Копії документів в особовій справі: чи потрібно долучати та засвідчувати

8280
Досить частими є запитання щодо того, чи потрібно вміщувати до особової справи працівника копію паспорта? Якщо копія все-таки долучається до особової справи, чи слід засвідчувати її? Тож, розберімося з цим раз і назавжди.

Послідовність формування і склад особових справ визначають на підставі:

  • пункту 12 глави 2 розділу IV Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5);
  • статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Зокрема, відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

  • внутрішній опис документів справи;
  • заява про прийняття на роботу (контракт);
  • направлення або подання;
  • особовий листок з обліку кадрів;
  • автобіографія;
  • документи про освіту (копії);
  • витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;
  • довідки та інші документи.

Копія паспорта та військового квитка

Водночас копія паспорта та копія військового квитка (для військовозобов’язаних) є обов’язковими документами в особовій справі державних службовців (п. 2 розд. ІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацдерслужби від 22.03.2016 № 64).

За аналогією копії паспорта та військового квитка можуть долучатися й до особових справ інших працівників. Цей крок обгрунтовуємо необхідністю вирішення різноманітних питань, що повсякчасно трапляються в практиці кадрового адміністрування. Зокрема, стосовно надання пільг, установлення скороченої тривалості робочого часу, надання щорічної основної відпустки більшої тривалості особам молодше 18 років, ведення спеціального обліку працівників, які не досягли 18 років, відкриття банківського рахунка при реалізації карткового зарплатного проекту тощо.

З огляду на практичну цінність копій особистих документів стаття 493 Переліку № 578/5 доповнює перелік пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 складовою «копії особистих документів».

Увага!

Законодавство не містить тлумачення терміна «особисті документи». Утім, у пункті 3.20 Національного стандарту України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.05.2004 № 97, подано визначення поняття «особовий документ» — документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Засвідчення копій документів

Згідно з пунктом 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню, утім, той же пункт містить настанову, що у справи слід вміщувати лише оригінали або за їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів.

Чинний і нині Указ Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами й організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04.08.1983 № 9779-X забороняє засвідчувати вірність копій паспорта (п. 3 Указу). Утім, ця норма стосується засвідчення копій паспортів (як і інших особистих документів), що видаються за межі організації.

Увага!

При формуванні особових справ працівників кадрова служба організації може засвідчувати копії документів, виданих іншими установами.

Як відомо, особова справа містить внутрішній опис документів справи, до якого включають і копії особистих документів. Варто пам’ятати: ці копії, як і довідки різного характеру (медичні, з місця проживання тощо), після звільнення працівника під час підготовки особових справ до передавання в архів організації слід вилучати з особових справ як документи з тимчасовим строком зберігання.

Відтак у графі «Примітка» внутрішнього опису роблять запис про вилучення документів з особової справи.

Порядок формування особових справ та право засвідчення копій особистих документів доцільно регламентувати в локальному нормативному акті — в інструкції з діловодства або інструкції з кадрового діловодства.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

Особова справа. Від оформлення до передання в архів

В е-журналі «Кадровик-01» з’явилася перша книжка для передплатників електронного і друкованого журналу «Кадровик-01»: «Особова справа. Від оформлення до передання в архів»

Читати книгу


Розсилка





© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

0 44 586 56 06
0 800 212 012 (callback)

Бухгалтерам бюджетних організацій рекомендуємо відвідати портал «Головбух: Бюджет»


  • Ми в соцмережах
А й справді — це так дратує!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль