В якій справі слід зберігати декларації державних службовців

8 квітня 2014
1754
Середній бал: 5 із 5

Державні службовці та посадові особи, що здійснюють організаційно-розпорядчі функції, подають до кадрових служб декларації про доходи. Чи потрібно зберігати ці декларації в особових справах чи слід сформувати окрему справу? Якщо декларації мають формуватися окремо, то який строк зберігання маємо встановити для такої справи?

Згідно з Порядком зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11.01.2012 № 16* (далі — Порядок № 16), декларації зберігаються у кадрових підрозділах відповідних державних органів або органів місцевого самоврядування, юридичних осіб публічного права в особових справах державних службовців та інших посадових осіб, перелік яких зазначено у пункті 1 та підпункті «а» пункту 2 частини першої статті 4 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» від 07.04.2011 № 3206-VI.

Зазначена вимога Порядку № 16 врахована у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зареєстровано в Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884).

Так, статтею 493 вказаного Переліку визначено, що декларації повинні включатися до складу особової справи. Відповідно, й строк зберігання декларацій збігається зі строком зберігання особової справи. Як правило, особові справи державних службовців, інших посадових осіб зберігаються 75 років. Водночас слід мати на увазі, що особові справи керівників організацій, а також членів творчих спілок, осіб, що мають найвищі ступені відзнаки та почесні звання, в організаціях, що належать до джерел формування Національного архівного фонду, зберігаються постійно.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo