Книга адаптації нового працівника

818
Важливим аспектом діяльності будь-якої компанії є правильно організована система адаптації персоналу, яка передбачає створення комплексу специфічних документів. Зокрема, Книги адаптації нового працівника

Систему адаптації персоналу регламентують локальним нормативним актом. Наприклад, положенням про адаптацію. У загальному випадку положення про адаптацію містить:

  • визначення і характеристику цілей та етапів адаптації;
  • переліки функцій і обов’язків учасників процесу адаптації;
  • перелік документів для адаптації нових працівників;
  • критерії оцінювання результатів адаптації.

Отже, процес адаптації супроводжує система документів. З-поміж них — документи з базовими відомостями про компанію та нову роботу. Навіть в організаціях, де не впроваджено системи адаптації, працівники в перші дні роботи одержують:

  • копію положення про структурний підрозділ;
  • копію посадової (робочої) інструкції;
  • схему організаційної структури компанії;
  • телефонний довідник;
  • перелік нормативних актів із посиланнями на актуальні редакції оригіналів;
  • комплект інструкцій, необхідних для виконання посадових обов’язків (робочої функції);
  • плани роботи, навчання тощо.

Значний обсяг інформації потребує узагальнюючого, стислого та універсального інструмента інформування. Цим інструментом і є Книга (довідник, посібник) адаптації нового працівника.

У найпростіших випадках Книгу адаптації нового працівника (далі — Книга адаптації) розробляють фахівці служби управління персоналом. У цьому разі Книга адаптації являє собою стисле викладення Правил внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), відіграє роль не нормотворчого, а інформаційного документа, мета якого — довести чинні норми до відома нових працівників.

Етапи створення Книги адаптації

Процес створення Книги адаптації охоплює такі етапи:

  1. Аналіз чинних локальних нормативних актів;
  2. Визначення структури та змісту документа, робота над текстом;
  3. Оформлення та видання документа.

Аналіз чинних локальних нормативних актів

На цьому етапі вивчають:

  • Корпоративний кодекс — документ, що визначає корпоративні цінності та принципи, норми й моделі поведінки, стандарти взаємодії і співпраці в межах трудового колективу;
  • Правила внутрішнього трудового розпорядку — документ, який регламентує порядок прийняття та звільнення працівників, режим їх праці й відпочинку, застосування дисциплінарних заходів і заохочення тощо згідно із законодавством про працю;
  • стандарти якості — відбивають напрями роботи компанії у сфері управління якістю (персонал із перших днів роботи має усвідомлювати значимість своєї діяльності, це необхідно для забезпечення високої якості продукції та послуг);
  • локальні нормативні акти з питань безпеки — охорони праці, пожежної, екологічної, промислової безпеки;
  • брендбук — документ, що містить концепцію бренда та керівництво з питань корпоративного стилю.

Визначення структури та змісту Книги адаптації, робота над текстом

Ця робота здійснюється за активної взаємодії служб:

  • управління персоналом;
  • зв’язків із громадськістю;
  • управління якістю;
  • документаційного забезпечення управління;
  • охорони праці тощо.

Зазвичай з ініціативою створити й упровадити Книгу адаптації виступає один із зазначених підрозділів. Для обговорення концепції проводять оперативні наради. Під час нарад спеціалісти різних напрямів мають нагоду висловити свої пропозиції. Книга адаптації — це документ на стику кількох корпоративних дисциплін. Аби забезпечити його дієвість, необхідно докласти чимало зусиль.

Оформлення та видання Книги адаптації

Експерти визнають: Книга адаптації нового працівника має бути не лише інформативною. Необхідно, аби вона збуджувала інтерес до нового місця роботи. Отже, оформлення Книги адаптації — ще один важливий етап її створення.

До відома!

Книга адаптації нового працівника видається у формі яскраво оформленої брошури. Її примірники презентують новим працівникам після прийняття на роботу.

Структура Книги адаптації нового працівника

Структура Книги адаптації залежить від специфіки компанії. Пропонуємо приблизний перелік розділів цього документа:

  • привітання керівника, вступ;
  • опис структури компанії та специфіки конкретного підрозділу;
  • основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури;
  • відомості про корпоративну символіку;
  • інформація, необхідна для роботи;
  • додаткова інформація;
  • додатки.

Привітання керівника. Вступ

Добрим тоном є розміщення на початку Книги адаптації звертання керівника до нового працівника. Це позитивно мотивує та привертає увагу читача до змісту документа. Бажана форма викладення тексту — від першої особи.

У першому, вступному, розділі Книги доцільно навести стислу, не перенавантажену фактами історію компанії. Ця історична довідка має викликати в нового працівника почуття гордості від приналежності до компанії.

Опис структури компанії та специфіки конкретного підрозділу

Скласти цей розділ можна за таким прикладом.

Приклад

До структури готелю «Смерека» входять такі підрозділи:
— керівництво (01), тел. 987501;
— служба прийому та розміщення (02), тел. 987502;
— служба громадського харчування (03), тел. 987503;
— господарська служба (04), тел. 987504;
— служба безпеки (05), тел. 987505;
— служба управління персоналом (06), тел. 987506;
— фінансова служба (07), тел. 987507;
— служба дозвілля (08), тел. 987508.
Службу прийому та розміщення очолює черговий адміністратор. До найважливіших функцій служби належать:
— привітання гостей;
— виконання необхідних формальностей при їх розміщенні;
— розподіл номерів і облік вільних місць у готелі;
— оформлення рахунків та розрахунок з клієнтами;
— ведення картотеки гостей;
— приймання та опрацювання замовлень;
— складання необхідної документації: графіка заїздів на щодень (тиждень, місяць, квартал, рік), карти руху номерного фонду.

Основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури

Основні положення кадрової політики та принципи корпоративної культури — стратегічно значимий розділ. Він надовго залишається у пам’яті працівників, а тому під час складання Книги потребує щонайпильнішої уваги:

Кадрову політику компанії вичерпно характеризують слова: «Як ми піклуватимемося про персонал, так і персонал піклуватиметься про гостей».
Відповідно, в готелі впроваджено серйозну систему тренінгів та програми мотивації. Значна увага приділяється підтриманню доброзичливої атмосфери в колективі. Порушення «спокійної роботи» суворо караються.
Перед початком роботи кожен новий працівник проходить навчання з охорони праці та техніки безпеки. Відтак відвідує низку корпоративних тренінгів: щодо стандартів бренда, якості обслуговування, телефонного етикету тощо. Заняття проводять бізнес-тренери та керівники підрозділів.
Кожну зміну розпочинають 15-хвилинні тренінги, які поєднують елементи як загальнокорпоративних, так і вузькопрофесійних навчальних програм.
Компанія регулярно проводить заходи, спрямовані на зміцнення корпоративного духу: вечірки, пікніки, спортивні змагання, вшанування кращих працівників, нагородження подарунками, преміювання, тижневики вдячності.
Про новини, досягнення та плани оперативно інформує корпоративна газета.
Доброю традицією стали щомісячні сніданки колективу з директором. Це — чудова нагода поспілкуватися в неформальній обстановці, обмінятися думками, поставити запитання керівництву й отримати оперативні відповіді від перших осіб компанії.
Для керівництва компанії важлива думка кожного працівника. Це засвідчує регулярне анонімне анкетування. Зазначений захід дає змогу з’ясувати відверті думки без прикрас, вчасно виявити, попередити або усунути проблеми з персоналом чи в бізнес-процесах.
Єдність та етичні принципи компанії втілено у фірмовому стилі.
У готелі впроваджено низку простих вимог до вигляду працівників. Базові кольори дрес-коду — синій (основний) та золотавий (оздоблення), що відповідає символіці Ужгорода.
Для жінок обов’язкові охайні зачіски. Довге волосся має бути оформлене в офісну зачіску — «пучок», «равлик», «валик», косу. Заборонені парфуми з різким запахом та яскравий макіяж.
Робота в індустрії гостинності потребує неухильного додержання чітких правил поведінки. Стиль спілкування з клієнтами — незмінно доброзичливий. Усмішка — обов’язкова.
Якщо працівник розмовляє по телефону, а цим часом до нього підійшов гість, необхідно нахилити голову на знак вітання.
Слухавку потрібно піднімати не пізніше трьох дзвінків. Загальна схема відповіді: підрозділ, ім’я, чим можу допомогти.
У готельному бізнесі надзвичайно важливим є правильне психологічне налаштування. Доброзичливість і толерантність мають відчуватися клієнтами на рівні вражень. Злий погляд, різкі інтонації, замкненість і відлюдкуватість неприпустимі.

Відомості про корпоративну символіку

До цього розділу вміщують ключову інформацію з керівництва щодо застосування фірмового стилю (брендбука). Зокрема, пояснюють, як саме корпоративна символіка відбиває характер діяльності компанії. Утім, детально використання окремих елементів стилю не описують.

Інформація, необхідна для роботи

Доцільний зміст розділу:

  • визначення стратегічних цілей організації;
  • стислий опис продукції (послуг);
  • портрет клієнта;
  • ключові показники ефективності тощо.

Додаткова інформація

У цьому розділі подають інформацію, яка дасть змогу новим працівникам уникнути незручностей через незнання побутових процедур. Зокрема, наводять порядок замовлення канцтоварів, режим і правила відвідування їдальні тощо.

Додатки

До Книги адаптації як додатки доцільно долучити:

  • телефонний довідник;
  • відповіді на найпоширеніші запитання;
  • форми та зразки документів тощо.

Книга адаптації нового працівника — результат зусиль різних підрозділів. Вона вимагає творчого підходу. Поки що Книга адаптації не набула широкого поширення, однак її значення у системі управління складно переоцінити.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією


Розсилка





© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ключ від всіх дверей!

Реєструйтеся та отримуйте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×

Ми не можемо вас відпустити з порожніми руками!

Залишайте свій e-mail та першими дізнавайтеся про наші акційні пропозиції та безплатні вебінари!