Прийняття на роботу: алгоритм дій для кадровика

5180
Коли гідного кандидата на вакансію відібрано, до справи приступає працівник кадрової служби. А саме — оформлює прийняття на роботу нового працівника. Який же порядок прийняття на роботу нового працівника — розглянемо далі.

Перевіряємо документи майбутнього працівника

Перш ніж між особою та підприємством буде підписано трудовий договір, працівник кадрової служби має здійснити перевірку документів такої особи на предмет їх наявності та легітимності. Існує перелік обов’язкових документів, що повинен надати кожен претендент майбутньому роботодавцеві:

  • документ що посвідчує особу (зазвичай це паспорт громадянина України або іншої держави);
  • трудова книжка, яка залишиться на зберіганні у кадровій службі;
  • атестат, диплом, інший документ про освіту чи фах;
  • довідка з медустанови про стан здоров’я;
  • ІПН;
  • свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
  • військовий квиток, посвідчення про приписку до призовної дільниці (останнє стосується призовників)

Варто зауважити, що такий перелік є невичерпним. Оскільки, для певних категорій осіб, можуть передбачатися й інші документи при прийомі на роботу (наприклад для осіб пенсійного віку, для іноземних громадян тощо).

Особливі умови прийняття на роботу осіб, для яких передбачаються пільги чи компенсації

Під час прийому на роботу, кадровик повинен з’ясувати, чи не має особа визначених у законі певних гарантій, пільг чи компенсацій. У разі їх наявності, потрібно щоб претендент надав підтверджуючі документи:

  • документ, що підтверджує статус ліквідатора наслідків аварії на ЧАЕС, а для осіб, які постраждали від аварії на ЧАЕС – відповідне посвідчення
  • посвідчення УБД, ветерана або учасника війни, члена сім ї загиблого чи померлого
  • документ, що засвідчує встановлення дитині інвалідності, наприклад, копія пенсійного посвідчення;
  • свідоцтва про народження дітей;
  • інші документи, що засвідчують право особи на пільгу.

Звертаємо увагу, що такі пільги є правом, а не обов’язком особи. Тому при прийомі на роботу не можна вимагати від претендента, щоб він надав такі документи. Однак кадровик має роз’яснити, які пільги, гарантії або компенсації належатимуть особі, у разі подання відповідних документів.

Інформуємо про умови праці на підприємстві та графік роботи

Працівника має бути поінформовано про шкідливі умови праці, у разі їх наявності, про режим та графік роботи організації тощо. У процесі прийому на роботу, йому повинні роз’яснити про наявність будь-яких шкідливих факторів, а також про можливість їх негативного впливу на здоров’я.

Повідомляємо про необхідність проходження попереднього медогляду

Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (протягом трудової діяльності) медичних оглядів працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба у професійному доборі.

Попередньому медичному оглядові при прийнятті на роботу підлягають усі особи віком до 18 років та ті особи віком до 21 року, які за останні 12 місяців перед прийняттям на роботу не проходили щорічний медичний огляд (ст. 191 КЗпП).

У відповідних правових документах визначено усі посади, професії та види робіт, для яких встановлюються обов’язкові попередні медичні огляди, а також порядок проведення таких медоглядів. Окрім того така інформація має бути прописана у колективному договорі.

Зверніть увагу, що поки працівник проходить медичний огляд, за ним зберігається місце роботи або посада, а також йому належить до виплати середній заробіток.

Якщо претенденту на працевлаштування було видано медичний висновок, згідно з яким він (вона) не може за станом здоров’я виконувати запропоновану роботу, роботодавець зобов’язаний відмовити особі у працевлаштуванні. Це передбачено статтями 22 та 24 Кодексу законів про працю.

Укладаємо трудовий договір

Договір може бути укладено як в письмовій формі, так і усно. Проте є випадки, коли усний договір укладати не можна:

  • якщо сам претендент відмовляється укладати усний договір;
  • при організованому наборі працівників;
  • для робіт в районах з особливими природними умовами та на роботах, де є підвищений ризик для здоров’я;
  • укладення контракту;
  • оформлення на роботу неповнолітніх;
  • при укладенні трудового договору з фізичною особою.

Слід зазначити, що вказаний перелік невичерпний. Колдоговором чи іншими локальними актами може збільшуватися кількість випадків обов’язкового укладання письмового трудового договору.

Трудовий договір в письмовій формі: взірці, вимоги при підписанні

Не існує типової форми чи шаблону письмового трудового договору. Тому кожен роботодавець може самостійно визначити форму трудового договору та розробити його. Для прикладу, можна використовувати форми трудових договорів, розроблених органами держвлади:

  • типова форма трудового договору з працівником, діяльність якого пов’язана з державною таємницею, затверджена наказом Державного комітету України з питань державних секретів від 08.12.1994 № 44;
  • форма трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, затверджена наказом Мінпраці від 08.06.2001 № 260;
  • типова форму контракту з працівником, затверджена наказом Мінпраці від 15.04.1994 № 23;
  • типова форма контракту з керівником виконавчого органу відкритого акціонерного товариства, затверджена наказом Фонду державного майна України від 05.04.2004 № 662;
  • типова форма контракту з керівником підприємства, що є у державній власності, затверджена постановою КМУ від 02.08.1995 № 597.

Та, в будь-якому разі, розробляючи трудовий договір, необхідно дотримуватися таких правил. Зокрема, якщо існують умови праці, які не було прописано у колективному договорі, їх обов’язково зазначають в трудовому договорі.

Крім того, потрібно викласти правила трудового розпорядку, зазначити про випробувальний строк та його тривалість. За наявності повної індивідуальної відповідальності про це теж слід вказати.

Рекомендуємо також зазначати в трудовому договорі, впродовж якого періоду працівник, який має проходити медогляд, зобов’язаний надати до відділу кадрів медичний висновок.

Увага!

Після того, як всі нюанси узгоджено та трудовий договір оформлено, його має підписати керівник організації. Поруч із його підписом, скріпленим печаткою, неодмінно вказують дату, коли договір було підписано. Наступним кроком буде підписання договору працівником. Він теж має вказати дату підписання договору.

Після того, як договір підпишуть обидві сторони, його реєструють. Зазвичай на підприємстві ведеться спеціальний журнал, в якому реєструють трудові договори. У цьому журналі має підписатися працівник, після отримання ним свого примірника трудового договору.

Яким повинен бути усний трудовий договір

Насамперед потрібно отримати від особи згоду на те, щоб такий правочин укладався усно.

Для цього майбутній працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства та просить прийняти його на роботу. При чому, в такій заяві вказується бажана посада, графік та тривалість робочого дня. Якщо працівник хоче працювати за сумісництвом або його майбутня посада передбачає настання повної матеріальної відповідальності, він також зазначає це в заяві.

Керівник підприємства розглядає таку заяву та ставить на ній свою резолюцію.

Видаємо наказ по підприємству про прийняття на роботу працівника та повідомляємо ДФС

У жодному разі не допускається до роботи особа, з якою підприємство не оформило трудові відносини. Як вбачається зі змісту статті 24 КЗпП, має видаватися наказ про прийняття на роботу або розпорядження. Слід зазначити, що є дві можливих підстави для видання такого наказу (розпорядження): підписаний з обох сторін та зареєстрований трудовий договір або заява про прийом на роботу з резолюцією керівника.

Наказ оформляється за типовою формою № П-1. У разі збереження всіх передбачених типовою формою показників, дозволяється оформляти наказ на спеціальному «бланку наказів» або загальному бланку організації.

Після того, як керівник підприємства підписує наказ, його реєструють у спеціальному Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. На наказі зазначають дату реєстрації та індекс (реєстраційний номер).

Працівника ознайомлюють з наказом, що підтверджується його підписом. Наказ про прийняття на роботу долучається до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання. Копія такого документа передається до бухгалтерії.

Увага!

Особова картка форми № П-2

Після того, як людина офіційно прийнята на роботу, на неї «заводиться» особова картка. Такий документ є обов’язковим для всіх, хто підписав строковий або безстроковий трудовий договір. Незалежно від того, чи працюватиме людина повний робочий день чи скорочений, буде це її основною роботою або ж вона працевлаштувалася за сумісництвом, на неї заводиться картка за типовою формою № П-2. Вона є основним обліковим документом працівника, в який кадровик вносить інформацію про особу на підставі особистих документів працівника, що були надані при прийнятті на роботу.

Додатковий примірник особової картки зберігається в картотеці військового обліку, якщо працівник є військовозобов’язаним та призовником. Про оформлення на роботу таких осіб повідомляють військовий комісаріат за місцем знаходження закладу.

Договір про повну матеріальну відповідальність підписуємо за потреби

Якщо посада новоприйнятого працівника або виконувані ним роботи передбачають настання повної матеріальної відповідальності, з ним про це підписується відповідна угода. Зі змісту ст 135-1 КЗпП вбачається, що підписання такої угоди є обов’язковим для повнолітніх осіб, що перебувають на посадах або здійснюють роботи, які передбачають зберігання або продаж, перевезення, обробку переданих таким працівникам цінностей.

Як правильно оформити особову справу

Наступним етапом після видачі наказу по прийняття працівника на роботу є формування особової справи. У ній містяться документи, які підтверджують основні дані про особу: щодо освіти, попередніх місць роботи та трудової діяльності, а також такі біографічні відомості як сімейний стан, місце проживання, проходження військової служби, отримання нагород або застосування стягнень тощо.

Порядок формування особових справ визначений у наказі Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 12 гл.2 четвертого розділу Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).

Ведення особової справи є обов’язковим не для всіх категорій працівників.

Ведемо облік працюючих: заводимо алфавітні картки або книги

Для того щоб інформацію про працюючих або звільнених працівників було легше шукати, рекомендується завести на підприємстві спеціальні книги (журнали) обліку усього персоналу організації або ж сформувати алфавітні картки. Як показує практика, оптимальнішим варіантом є алфавітні картки. Їх ведуть у довільній формі, оскільки не існує законодавчо закріпленого шаблону такого документа.

Ознайомлюємо працівника з локальними актами

Статтею 29 КЗпП на роботодавця покладено обов’язок роз’яснити працівникові його права та обов’язки, ознайомити з внутрішніми нормативними актами (колдоговором, посадовою (робочою) інструкцією та ін.), надати інформацію про правила внутрішнього трудового розпорядку, забезпечити працівника робочим місцем та всіма необхідними для роботи засобами. Також працівнику мають надати вичерпну інформацію щодо умов його праці, в тому числі і про шкідливі умови та, за їх наявності, можливий негативний вплив на здоров’я особи. Перед початком роботи із працівником мають провести усі необхідні інструктажі (з пожежної безпеки, первинний з охорони праці тощо)

Допуск працівника до роботи

Після того, як працівник ознайомиться з усіма локальними документами і з ним проведуть відповідні інструктажі, він може приступати до виконання своїх обов’язків. День початку роботи та зміна визначаються згідно із затвердженим графіком підприємства або окремого структурного підрозділу.

Трудова книжка: оформлення, порядок зберігання

Після того, як між роботодавцем та працівником оформлено трудові відносини, останній повинен надати свою трудову книжку. Її повинні зареєструвати у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Якщо для працівника це перше місце роботи, трудову оформляють, вносять усі необхідні записи, в тому числі і про прийняття на роботу.

Працівник надає трудову в день оформлення відносин із роботодавцем. Однак, якщо він працевлаштовується не вперше, то оформляти трудову потрібно аж на шостий день роботи. Це передбачено в затвердженій наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників № 58 від 29. 07.1993 (далі по тексту — Інструкція)

Трапляються випадки, коли трудова книжка у відповідних розділах повністю заповнена. Якщо не вистачає місця, до трудової додатково вшивають вкладиш. Він заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за основним місцем роботи працівника у аналогічному до ведення трудової порядку (п. 3.1 Інструкції ).



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією


Розсилка





© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×

Ми не можемо вас відпустити з порожніми руками!

Залишайте свій e-mail та першими дізнавайтеся про наші акційні пропозиції та безплатні вебінари!