Зміна прізвища чи власного імені: відображаємо в документах

7846
Працівниця змінила прізвище у зв’язку з укладенням чи розірванням шлюбу; працівник змінив неблагозвучне прізвище. Фізична особа має право змінити навіть власне ім’я чи по батькові. Такі ситуації часто трапляються у кадровій практиці. За нашим покроковим алгоритмом ви зможете правильно: підготувати проект наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів; внести відомості про зміну прізвища чи імені до трудової книжки, особової картки, особової справи, журналу обліку особових справ, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, наказів про створення комісій чи робочих груп, інших документів; повідомити військкомат про зміну облікових даних військовозобов’язаного чи призовника

Відповідно до статті 28 Цивільного кодексу України, ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить. Фізична особа набуває прав та обов’язків і здійснює їх під своїм ім’ям. Ім’я фізичній особі надається відповідно до закону.

Присвоєння імені (прізвища, власного імені та по батькові) громадянину України провадиться одночасно з реєстрацією його народження за заявою батьків чи одного з них (ст. 13 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VI).

Для особи молодше 16 років документом, який засвідчує її ім’я, є свідоцтво про народження, а для особи старше 16 років, — паспорт громадянина України.

Протягом життя особа може змінювати ім’я (прізвище, власне ім’я та по батькові). Таке право зафіксовано у статті 295 Цивільного кодексу України. Так, фізична особа має право змінити ім’я:

1) на власний розсуд (після досягнення 16 років);

2) у разі якщо другий з батьків помер, визнаний безвісно відсутнім, оголошений померлим, визнаний обмежено дієздатним, недієздатним, позбавлений батьківських прав щодо цієї дитини, а також якщо відомості про батька (матір) дитини виключено з актового запису про її народження або якщо відомості про чоловіка як батька дитини внесені до актового запису про її народження за заявою матері (після досягнення 14 років за згодою батьків або одного з них у разі, якщо другий з батьків помер, або піклувальника);

3) у разі зміни її батьком свого власного імені або виключення відомостей про нього як батька дитини з актового запису про її народження (після досягнення 14 років);

4) у разі її усиновлення, визнання усиновлення недійсним або його скасування відповідно до закону;

5) у разі реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу або визнання його недійсним.

У кадровій практиці найчастіше трапляються ситуації, коли працівники змінюють прізвище у зв’язку з реєстрацією чи розірванням шлюбу. Непоодинокі й випадки зміни прізвища, ім’я чи по батькові у зв’язку з неблагозвучністю.

Відповідно до пункту 6 Правил державної реєстрації актів громадського стану в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила № 52/5), про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видаються відповідні свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть на бланках суворої звітності, виготовлених за зразками та описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025.

У разі зміни будь-якої складової імені при державній реєстрації шлюбу, розірванні шлюбу та зміни імені на першій сторінці паспорта робиться відмітка про те, що зазначений документ підлягає обміну в місячний строк у зв’язку зі зміною прізвища, імені, по батькові (п. 25 розділу 2, п. 26 розділу 3, п. 14 розділу 4 Правил № 52/5).

Що має зробити кадровик, якщо під час роботи на підприємстві працівник змінює прізвище чи власне ім’я? Дії кадровика представимо у вигляді покрокового алгоритму.

КРОК 1. Отримуємо від працівника заяву про зміну прізвища або власного імені у трудовій книжці, облікових та бухгалтерських документах, засвідчуємо копії документів, що підтверджують зміну

У заяві на ім’я керівника підприємства, установи, організації (далі — підприємство) працівник має вказати причину зміни імені, визначити, яку саме частину імені (прізвище, власне ім’я, по батькові) змінено. Заяву працівник підписує іменем, яке мав до зміни (див. Додатки 1–4).

Працівник має надати паспорт громадянина України, виданий на нове ім’я, та документ, що підтверджує законність підстав зміни імені (свідоцтво про шлюб; свідоцтво про розірвання шлюбу; свідоцтво про зміну імені).

До заяви працівник має додати копії нового паспорта та відповідного свідоцтва.

Працівник кадрової служби перевіряє відповідність копії оригіналу та засвідчує її у встановленому порядку (відмітка «Згідно з оригіналом», назва посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка засвідчує копію, дата засвідчення копії).

КРОК 2. Керівник підприємства розглядає заяву працівника та оформлює резолюцію

Керівник підприємства розглядає заяву працівника та додані до неї копії документів, за наявності законних підстав приймає рішення про внесення змін до трудової книжки, облікових, бухгалтерських документів працівника.

Рішення керівник підприємства оформлює у вигляді резолюції на заяві працівника (див. Додатки 1–4).

КРОК 3. Готуємо проект наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів, передаємо проект наказу на підпис керівнику підприємства

Посадова особа, визначена в резолюції роботодавця як виконавець рішення, готує проект наказу про внесення відповідних змін до трудової книжки (вкладиша до трудової книжки), облікових, бухгалтерських документів (див. Додатки 5, 6).

Наказ про внесення змін до документів працівника у зв’язку зі зміною імені належить до групи наказів з особового складу (строк зберігання наказу — 75 років).

Після підписання керівником підприємства наказ слід зареєструвати у Журналі реєстрації наказів з особового складу.

Датою внесення змін до документів є дата реєстрації наказу.

КРОК 4. Вносимо зміни до трудової книжки працівника

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народ­ження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені) і з посиланням на номер і дату цих документів (п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою слід закреслити, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, у рядку нижче або поруч вказати нові дані, записати нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки.

Керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа (як правило, начальник відділу кадрів, інспектор з кадрів) має засвідчити запис на обкладинці підписом і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (печатка підприємства ставиться на підпис директора, печатка відділу кадрів на підпис працівника кадрової служби).

Якщо на момент зміни імені до трудової книжки працівника долучено вкладиш, необхідні зміни слід внести не лише до титульного аркушу та обкладинки трудової книжки, а й до титульної обкладинки вкладишу (так само закреслюємо дані, що зазнали змін, поверх вписуємо нові дані).

КРОК 5. Вносимо зміни до облікових та бухгалтерських документів

Відомості про зміну імені слід внести до особової картки працівника (типова форма № П-2) та Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Якщо на підприємстві ведуться алфавітні картки та/або штатно-посадова книга, не забудьте вказати нові дані працівника і в цих облікових формах.

Якщо працівник належить до особової категорії (працівники з інвалідністю, «чорнобильці», одинокі матері, одинокі батьки, неповнолітні, учасники бойових дій та ін.), внесіть відомості про зміну імені до реєстраційної форми, за якою ведеться облік працівників особливих категорій.

Стаття до теми

Запроваджуємо облік працівників особливих категорій («КАДРОВИК. Трудове право і управління персоналом» № 10, 2010)

Правила внесення виправлень до облікових документів працівника законодавством не визначені. На нашу думку, доцільно застосовувати ті ж правила, що встановлено для трудових книжок: однією рискою закреслювати колишнє прізвище (ім’я, по батькові), а поряд на вільному місці (зверху, знизу, збоку) записувати нові відомості. Чи посилатися при цьому на відповідне свідоцтво? Копія свідоцтва зберігатиметься на підприємстві, а посилання на реквізити свідоцтва є у наказі про внесення змін до документів працівника. Тож просто зробіть посилання на дату і номер відповідного наказу.

При внесенні змін до особової картки реквізити наказу можна зазначити у графі «Додаткові відомості» (зворотній бік форми № П-2) (див. Додаток 11).

КРОК 6. Долучаємо копію наказу та копії нових особистих документів до особової справи працівника, вносимо зміни до облікових документів особової справи

Якщо працівник належить до категорії, на яку в обов’язковому порядку ведуться особові справи, слід долучити засвідчені у встановленому порядку копію наказу, копії нового паспорта та відповідного свідоцтва до особової справи.

Стаття до теми

Особові справи: сформуємо правильно («КАДРОВИК. Трудове право і управління персоналом» № 9, 2011)

Зафіксуйте факт долучення нових документів у внутрішньому описі особової справи. Відобразіть зміну прізвища у внутрішньому описі, у додатку до особового листка з обліку кадрів та на обкладинці особової справи.

Якщо особова справа на працівника не ведеться, долучіть копії наказу та нових особистих документів до відповідної справи, передбаченої номенклатурою справ (наприклад, справа «Документи, що не увійшли до складу особових справ»).

КРОК 7. Вносимо відомості про зміну імені до Журналу обліку особових справ

Облік усіх справ, що формуються в діяльності кадрової служби ведеться за номенклатурою справ. Але особові справи працівників становлять виняток — їх включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ.

Стаття до теми

Особові справи: запроваджуємо облік, забезпечуємо зберігання

(«КАДРОВИК. Трудове право і управління персоналом» № 10, 2011)

Закресліть у відповідній графі журналу колишнє прізвище (ім’я, по батькові), впишіть нові дані на вільному місці. У графі «Примітка» Журналу зробіть посилання на дату і номер наказу про внесення змін до документів працівника (див. Додаток 12).

КРОК 8. Вносимо зміни до розпорядчих документів роботодавця (за потреби)

Якщо працівника, який змінив прізвище (ім’я, по батькові), включено до колегіальних органів підприємства (наприклад, комісія із соціального страхування, кваліфікаційна комісія, інвентаризаційна комісія тощо) або до робочих груп, що працюють протягом тривалого часу (скажімо, робоча група з підготовки підприємства до роботи у зимовий період, робоча група з розробки програми перспективного розвитку підприємства тощо), радимо внести зміни щодо імені працівника до розпорядчих документів (накази, розпорядження), якими було створено відповідні колегіальні органи (див. Додаток 13).

Не забувайте, що накази про створення колегіальних органів або про внесення змін до складу комісій (робочих груп) належать до групи наказів з основної діяльності. Такі накази реєструються окремо та формуються до окремої справи.

КРОК 9. Оформлюємо документи для заміни свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування

Відповідно до пункту 14 Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 № 1306, застрахована особа (працівник) у місячний термін з дня настання змін відомостей, що включаються до страхового свідоцтва, зобов’язана через страхувальника (роботодавця) подати органу Пенсійного фонду заяву про обмін страхового свідоцтва разом з копіями документів, що підтверджують ці зміни.

Отже, працівник кадрової служби має направити працівника, який змінив ім’я, до посадової особи підприємства, відповідальної за оформлення страхових свідоцтв, для оформлення заяви про обмін страхового свідоцтва.

На підставі поданих документів орган Пенсійного фонду протягом двох тижнів видає нове страхове свідоцтво за тим же номером.

КРОК 10. Якщо працівник є військовозобов’язаним чи призовником, вносимо відомості про зміну імені до картотеки військового обліку, повідомляємо військкомати про міну облікових даних

Облік військовозобов’язаних і призовників на підприємстві ведуть за окремою картотекою особових карток (за типовою формою № П-2, відомості про військовий облік зазначають у розділі ІІ форми). Картотеку особових карток доповнюють по мірі прийняття на роботу працівників, які є військовозов’язаними або призовниками.

Стаття до теми

Організуємо військовий облік за новими правилами

(«КАДРОВИК. Трудове право і управління персоналом» № 4–5, 2011)

Якщо працівник є військовозобов’язаним або призовником, то відповідно до пункту 3.4 Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15.12.2010 № 660 (далі — Інструкція № 660), протягом п’яти днів слід внести відомості про нове ім’я (прізвище, власне ім’я, по батькові) до картотеки військового обліку.

Не забувайте, що про всі зміни в облікових даних, що відбулися у поточному місяці, необхідно повідомити військові комісаріати за формою, визначеною Додатком 1 до Інструкції № 660, до 5 числа наступного місяця.

КРОК 11. Повідомляємо працівнику про необхідність обміну облікової картки фізичної особи — платника податків (ідентифікаційного номера)

Порядок подання заяви про зміну даних, які вносяться до Облікової картки фізичної особи — платника податків, визначено розділом IX Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 17.12.2010 № 954 (далі — Положення № 954).

Працівник кадрової служби має роз’яснити працівнику, що згідно з Положенням № 954 фізичні особи зобов’язані подавати органам державної податкової служби за місцем проживання (або за місцем отримання доходів, або місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування) відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви за затвердженою формою.

Для заповнення заяви використовуються дані паспортного документа громадянина та інших документів, які подаються у разі зміни паспортних даних.

Зміни до Державного реєстру та окремого реєстру Державного реєстру вносяться протягом 10 робочих днів від дня подання до органу державної податкової служби відповідної заяви.

У заяві в обов’язковому порядку вказується реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті).

Наостанок зазначимо, що у разі, якщо змінюється по батькові, ви також можете застосовувати запропонований алгоритм. Підставою для внесення змін до документів працівника або розпорядчих документів підприємства буде свідоцтво про зміну імені.

Додаток 1

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища після реєстрації шлюбу

Начальнику відділу кадрів Вишеньці О. П.: підготувати проект наказу про внесення змін відповідно до заяви Тетері Л. В.

15.05.2012 Далекоглядний

Директору ТОВ «Усе робимо вчасно»

Далекоглядному Т. Б.

торговельного представника

відділу оптової торгівлі

Тетері Лідії Вікторівни

Заява

У зв’язку з реєстрацією шлюбу і зміною прізвища з «Тетеря» на «Сорока» прошу внести відповідні зміни до моєї трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Товариства.

Додатки:

1. Копія свідоцтва про шлюб (серія І-БК № 1122334), виданого 07.04.2012 відділом реєстрації актів цивільного стану Деснянського районного управління юстиції у м. Києві.

2. Копія паспорта (серія СК № 332211), виданого 14.05.2012 Голосіївським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

15.05.2012                                                                              Тетеря

Зареєстровано 15.05.2012 за № 139

Додаток 2

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища після розірвання шлюбу

Начальнику відділу кадрів Вишеньці О. П.: підготувати проект наказу про внесення змін відповідно до заяви За ць В. П.

15.05.2012 Далекоглядний

Директору ТОВ «Усе робимо вчасно»

Далекоглядному Т. Б.

юрисконсульта ІІ категорії

юридичного відділу

Заєць Валентини Павлівни

 Заява

У зв’язку з розірванням шлюбу і зміною прізвища із «Заєць» на «Вовк» прошу внести відповідні зміни до моєї трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Товариства.

Додатки:

1. Копія свідоцтва про розірвання шлюбу (серія ІІ-АБ № 9876543), виданого 30.01.2012 відділом реєстрації актів цивільного стану Подільського районного управління юстиції у м. Києві.

2. Копія паспорта (серія БВ № 998877), виданого 04.05.2012 Подільським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

15.05.2012                                                                                          Заєць

Зареєстровано 15.05.2012 за № 140

Якщо працівниця змінює прізвище під час відпустки

Доволі часто трапляються випадки, коли працівниця звертається до роботодавця із заявою про зміну прізвища під час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або у відпустці для догляду за дитиною. Під час таких відпусток трудові відносини з працівницею не перериваються, отже, немає перешкод для внесення змін щодо імені до трудової книжки, облікових чи бухгалтерських документів

Додаток 3

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною власного імені

 

Начальнику відділу кадрів Вишеньці О. П.: підготувати проект наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів відповідно до заяви Рахівниці О. С.

15.05.2012 Далекоглядний

Директору

ТОВ «Усе робимо вчасно»

Далекоглядному Т. Б.

бухгалтера бухгалтерії

Рахівниці Одарки Сергіївни

Заява

У зв’язку зі зміною власного імені з «Одарка» на «Дарина» прошу внести відповідні зміни до моєї трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Товариства.

Додатки:

1. Копія свідоцтва про зміну імені (серія І-НО № 1478523), виданого 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві.

2. Копія паспорта (серія МО № 369852), виданого 14.05.2012 Деснянським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

15.05.2012                                                                              Рахiвниця

Зареєстровано 15.05.2012 за № 141

Додаток 4

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною неблагозвучного прізвища

Начальнику відділу кадрів Вишеньці О. П.: підготувати проект наказу про внесення змін відповідно до заяви Квашні М. П.

15.05.2012 Далекоглядний

Директору

ТОВ «Усе робимо вчасно»

Далекоглядному Т. Б.

заступника директора

Квашні Богдана Михайловича

Заява

У зв’язку зі зміною прізвища з «Квашня» на «Хмельницький» прошу внести відповідні зміни до моєї трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Товариства.

Додатки:

1. Копія свідоцтва про зміну імені (серія І-НО № 1478567), виданого 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві.

2. Копія паспорта (серія СН № 367754), виданого 14.05.2012 Деснянським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

15.05.2012                                                                              Квашня

Зареєстровано 15.05.2012 за № 142

Додаток 5

Приклад оформлення наказу про внесення змін до трудової книжки та облікових документів у зв’язку зі зміною прізвища після розірвання шлюбу

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Усе робимо вчасно»

Код ЄДРПОУ 29465314

НАКАЗ

15.05.2012                               м. Київ                        № 238-к

Про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Заєць В. П.

У зв’язку зі зміною прізвища після розірвання шлюбу

ЗМІНИТИ:

Прізвище «Заєць» на «Вовк» у трудовій книжці, облікових та бухгалтерських документах Заєць Валентини Павлівни, юрисконсульта ІІ категорії юридичного відділу.

Підстави: 

1. Заява Заєць В. П. від 15.05.2012, зареєстрована за № 140.

2. Копія свідоцтва про розірвання шлюбу (серія ІІ-АБ № 9876543), виданого 30.01.2012 відділом реєстрації актів цивільного стану Подільського районного управління юстиції у м. Києві.

3. Копія паспорта (серія БВ № 998877), виданого 04.05.2012 Подільським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

Директор                                Далекоглядний                        Т. Б. Далекоглядний

Візи

Головний бухгалтер

Ощадна О. С. Ощадна

15.05.2012

Начальник відділу кадрів

Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012 

З наказом ознайомлена

Вовк В. П. Вовк

15.05.2012

Додаток 6

Приклад оформлення наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових і бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною неблагозвучного прізвища

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Усе робимо вчасно»

Код ЄДРПОУ 29465314

НАКАЗ

15.05.2012                               м. Київ                        № 239-к

Про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Квашні М. П.

У зв’язку зі зміною прізвища

ЗМІНИТИ:

Прізвище «Квашня» на «Хмельницький» у трудовій книжці, облікових та бухгалтерських документах Квашні Богдана Михайловича, заступника директора.

Підстави: 

1. Заява Квашні М. П. від 15.05.2012, зареєстрована за № 142.

2. Копія свідоцтва про зміну імені (серія І-НО № 1478567), виданого 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві.

3. Копія паспорта (серія СН № 367754), виданого 14.05.2012 Деснянським РУ ГУ МВС України у м. Києві.

Директор                                Далекоглядний                        Т. Б. Далекоглядний

Візи

Головний бухгалтер

Ощадна О. С. Ощадна

15.05.2012

Начальник відділу кадрів

Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012 

З наказом ознайомлений

Хмельницький Б. М. Хмельницький

15.05.2012

Додаток 7

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу

Прізвище Тетеря змінено на Сорока у зв’язку з реєстрацією шлюбу (свідоцтво про шлюб (серія І-БК № 1122334), видане 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві)

Начальник

відділу кадрів Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012

 

 Тетеря

 Сорока

Лідія

 Вікторівна

 22.06.1985

 15 липня 05

 Тетеря

 Черненко

Додаток 8

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з розірванням шлюбу

Прізвище Вовк змінено на Заєць

у зв’язку з реєстрацією шлюбу (свідоцтво про шлюб серія І-БК № 2587413, видане 15.11.2002 Дніпровським у м. Києві ВРАЦС)

Начальник

відділу кадрів Добренька Г. О. Добренька

20.11.2002

Прізвище Заєць змінено на Вовк

у зв’язку з розірванням шлюбу (свідоцтво про розірвання шлюбу (серія ІІ-АБ № 9876543), видане 30.01.2012 ВРАЦС Подільського районного управління юстиції у м. Києві)

Начальник відділу кадрів Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012

 

 Вовк

 Заєць

 Вовк

Валентина

 Павлівна

 17.04.1982

 20 квітня 01

 Вовк

 Макарченко

Додаток 9

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну власного імені

Ім’я Одарка змінено на Дарина у зв’язку зі зміною власного імені (свідоцтво про зміну імені серія І-НО № 1478523, видане 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві)

Начальник

відділу кадрі Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012

 

 Рахівниця

Одарка Дарина

 Сергіївна

 23.07.1987

 12 січня 05

 Рахiвниця

 Веселка

Додаток 10

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну неблагозвучного прізвища

Прізвище Квашня змінено на Хмельницький (свідоцтво про зміну імені серія І-НО № 1478567, видане 09.04.2012 ВРАЦС Деснянського районного управління юстиції у м. Києві)

Начальник

відділу кадрів Вишенька О. П. Вишенька

15.05.2012

 

 

 Квашня

 Хмельницький

 Богдан

 Михайлович

 25.09.1989

 23 лютого 06

 Квашня

 Вишенька

Додаток 11

Приклад внесення відомостей про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу до особової картки працівника

Товариство з обмеженою відповідальністю

Типова форма № П-2

«Усе робимо вчасно»

найменування підприємства (установи, організації)

Код ЄДРПОУ 29465314

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомстату та

Міністерства оборони України

25.12.2009 № 495/656

Дата заповнення

Табельний номер

Індивідуальний ідентифікаційний номер

Стать (чоловіча, жіноча)

Вид роботи (основна, за сумісництвом)

12.12.2010

127

2345678901

ж

основна

ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1. Прізвище Тетеря  Сорока  Ім’я Лідія По батькові Вікторівна

2. Дата народження « 22 » червня 19 85 р. 3. Громадянство громадянка України

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища) повна вища

Додаткові відомості прізвище Тетеря змінено на Сорока у зв’язку з реєстрацією шлюбу (наказ від 15.05.2012 № 237-к)

           

Додаток 12

Приклад внесення до Журналу обліку особових справ інформації про нове прізвище працівниці після укладення шлюбу

ЖУРНАЛ
обліку особових справ

№ з/п

Дата формування

Прізвище, ім’я, по батькові працівника

Посада

Структурний підрозділ

Примітка

1

2

3

4

5

6

...

...

...

...

...

...

139

12.12.2010

Тетеря Сорока

Лідія Вікторівна

бухгалтер

бухгалтерія

Прізвище змінено у зв’язку з реєстрацією шлюбу (наказ від 15.05.2012 № 237-к)

...

...

...

...

...

...

Додаток 13

Приклад оформлення наказу про внесення змін до наказу про затвердження складу інвентаризаційної комісії

Товариство з обмеженою відповідальністю

«Усе робимо вчасно»

Код ЄДРПОУ 29465314

НАКАЗ

16.05.2012                               м. Київ                        № 145

Про внесення змін до складу
інвентаризаційної комісії

У зв’язку зі зміною персональних даних члена інвентаризаційної комісії Рахівниці О. С., бухгалтера (зміна власного імені з Одарка на Дарина)

НАКАЗУЮ:

Внести до складу інвентаризаційної комісії ТОВ «Усе робимо вчасно», затвердженого наказом директора Товариства від 10.10.2011 № 249, такі зміни:

ініціали члена комісії Рахівниці змінити з «О. С.» на «Д. С.».

Підстави:  1. Доповідна записка головного бухгалтера Ощадної О. С. від 16.05.2012 № 231.

               2. Наказ директора ТОВ «Усе робимо вчасно» «Про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів Рахівниці О. С.» від 15.05.2012 № 239-к.

Директор                                Далекоглядний                        Т. Б. Далекоглядний

Візи:

Головний бухгалтер (заступник голови інвентаризаційної комісії)

Ощадна О. С. Ощадна

16.05.2012

Документи до теми

Документ

Допоможе вам

Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 453-IV (із змінами і доповненнями): ст. 28, 295

З’ясувати, що таке ім’я фізичної особи, у яких випадках можлива зміна складових імені (прізвища, власного імені, по батькові)

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 22.08.2000 № 1306

Дотримати строків подання до Пенсійного фонду заяви про обмін страхового свідоцтва у зв’язку зі зміною прізвища (власного імені, по батькові)

Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 10.11.2010 № 1025

Правила державної реєстрації актів громадського стану в Україні, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, зареєстровано у Мін’юсті 18.10.2000 за № 719/4940 (із змінами і доповненнями): пункт 6

Визначити, які документи підтверджують зміну прізвища, власного імені, по батькові

Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, зареєстровано у Мін’юсті 17.08.1993 за № 110 (із змінами і доповненнями): пункт 2.13

Дотримати порядку внесення змін про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) до трудової книжки та вкладиша до неї

Наказ Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.2009 № 495/656

Вести первинний облік працівників за чинною на сьогодні формою особової картки

Наказ Міністерства оборони України «Про затвердження Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах» від 15.12.2010 № 660 (зареєстровано у Мін’юсті 12.03.2011 за № 308/19046): пункт 3.4

Дотримати строки і форму повідомлення військкомату про зміну облікових даних військовозобов’язаного чи призовника, який змінив прізвище, ім’я чи по батькові

Дії кадровика у разі зміни працівником імені чи прізвища

Крок 1           
Отримуємо від працівника заяву про зміну прізвища або власного імені у трудовій книжці, облікових та бухгалтерських документах, засвідчуємо копії документів, що підтверджують зміну

Крок 2           
Керівник підприємства розглядає заяву працівника та оформлює резолюцію

Крок 3           
Готуємо проект наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів, передаємо проект наказу на підпис керівнику підприємства

Наказ про внесення змін до документів працівника у зв’язку зі зміною імені належить до групи наказів з особового складу (строк зберігання наказу — 75 років). Датою внесення змін до документів є дата реєстрації наказу

Крок 4           
Вносимо зміни до трудової книжки працівника

Крок 5           
Вносимо зміни до облікових та бухгалтерських документів

Вносимо зміни до особової картки, Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, інших реєстраційних форм, які ведуться на підприємстві (алфавітна картка, штатно-посадова книга, журнал обліку працівників особливих категорій тощо)

Крок 6           
Долучаємо копію наказу та нових особистих документів до особової справи працівника, вносимо зміни до облікових документів особової справи

Крок 7           
Вносимо відомості про зміну імені до Журналу обліку особових справ

Крок 8           
Вносимо зміни до розпорядчих документів роботодавця (за потреби)

Якщо працівника, який змінив прізвище (ім’я, по батькові), включено до колегіальних органів підприємства (наприклад, комісія із соціального страхування, кваліфікаційна комісія, інвентаризаційна комісія тощо) або до робочих груп, що працюють протягом тривалого часу (скажімо, робоча група з підготовки підприємства до роботи у зимовий період, робоча група з розробки програми перспективного розвитку підприємства тощо), радимо внести зміни щодо імені працівника до розпорядчих документів (накази, розпорядження), якими було створено відповідні колегіальні органи

Крок 9           
Оформлюємо документи для заміни свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування

Крок 10         
Якщо працівник є військовозобов’язаним чи призовником, вносимо відомості про зміну імені до картотеки військового обліку, повідомляємо військкомати про зміну облікових даних

Крок 11         
Повідомляємо працівнику про необхідність обміну облікової картки фізичної особи — платника податків (ідентифікаційного номеру)



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Упс! Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

Витратіть на реєстрацію лише 57 секунд і отримайте доступ до:

форм та зразків для скачування
✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ключ від всіх дверей!

Реєструйтеся та отримуйте доступ до:

✓ актуальних статей від редакції журналу «Кадровик-01»
✓ докладних відповідей на складні робочі ситуації
✓ найсвіжіших новин для фахівців кадрової справи
довідників, вкрай необхідних для щоденної роботи та інших корисних матеріалів



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І отримати доступ на сайт
Знадобиться лише хвилина!
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль