Склад документів особової справи працівника

16 червня 2020
121193
Середній бал: 5 із 5

Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.

Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентують пункти 12-13 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Зверніть увагу!


На особові справи державних службовців не діють норми Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ

Кількість документів особової справи

В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами № 1000/5. Максимально — 25 видів документів. Якщо в Правилах № 1000/5 немає певного виду документів, до особової справи такі документи не долучають.

Чи долучати до особових справ подяки та грамоти

Перелік документів особової справи

1

Внутрішній опис особової справи

2

Заява про прийняття на роботу або письмовий трудовий договір (контракт)

Один із документів залежно від форми трудового договору — усна чи письмова

3

Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі зведеного наказу)

4

Особовий листок з обліку кадрів

5

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

6

Автобіографія

7

Копія паспорта

8

Копія облікової картки платника податків

За наявності. Працівник із релігійних переконань міг відмовитися від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті

9

Копія військового квитка, тимчасового посвідчення або приписного свідоцтва

10

Копії документів про освіту

11

Копії документів про науковий ступінь, вчене звання

12

Копії документів, що є підставами для надання пільг

13

Заява про переведення на іншу роботу (посаду)

14

Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду) (витяг зі зведеного наказу)

15

Заява про прийняття за сумісництвом

16

Копія наказу про прийняття за сумісництвом (витяг зі зведеного наказу)

17

Заява про зміну біографічних даних

18

Копії документів (наказ) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)

19

Характеристики

20

Копії документів про підвищення кваліфікації

21

Копії документів про стажування

22

Копії документів про заохочення (нагородження, преміювання)

23

Документи з атестації

24

Заява про звільнення

25

Копія наказу про звільнення (витяг зі зведеного наказу)

Коли долучають документи до особової справи

Документи долучають до особової справи впродовж усього часу роботи працівника — у хронологічному порядку в міру поповнення.

Що вносити у доповнення до особового листка з обліку кадрів

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів (абз. 3 п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

logo