустки (Закон № 504), так і з самого КЗпП (див. статтю 79).

УПВ

Увага. Графік відпусток — це локальний нормативний акт для кожного підприємства, установи, організації (далі — організація), який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Він має відбивати розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів. Такий графік розробляється щороку в листопаді-грудні на наступний календарний рік. Якщо його не складено вчасно, виправляйте порушення одразу після виявлення.

Порада. Графік відпусток — не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування. За його допомогою вирішуються два важливих питання:

  • забезпечується реалізація права працівника на відпочинок, причому з урахуванням його особистих інтересів;
  • ураховуються інтереси роботодавця, який має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу організації за умови прогнозованої відсутності працівників.

Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно письмово попередити працівника про дату початку відпустки, підготувати відповідні розпорядчі документи, виплатити працівнику заробітну плату за час відпустки і, врешті-решт, відправити у відпустку працівника, що з якихось причин відмовляється використати право на відпочинок.

Важливо. У роботодавця є обов’язок, який багатьом видається не вартим уваги. Йдеться про необхідність письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (див. ч. 11 ст. 10 Закону № 504). Однак роботодавець зобов’язаний це робити, а інспектор з праці неодмінно поцікавиться цією складовою процедури.

Строк затвердження

Правило 2. Графік затверджується в кінці року, як правило, до початку нового.

УПВ

Увага. Графік відпусток затверджується роботодавцем (ч. 10 ст. 10 Закону № 504).

Порада. На заздалегідь оформленому грифі затвердження керівник організації проставляє особистий підпис і дату затвердження. Датою графіка відпусток є дата його затвердження.

Важливо. Процедуру і строки розробки доречно регламентувати в одному з локальних нормативних актів організації (наприклад, в інструкції з діловодства (з 2015 року це теж обов’язковий локальний акт для будь-якої організації); якщо інструкцію ще розробляєте, приділить увагу графіку в Правилах внутрішнього трудового розпорядку).

Форма графіка відпусток

Правило 3. Для графіка немає законодавчо встановленої форми, але є зручна рекомендована форма графіка відпусток — від експертів журналу «Кадровик-01».

УПВ

Увага. Інколи з різних підстав запланований період відпустки не збігається з фактичним. Тож у графіку варто передбачати графи для інформації про перенесення відпустки, в яких зазначатимемо підставу для перенесення та нову узгоджену сторонами дату.

Порада. Можлива наявність і графи «Примітки», куди вноситиметься інформація про використання лише частини запланованої в календарному році відпустки, що спростить роботу з підготовки проекту графіка в наступному році, а також інформація щодо заміни частини відпустки грошовою компенсацією, звичайно з дотриманням вимог частини четвертої статті 24 Закону № 504.

Важливо. Тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 к. д.

Зразок графіка відпусток

Графік відпусток: форма, складання, затвердження, зміни

Погодження з профспілкою

Правило 4. Обов’язкова умова — погодження графіка з профспілкою (уповноваженим представником від працівників, трудового колективу).

УПВ

Увага. Складений графік погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а за його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, наприклад Радою трудового колективу (ч. 10 ст. 10 Закону № 504, ч. 4 ст. 79 КЗпП).

Порада. Доречно направляти проект графіка для погодження із супровідним листом, в якому зазначити, зокрема, прохання про термін погодження (наприклад, погодити проект графіка до 25.12.2016).

Важливо. Погодження засвідчується проставлянням грифу «ПОГОДЖЕНО» з зазначенням прізвища уповноваженої особи або посиланням на протокол засідання, наприклад, Ради трудового колективу.

Кого з працівників включати до графіка

Правило 5. До графіка відпусток включаємо всіх працівників, які перебувають у трудових відносинах. Сумісники — теж люди, а директор – також працівник.

УПВ

Увага. Право на відпочинок мають не лише громадяни України, а й іноземці, особи без громадянства, які працюють в Україні на законних підставах на умовах трудового договору. На працівників ФОП означене право теж поширюється (див. ст. 2 Закону № 504 та ст. 74 КЗпП ).

Порада. До проекту графіка необхідно включати усіх найманих працівників, що працюють в організації, у т. ч. працівників, які не входять до складу структурних підрозділів (наприклад, керівник організації, його заступники, помічники керівника та ін.). Відпустку сумісника теж плануємо за графіком!

Важливо. Треба врахувати, що у відпускний період в організації має залишитись особа, наділена правом підпису, зокрема, фінансових, кадрових документів.

Підрядники до графіка не включаються

Правило 6. Особи, які виконують роботи за цивільно-правовими угодами, до графіка не включаються.

УПВ

Увага. Право на відпустку мають лише працівники організації, тобто ті, хто працює на умовах трудового договору.

Порада. Не плутайте трудовий договір і договір підряду (договір цивільно-правового характеру). Останній — із царини цивільного права, а не трудового.

Плутанина може коштувати занадто дорого (до 30 мінімальних зарплат за кожного «працівника»).

Важливо. На підрядника (виконавця) не поширюються вимоги правил внутрішнього трудового розпорядку замовника. Свій режим роботи та відпочинку він організовує і планує самостійно.

Дотримання гарантій трудового законодавства

Правило 7. При складанні графіка обов’язковим є дотримання гарантій трудового законодавства.

УПВ

Увага. Тривалість щорічної основної відпустки не може бути меншою за 24 календарні дні. Надається вона за робочий рік, а не за календарний.

Робочий рік відрізняється від календарного тим, що відлічується не з 1 січня, а з дати прийняття на роботу (дати укладення трудового договору).

Дізнатися, кому з працівників належить щорічна основна відпустка більшої тривалості, можна зі статті 6 Закону № 504.

Працівники лісової промисловості та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, що мають лісові площі, лісомисливських господарств, постійних лісозаготівельних і лісогосподарських підрозділів інших підприємств, а також лісництв, мають право на щорічну основну відпустку в 28 календарних днів (к. д.).

Не всі, звісно, працівники, а лише ті, на кого натрапляємо у Списку робіт, професій і посад, затвердженому постановою КМУ від 09.06.1997 № 570.

Відпустка більшої тривалості, до 56 к.д. — традиційна преференція очільників освітніх закладів та науковців. Порядок її надання визначений постановою КМУ від 14.04.1997 №346.

Відпустка інваліду I або II групи 30 к. д., а інваліду III групи — 26 к. д. Працюючому неповнолітньому віком до 18 років — 31 к. д.

Інтереси сезонників і тимчасових працівників (строк трудового договору — до 2 місяців, а у разі заміщення відсутнього працівника — до 4 місяців) у площині відпусток дещо ущемлені. Адже їм відпустка надається пропорційно до відпрацьованого часу (Список сезонних робіт і сезонних галузей затверджено постановою КМУ від 28.03.1997 № 278 ).

Для деяких осіб тривалість відпустки встановлюється не базовим Законом, а окремими законодавчими актами. За будь-яких обставин вона не може бути меншою за ту, що визначена статтею 6 Закону № 504.

Приклад

Тривалість відпустки державного службовця —30 к. д. (ст. 57 Закону України Про державну службу від 10.12.2015 № 889-VIII).

Тривалість відпустки прокурора — 30 к. д. (ч. 1 ст. 82 Закону України «Про прокуратуру» від 14.10.2014 № 1697-VII).

Маємо врахувати й те, що чимало хто з наших колег має право на відпустку в зручний час.

Порада. Роботодавцю варто вести облік працівників, які мають право на використання відпустки у зручний для них час, аби на початковому етапі складання графіка відпусток з’ясувати побажання щодо використання відпустки та з урахуванням цього скласти графік. У подальшому, упродовж року працівникам усіх категорій відпустки мають надаватися згідно з графіком відпусток.

У разі необхідності використання відпустки не за графіком, за певних обставин, які виникли у працівника, це питання вирішується за погодженням сторін трудового договору, тобто між роботодавцем та працівником.

Важливо. Формулювання «надання відпустки у зручний для працівника час» передбачає, що при складанні графіка відпусток у насамперед з’ясовується, коли працівнику, що має відповідне право, буде зручно отримати відпустку, а не те, що працівник може використовувати право на відпустку на власний розсуд, коли йому заманеться.

Перевірка наявності та дотримання графіка відпусток

Правило 8. Державні інспектори з праці перевіряють наявність графіка, надання відпусток згідно з графіком, а також факт ознайомлення працівників.

УПВ

Увага. Порядок проведення перевірок посадовими особами Державної інспекції України з питань праці та її територіальних органів затверджено наказом Мінсоцполітики України від 02.07.2012 № 390 .

Порядок містить дуже корисну для будь-якого кадровика інформацію — Перелік питань, що підлягають перевірці.

Порада. Дотриманню законодавства про відпустки приділяють значну увагу під час перевірок.

Наприклад, інспектори з праці контролюють правомірність і дотримання умов надання:

  • щорічних відпусток (п. 4.2.1–4.2.11 Переліку питань);
  • відпусток у зв’язку з навчанням, творчих відпусток (п. 4.3.2–4.3.3 Переліку питань);
  • соціальних відпусток (п. 4.4.1–4.4.3 Переліку питань);
  • відпусток без збереження заробітної плати (п. 4.5.1, 4.5.2 Переліку питань).

Важливо. Особливу увагу інспекторів з праці привертає питання — чи визначено графіком черговість надання відпусток (п. 4.2.5 Переліку питань).

Зміни до графіка

Правило 9. Будь-які зміни до графіка оформляємо у письмовому вигляді, так, аби можна було довести факт погодження перенесення відпустки як зі сторони роботодавця, так і працівника.

УПВ

Увага. Якщо працівник звертається до роботодавця із заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець може погодитися з проханням працівника, але має й право відмовити у задоволенні прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком.

Порада. Якщо запланований період відпустки не збігається з фактичним, слід відобразити це у графіку відпусток.

У графах, передбачених для внесення інформації про перенесення відпустки, зазначте підставу для перенесення й нову узгоджену сторонами дату відпустки.

Важливо. До графіка відпусток можуть вноситися зміни, але недотримання умов графіка працівником, що брав участь у його складанні, і тому є документальне підтвердження, може кваліфікуватися як порушення працівником трудових обов’язків, за яке його може бути притягнуто до дисциплінарної відповідальності

Квест завершено.

Відтак, ми дали лиш вудило, рибу доведеться добувати самим. Звісно, якщо у вас немає доступу до системи «Expertus: Кадри». Якщо є — питання хліба насущного перед вами не стоїть, як і ризик звинувачення в некомпетентності від керівництва. Це було б можливо за єдиної умови — ви не вмієте читати. Читати ви вмієте, тому, звичайно, прочитаєте покроковий алгоритм розроблення графіка відпусток — зі зразками наказів щодо початку роботи над графіком, повідомлень керівникам структурних підрозділів про необхідність починати роботу з графіком відпусток. Власне, й саму форму графіку, адаптовану під потреби і ситуації, що виникають повсякчас.

А ще — скрипт про внесення змін до графіка, надання відпустки поза графіком, інструменти з погашення заборгованості по відпустках за минулі роки і ще багато смаколиків.

Борг — початок рабства, навіть гірше рабства, тому що кредитор невблаганніший за рабовласника: він володіє не тільки вашим тілом, але й вашою гідністю і може, при нагоді, нанести йому тяжкі образи, зазначив Віктор Гюго. Мінімізуємо ризики такого характеру (див. інфографічну пам’ятку від експертів MCFR: Кадри) і нехай нагоди завжди працюють тільки на краще.

Любов Бондаренко

Графік відпусток: форма, складання, затвердження, зміни



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

Особова справа. Від оформлення до передання в архів

В е-журналі «Кадровик-01» з’явилася перша книжка для передплатників електронного і друкованого журналу «Кадровик-01»: «Особова справа. Від оформлення до передання в архів»

Читати книгу


Розсилка





© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

0 44 586 56 06
0 800 212 012 (callback)

Бухгалтерам бюджетних організацій рекомендуємо відвідати портал «Головбух: Бюджет»


  • Ми в соцмережах
А й справді — це так дратує!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль