Готуємо кадрові справи до передавання в архів

2044
Під час реалізації кадровою службою підприємства покладених завдань та функцій, створюються документи, які мають постійний та тривалий строки зберігання.

Серед них важливу групу становлять документи, які належать до так званих соціально значущих. Переважна більшість таких документів має постійний строк зберігання — 75 років (накази з кадрових питань тривалого строку зберігання, особові картки, документи особових справ та ін.).

Протягом року кадрова служба формує виконані документи у справи відповідно до затвердженої на поточний рік номенклатури справ.

Закінчені у поточному діловодстві кадрової служби справи постійного та тривалого зберігання кадрова служб зберігає у себе протягом двох років, після чого вони підлягають передаванню до архіву організації. Документи, що мають тимчасові (до 10 років включно) строки зберігання, передають до архіву за рішенням її керівника. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передають до архіву в упорядкованому (оформленому для подальшого зберігання) стані.

Приклад

Відлік строку починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи у поточному діловодстві. Наприклад, справа з наказами з особового складу за 2013 рік має строк зберігання 75 років. Відлік цього строку починається з 1 січня 2014 року. Протягом 2014 та 2015 років ця справа зберігається у поточному діловодстві кадрової служби. Після 1 січня 2016 року ця справа мала бути оформлена для подальшого зберігання і передана до архіву організації.

Вимоги щодо оформлення справ до подальшого зберігання встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000).

Оформлення справ, заведених у діловодстві кадрової служби, покладається на одного з працівників служби, що має бути враховано при розробленні посадових інструкцій працівника. Які ж дії передбачає оформлення кадрових справ — розгляньмо детальніше

Перевіряємо (пересистематизовуємо) документи справи

Перша дія кадровика — перевірити, чи всі справи, передбачені номенклатурою на відповідний рік, наявні.

Приклад

Готуючи у 2016 році до передання на зберігання в архіві організації справи за 2013 рік, кадровик послуговується номенклатурою справ кадрової служби за 2013 рік.

Далі перевіряємо документи, згруповані у справи, що підлягають переданню до архіву.

Документи у справах повинні бути розміщені за хронологією їх створення або надходження (від січня до грудня).

Особливу увагу приділіть справам, що містять накази з кадрових питань (з особового складу): про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, суміщення, надання матеріальної допомоги тощо.

Перевірте за номерами (реєстраційними індексами), чи всі накази, що мають бути у справі, наявні, та чи правильно згруповано накази за номерами.

Виявивши відсутні номери наказів, з’ясуйте, чи були зареєстровані накази з відсутніми реєстраційними індексами, чи при реєстрації було допущено помилки і цей індекс був пропущений випадково.

Порада

При перевірці справи з наказами обов’язково скористайтесь відповідним журналом реєстрації наказів. По завершенні діловодного року у журналі робиться підсумковий запис, в якому, зокрема, фіксують пропущені номери наказів та причини пропуску відповідних номерів. За підсумковим записом ви зможете з’ясувати, чи видавався взагалі наказ, відсутній у справі, яку ви готуєте до зберігання

Якщо буде виявлено відсутність окремих оригіналів наказів, слід пошукати їх засвідчені копії. Такі копії, зокрема, можуть бути у справах бухгалтерії чи інших структурних підрозділів, яким копії наказів з кадрових питань направляються відповідно до правил, встановлених в організації інструкцією з діловодства чи інструкцією з кадрового діловодства.

Часто трапляється, що накази у справі розміщено у зворотному хронологічному порядку (з грудня по січень). Тобто, новий документи долучали до справи поверх виданого раніше, а не навпаки, як має бути. У таких випадках працівники кадрової служби, відповідальні за формування відповідних справ, мають провести пересистематизацію документів у справах (переформування справ).

Нумеруємо аркуші справи

З метою забезпечення порядку розташування документів у справі усі її аркуші, (окрім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису), маємо пронумерувати арабськими цифрами валовою нумерацією.

Номер аркуша проставляємо у правому верхньому куті простим м’яким олівцем.

Увага!

Дозволяється використання для нумерації механічного нумератора. При цьому забороняється застосовувати для нумерації аркушів справи чорнила, кольорові олівці, пасту

Якщо справа з однаковим заголовком складається з двох і більше томів, аркуші кожного тому нумеруємо окремо.

А якщо у справі міститься документ, який має формат більший за А4, спочатку підшиваємо його за один бік, нумеруємо у встановленому порядку, а потім фальцюємо на формат А4.

Якщо до документа одним боком підклеєні інші документи (вирізки, вставки до тексту тощо), то аркуші основного документа і аркуші підклеєних документів нумеруємо окремо.

Якщо до справи підшито конверт із вкладеннями (це нерідко має місце, наприклад, в особових справах), то спочатку нумеруємо конверт, а потім кожне вкладення, що міститься у ньому (наприклад, незатребувані трудові книжки перед тим, як згрупувати у справу, вкладають у конверти).

Якщо у справі міститься лише один документ, який має власну нумерацію і вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі (наприклад, немає пропущених номерів), то аркуші цієї справи повторно не нумеруються.

Якщо після нумерації справи виявлено окремі незначні помилки (зокрема, коли два аркуші мають однаковий номер), допускається застосування літерних номерів аркушів.

Приклад

Пронумерувавши аркуші справи, працівник кадрової служби вирішив перевірити, чи все він пронумерував правильно. Утім, виявилось, що два аркуші справи помилково пронумеровано однаково — № 144. У цьому разі перший аркуш слід залишити за № 144, а до номера наступного аркуша додати літерний індекс — 144-а

Оформлюємо підсумковий запис у внутрішньому описі справ

Внутрішній опис документів складають не до всіх категорій справ, заведених у кадровій службі. Перелік справ, які повинні мати внутрішні описи документів, слід вказати в інструкції з діловодства організації.

Зокрема, внутрішній опис складається до кожної особової справи (ще під час її первинного формування) і до зведеної особової справи (в яку перед переданням на архівне зберігання формують особові справи усіх працівників, звільнених у відповідному році: наприклад, у 2013 році передаються на архівне зберігання особові справи працівників, звільнених у 2010 році).

Внутрішні описи часто складають до справ з наказами з кадрових питань, справ з особовими картками.

Якщо інструкцією з діловодства організації або іншими нормативними актами (зокрема, Правилами № 1000) передбачено наявність внутрішнього опису у справі, то під час підготовки справ для архівного зберігання маємо скласти такий опис. У цьому разі внутрішній опис складаємо на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх дати та реєстраційні індекси, заголовки, номери аркушів справи, на яких розташовано відповідний документ.

Увага!

Форма внутрішнього опису справи є унормованою — вона визначена Додатком 16 до Правил № 1000.

У кінці внутрішнього опису оформлюємо підсумковий запис, у якому цифрами та словами вказуємо кількість документів, що включені до цього опису, та кількість аркушів самого опису.

Внутрішній опис підписується його укладачем з проставлянням дати підписання.

Складаємо засвідчувальні написи кожної справи

Обов’язковим елементом справи, яка готується до передавання в архів організації, є засвідчувальний напис справи, форму якого визначено Додатком 17 до Правил 1000.

Засвідчувальний напис складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Кількість аркушів справи, зазначених у засвідчувальному написі, повинна збігатися з кількістю аркушів цієї справи, зазначених на обкладинці справи та у відповідному описі справ.

Засвідчувальний напис складаємо на окремому аркуші формату А4 і вміщуємо наприкінці справи.

У засвідчувальному написі зазначаємо цифрами та словами кількість аркушів у справі та окремо — через знак «+» — кількість аркушів внутрішнього опису (якщо він є у справі).

Якщо нумерація документів у справі має певні особливості, їх також слід зафіксувати у засвідчувальному написі, а саме:

  • кількість літерних та пропущених номерів аркушів;
  • номери аркушів з наклеєними фотографіями, вирізками, вставками тощо;
  • номери великоформатних аркушів;
  • номери конвертів з укладеннями та кількість аркушів укладень.

Зазвичай, бланк засвідчувального напису виготовляють друкарським способом чи за допомогою комп’ютера, розмножують у необхідній кількості, а пропуски на бланку, що призначені для зазначення відомостей, заповнюють від руки.

Якщо справа складається із облікової (реєстраційної) форми: журналу, книги («Журнал реєстрації наказів з особового складу», «Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них», «Журнал обліку особових справ») чи виготовлених у друкарні примірників документів, наприклад, звітів, то засвідчувальний напис слід оформити від руки на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Засвідчувальний напис підписує особа яка його склала, з проставленням дати складення.

Підшиваємо документи та оправляємо справи у тверді обкладинки

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку.

Розмір обкладинки, відповідно до встановленої Правилами № 1000 форми, становить 230 × 320 мм.

Перед підшиванням із документів необхідно вилучити металеві скріплення, (скріпки, булавки), звернути увагу й на те, чи не скріплені аркуші документа за допомогою степлера.

Перед підшиванням акуратно складіть документи так, щоб товщина справи була рівномірною та не перевищувала 4 см (до 250 аркушів у справі).

Увага!

Деякі види документів (наприклад, особові картки) виготовляються на папері більшої щільності, а тому їх кількість у справі буде меншою за максимально дозволений обсяг аркушів. При підготовці до архівного зберігання справи з особовими картками орієнтуйтеся на те, що товщина справи не має перевищувати 4 см!

Зважаючи на те, що ліве поле особової картки (типова форма П-2), як правило, менше за встановлений Національним стандартом України ДСТУ 4163–2003 розмір, який повинен дорівнювати 30 мм, товщина справи, що містить особові картки, повинна бути такою, аби текст картки після підшивання (оправлення) можна було прочитати, а за необхідності й зняти копію з відповідної картки за допомогою копіювальної техніки.

Справи підшивають міцною спеціальною (як правило, бавовняною) ниткою (можна й дратвою) на 4 проколи.

Під час оправлення справ потрібно слідкувати, щоб не зашивався текст документа. Якщо ж текст документа надруковано надто близько (приміром, менше 2 см) до лівого краю аркуша, необхідно наростити корінці документа папером тієї ж самої якості, що й носій тексту.

Увага!

При проведенні палітурних робіт застосовується, як правило, борошняний клей. Використання силікатного клею категорично забороняється

Оформлюємо обкладинки справ

Після оправлення справ у тверді обкладинки маємо належно оформити ці обкладинки.

Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляють за формою, встановленою Додатком 18 до Правил 1000.

Порядок оформлення обкладинок справ конкретної організації залежить від того, чи віднесено цю організацію до джерел формування Національного архівного фонду.

Увага!

Рішення про включення організації до списку джерел формування Національного архівного фонду і, відповідно, до джерел комплектування певного державного архіву приймається цим архівом.

Якщо організація визначена, як джерело формування НАФ, у верхній правій частині обкладинки справи зазначаються:

  • код державної архівної установи (державного архіву, архівного відділу районної держадміністрації, міської ради), до якої передаватимуть справу;
  • код організації.

Нижче ліворуч вказується повна назва державної архівної установи (державного архіву, архівного відділу районної держадміністрації, міської ради), у зоні комплектування якої перебуває організація.

Інші реквізити обкладинки справи не відрізнятимуться для організацій — джерел формування НАФ та інших організацій. Так, у верхній частині обкладинки, вище її середини (на відстані 50 мм від верхнього краю обкладинки) слід вказати повне найменування організації, а під ним — найменування структурного підрозділу (якщо організація має чітко визначену структуру і описи справ складаються за структурним принципом).

Увага!

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Далі на обкладинці передбачаємо місце для слів і знаків «Справа № ___», «Том № ___». Після складення та затвердження опису справ у відповідних місцях ми проставимо номер справи та номер тому відповідно до опису.

Після цього зазначаємо заголовок справи, який переносимо із номенклатури справ.

Заголовок справи має точно, але коротко, в узагальненій формі відбивати зміст документів. У разі потреби можемо внести до заголовка додаткові відомості. Зокрема, уточнити найменування організації, структурних підрозділів, якщо протягом року відбувалися зміни у найменуваннях, проставити номери наказів, протоколів.

Приклад

У номенклатурі справа мала заголовок «Накази директора ПрАТ «Машинобудівний завод» з кадрових питань». А на обкладинці справи необхідно вказати номери наказів, тому заголовок справи на обкладинці уже матимете такий вигляд: «Накази № 1–189 директора ПрАТ «Машинобудівний завод» з кадрових питань»

На обкладинці справи зазначають крайні дати документів, уміщених до неї. Наприклад: 08 січня — 29 грудня 2010 року

Увага!

Назва місяця у крайніх датах пишеться словом (січень, лютий тощо).

Кожен журнал реєстрації документів є окремою справою. При оформленні обкладинки справи з реєстраційним журналом (іншою обліковою формою), як крайні дати вказуємо дати першого і останнього запису у відповідному журналі.

Приклад!

Як крайні дати на обкладинці справи з наказами з кадрових питань, вказано: 08 січня — 29 грудня 2010 року.

Справа із Журналом реєстрації наказів з кадрових питань за 2010 рік матимете такі ж крайні дати, як і справа із самими наказами: 08 січня — 29 грудня 2011 року.

За наявності у справі документів, дата яких не збігається з крайніми датами справи, нижче за ці дати з нового рядка робиться запис: «У справі є документи за ___ рік».

Обов’язковим елементом обкладинки є відомості про кількість аркушів у справі. Вони проставляються на підставі засвідчувального напису справи.

Окрім цього, на обкладинці слід зазначити строк зберігання справи відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5. Для цього на обкладинці під відомостями про кількість аркушів у справі передбачається спеціальне поле «Зберігати ________».

Приклад

Для справ, що містять накази з кадрових питань, особові картки, на обкладинці вкажемо «Зберігати 75 років».

На справах постійного строку зберігання зазначимо «Зберігати постійно»

На обкладинці справи вказують ще один обов’язковий її елемент — архівний шифр (це умовні позначки, які вказують на номери архівного фонду, архівного опису, одиниці зберігання — справи). Архівний шифр проставить вже працівник архіву організації.

Номери архівного фонду, опису обов’язково погоджуються з відповідним державним архівом, у зоні комплектування якого перебуває організація.

Архівний шифр проставляють у нижньому лівому та верхньому правому кутах обкладинки у спеціально відведених полях, які мають такий вигляд:

Ф. № _________

Оп. № _________

Справа № _________

Ширина поля становить 60 мм, а висота — 30 мм. Скорочення означають: «Ф.» — Фонд, «Оп.» — «Опис».

У верхньому правому куті обкладинки архівний шифр розміщується у сторону, протилежну відносно нижньої частини обкладинки.

Це пояснюється необхідністю створення зручних умов для оперативного пошуку необхідних справ в архівосховищі, зважаючи на те, що, справи у картонажах (картонних коробах) під час їх зберігання як в архіві організації, так і в державному архіві розміщуються горизонтально одна поверх іншої так, що корінець однієї справи (відомості у штампі на якій читаються у нижній частині обкладинки) знаходитиметься ліворуч, а іншої (відомості у штампі на якій читаються у верхній частині обкладинки) — праворуч. До того ж використання такого розміщення справ сприятиме раціональному використанню картонажу (картонних коробів): кожний картонаж міститиме більшу кількість справ.

Увага!

Якщо справу оправлено або прошито попередньо без внутрішнього опису, то його слід підклеїти до внутрішнього краю обкладинки справи.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ключ від всіх дверей!

Реєструйтеся та отримуйте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль