Номенклатура справ: створюємо за правилами

6162
Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма для кожного підприємства, організації незалежно від форми власності. Розкажемо, як скласти номенклатуру справ відділу кадрів як структурного підрозділу.

Номенклатури справ розробляємо і оформлюємо за загальнодержавним нормативним актом, що діє з липня 2015 року. Це Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 узагальнено визначають і подальші етапи життєвого циклу номенклатур: ведення, оформлення витягів і закриття.

Для початку — кілька основоположних приписів, викладених у Правилах 1000/5:

  • дія Правил № 1000/5 поширюється на підприємства, установи, організації (далі — підприємство) будь-якої форми власності;
  • кожне підприємство повинно мати власну номенклатуру справ;
  • номенклатури справ розробляють наприкінці року на наступний рік.

Облік документів в діловодстві є дворівневим. На першому рівні обліковуємо окремі документи — найчастіше за журналами реєстрації, книгами обліку, інколи — за картками. На другому — справи, до яких ці документи сформовані. Справи обліковуємо саме за номенклатурами.

А власне, що таке номенклатура? Це перелік назв справ, що заведено на підприємстві, систематизований у певному порядку. По кожній справі зазначається і строк її зберігання.

Номенклатура справ відділу кадрів як структурного підрозділу підприємства

Номенклатуру справ на наступний рік кожен структурний підрозділ (відділ кадрів — не виняток) має розробити до 15 листопада поточного року.

Звісно, це «командне» завдання. Самотужки посадова особа, відповідальна за діловодство у підрозділі, із цим не впорається. Тож, до процесу залучають і інших фахівців.

Утім, відповідальність за підготовку номенклатури справ покладається на керівника кадрової служби, начальника відділу кадрів.

Для номенклатури справ підрозділу є уніфікована форма. Її закріплено в додатку 11 до Правил 1000/5.

Уніфікована форма номенклатури справ підрозділу передбачає 5 граф:

  1. Індекс справи;
  2. Заголовок справи (тому, частини);
  3. Кількість справ (томів, частин);
  4. Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
  5. Примітка.

Бланк форми номенклатури справ відділу кадрів

Бланк номенклатури справ

Відділ кадрів, як і будь-який відділ підприємства, має послуговуватися саме цією унормованою формою.

Для кожного напряму діяльності відділу кадрів необхідно передбачити належну кількість справ, включивши їх заголовки до номенклатури.

Приклад

Припустимо, до завдань кадрової служби належить взаємодія з навчальними закладами (курсами) з питань підготовки та підвищення кваліфікації персоналу. Тож, можуть створюватися:

  • договори про навчання;
  • списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації;
  • навчальні програми та плани;
  • довідки про професійне навчання;
  • листи про направлення на навчання.

Для зберігання цих документів слід передбачити справу у відділі кадрів.

Виявлені види документів з усіх питань діяльності кадрової служби групують з метою правильного визначення складу справ та формулювання їх заголовків. Адже недоцільно створювати окрему справу для кожного виду документів. Складаючи перелік справ, необхідно взяти до уваги обсяги документів кожного виду, тематику порушуваних питань тощо. Звичайно, слід врахувати базове правило формування справ, згідно з яким до однієї справи не можна долучати документи з різними — постійним і тимчасовим — строками зберігання.

Перед складанням номенклатури справ корисно ознайомитися з типовою або примірною номенклатурою справ (за наявності), номенклатурами й описами справ за минулі роки, реєстраційними формами документів (картки, журнали), звітами про роботу, типовим і галузевим переліками документів.

У пригоді Вам неодмінно стане стаття — «Примірна номенклатура справ відділу кадрів»

Які справи включати до номенклатури відділу кадрів?

У номенклатурі має бути передбачено всі категорії справ, з усіх документованих напрямів діяльності відділу кадрів, зокрема:

  • перехідні справи — це, зокрема, особові справи, Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них тощо;
  • справи постійних колегіальних і дорадчих органів, у т. ч. тимчасових (комісій, груп тощо), відповідальність за забезпечення діяльності яких покладено на службу кадрів, — справи атестаційної та кваліфікаційної комісій, робочої групи з підготовки положення про оплату праці, матеріальне стимулювання (преміювання) тощо.

Перехідна справа — справа з питань, вирішення яких триває понад один рік. Її ведуть протягом кількох років і вносять до номенклатури справ щороку протягом усього строку вирішення порушених питань.

До номенклатури, зазвичай, включають справи, що містять оригінали документів. За рішенням експертної комісії до номенклатури можуть бути додані й справи, призначені для зберігання копій документів, що накопичуються у відділі (розпорядчих документів, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій тощо).

До номенклатури справ не включають: друковані видання, довідники (у т. ч. телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, вказуємо вид документів у множині. Наприклад:

  • Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання
  • Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання

У заголовках справ із планами чи звітами вкажемо період (місяць, квартал, півріччя, рік) запланованого створення або фактичного виконання документів. Наприклад:

  • План роботи з кадрами на 2016 рік
  • Для справ з кореспонденцією вкажемо кореспондентів і зміст листування:
  • Листування з районним центром зайнятості з питань працевлаштування

Правило!

Включайте до номенклатури всі особові справи під одним індексом, а обліковуйте окремо. Аналогічно — трудові книжки і особові картки!

Для кадрового діловодства характерні справи, що складаються з різних за видами документів, пов’язаних з однією особою. До цієї категорії належать, зокрема, особові справи.

Усі особові справи працівників включають до номенклатури під одним індексом (наприклад, 04-26 «Особові справи працівників»). Так само під одним індексом включають до номенклатури справ і трудові книжки (наприклад, 04-28 «Трудові книжки працівників») і особові картки, що ведуться за типовою формою № П-2 (наприклад, 04-27 «Особові картки працівників»).

Облік кожної особової справи або трудової книжки ведуть не за номенклатурою справ, а за спеціальними обліковими формами — Журнал обліку особових справ і Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Облік особових карток рекомендується вести за такою обліковою формою, як Журнал обліку прийняття працівників. Усі ці облікові форми також включають до номенклатури справ відділу кадрів.

Строки зберігання справ проставляємо відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Номенклатура справ структурного підрозділу — за своєю суттю теж справа, як і будь-яка інша облікова форма.

Отже, в переліку справ її зазначаємо теж — останньою.

Відтак створюють пусті пронумеровані рядки. Це — резерв для додаткових справ, що можуть бути сформовані при зміні функцій чи напрямів діяльності підрозділу. Точно визначити потрібну кількість резервних номерів, звісно, складно. Оптимальне рішення — 3-5 номерів.

Проект номенклатури справ структурного підрозділу:

  • підписує керівник підрозділу;
  • візує керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Наприкінці року номенклатуру справ відділу кадрів обов’язково слід закрити підсумковим записом.

У підсумковому записі зазначають кількість справ, фактично сформованих протягом року. Підсумкові дані передають службі діловодства.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Книжкова полиця

Особова справа. Від оформлення до передання в архів

В е-журналі «Кадровик-01» з’явилася перша книжка для передплатників електронного і друкованого журналу «Кадровик-01»: «Особова справа. Від оформлення до передання в архів»

Читати книгу


Розсилка





© Цифрове видавництво MCFR, 2016. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

0 44 586 56 06
0 800 212 012 (callback)

Бухгалтерам бюджетних організацій рекомендуємо відвідати портал «Головбух: Бюджет»


  • Ми в соцмережах
А й справді — це так дратує!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль