Склад документів особової справи працівника

40250
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.

Щоб уникнути проблем при перевірках, варто знати: перелік документів особової справи працівника чітко визначено нормативно-правовими актами України.

Які документи особової справи працівника мають бути в особовій справі

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про трудову діяльність працівника та його біографічні дані, зокрема, відомості про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення та ін.

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Цей процес формується неабияк, а в певній послідовності. Перелік документів особової справи працівника визначено законодавством.

Документом, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), якими встановлено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення.

Послідовність формування і безпосередньо склад особової справи визначаємо з урахуванням пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5.

З-поміж визначених Правилами документів — внутрішній опис документів особової справи, оригінал заяви про прийняття на роботу (або примірник трудового договору, що залишається у роботодавця), копія наказу про прийняття на роботу. До особової справи долучимо і копії наказів про переведення на іншу посаду або про звільнення.

Правилами передбачено, що в особовій справі може бути автобіографія працівника, копії документів про освіту.

Є і форми для внесення інформації про те, що відбувається з працівником під час роботи на підприємстві або мало місце до прийняття на роботу. Це — особовий листок з обліку кадрів (не плутайте з особовою карткою П-2, це окрема форма!) і доповнення до особового листка.

Чимало кадровиків долучають до особової справи також резюме. Таку практику можна вважати доречною.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища  працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки

Згоду на обробку персональних даних також не включають до особової справи. По-перше, цей документ жодним чином не характеризує ділові якості працівника. По-друге, згоди на обробку персональних даних від працівників не отримуємо з 2014 року (після змін у законодавстві у сфері захисту персональних даних). По-третє (і це найголовніше) — такий документ як «Згода на обробку персональних даних» не згадується серед можливих документів особової справи, визначених Правилами № 1000/5.

Внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до нього належать до основних облікових документів особової справи. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису (додаток 16 до Правил 1000/5; зразок внутрішнього опису документів особової справи).

Форми особового листка та доповнення до нього організація має розробити самостійно.

Бажано закріпити облікові форми особової справи у локальному нормативному акті, що регламентує внутрішні діловодні процеси (зазвичай це інструкція з діловодства)

Особовий листок з обліку кадрів заповнює сам працівник, наводячи відомості про себе, вказує про навчання, військову службу, роботу, що мали місце до прийняття в організацію, на основі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, інших особистих документів.

Особовий листок працівник має заповнити власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помарок.

На особовий листок зазвичай наклеюють фотографію працівника.

Після заповнення жодних змін і доповнень (закінчив інститут, одружився, народилась донька тощо) до особового листка не вносять.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів оформлює працівник кадрової служби

Саме у доповненні будемо фіксувати всі зміни, які відбуватимуться з працівником з моменту прийняття на роботу (переведено на іншу посаду, переміщено на інше робоче місце, змінено назву посади, запроваджено суміщення посад, заохочено грошовою премією з нагоди ювілею, оголошено догану, змінено прізвище у зв’язку зі шлюбом тощо).

Підставами для внесення інформації є накази, видані в організації, та особисті документи працівника.

До доповнення до особового листка не вносять відомості про перебування у відпустках чи запровадження режиму неповного робочого часу.

Якщо в тій самій організації працівника прийнято на іншу посаду на умовах внутрішнього сумісництва, слід оформити окрему особову справу.

Копії документів, що включають до особової справи, обов’язково засвідчують у встановленому порядку.

Документи особової справи доцільно вміщувати у папку-реєстратор, що значно полегшує роботу з розміщення нових документів.

Формуючи особову справу, згрупуйте усі документи (у т. ч. заяву, копію наказу) в папку, оформіть обкладинку.

Написи на обкладинках особових справ роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою (з урахуванням норм п. 9 гл. 2 розділу VI Правил № 1000/5).

Зверніть увагу, що при первинному оформленні особової справи її сторінки не нумерують (це робиться вже після звільнення працівника при підготовці до передання справи на архівне зберігання).

Після формування особову справу необхідно зареєструвати у спеціальній обліковій формі — Журналі обліку особових справ.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ось так просто підете і недочитаєте?



Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ.

Витратите не більше 1 хв — натомість продовжете читання без перешкод.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і дочитаю
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль