Оформлення дубліката трудової книжки

4266
Порядок оформлення та видачі дубліката трудової книжки регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58

Хоча процедуру оформлення дубліката трудової книжки чітко і докладно прописано в окремому розділі Інструкції № 58, на практиці у відповідній ситуації кадровики часто припускаються помилок.

Увага!

Видача дубліката трудової книжки організацією, до якої працевлаштовується працівник, — помилка.

Доволі часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформлює дублікат на новому місці роботи. Утім, пунктом 5.1 Інструкції № 58, установлено, у разі втрати трудової книжки особа має звернутися із заявою про оформлення і видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.

Якщо при оформленні особи на роботу з’ясовано, що вона втратила трудову книжку, кадровик має лише роз’яснити особі порядок оформлення дубліката і порадити їй звернутися до попереднього роботодавця.

Припустимо, що з проханням про видачу дубліката трудової книжки до організації звернувся колишній працівник, для якого організація є останнім місцем роботи. Ваші дії…

Установлюємо факт роботи в організації

До оформлення дубліката необхідно переконатися, що особа, яка заявила про втрату трудової книжки, дійсно працювала в організації. Зробити це дуже легко у разі, якщо в організації ведеться алфавітна картотека (або алфавітна книга).

Увага!

Алфавітну картотеку (книгу) доцільно вести в організаціях з метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників. До алфавітних карток (книг) вносяться облікові дані працівника (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийняття на роботу та звільнення (найменування структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу). Також в алфавітній картці (книзі) доцільно зазначати іншу облікову інформацію (номери особової картки та особової справи, реєстраційний номер трудової книжки за Книгою реєстрації руху трудових книжок та вкладишів до них, табельний номер тощо).

Маючи під рукою такий інформаційно-пошуковий інструмент як алфавітна картотека (книга), дуже легко визначити, чи дійсно особа працювала в організації, та швидко знайти в архіві організації всі документи, необхідні для оформлення дубліката трудової книжки (накази про прийняття, переведення, звільнення; особову картку, особову справу) та надання особі інформації про минулу трудову діяльність для отримання документів з попередніх місць роботи.

Якщо алфавітна картотека (книга) відсутня, то для встановлення факту роботи особи в організації слід звернутися до картотеки особових карток звільнених працівників. Нагадаємо, що такі картки зберігаються окремо від особових карток осіб, які працюють в організації.

Роз’яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки

Роз’ясніть особі, що відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки, оформлений у встановленому порядку, видається не пізніше 15 днів після подання заяви, а у разі ускладнення — в інші строки.

Також особі має бути роз’яснено, що згідно з пунктом 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки має бути внесено інформацію про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації та яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути засвідчені у встановленому порядку:

  • довідки про роботу в інших організаціях;
  • копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
  • дипломи (свідоцтва);
  • довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю;
  • трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Особа має знати, що ця інформація є необхідною для визначення тривалості страхового стажу як для призначення пенсії, так і для призначення допомоги по безробіттю або з тимчасової непрацездатності . Особа має усвідомлювати, що відповідні документи рано чи пізно доведеться збирати, тому, якщо є час, краще зробити це одразу.

Увага!

Інструкція № 58 не містить норм, які б зобов’язували громадян збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та надавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок.

Часто працівники взагалі відмовляються надавати документи, які підтверджують попередній стаж, мотивуючи це тим, що організації, де вони раніше працювали, відшукати неможливо, або подати трудову книжку на нове місце роботи потрібно терміново, оскільки новий роботодавець не згоден чекати, поки стаж буде повністю відновлено.

У таких випадках припустимо вносити до дублікатів трудових книжок записи лише про останнє місце роботи. Проте бажано, аби працівник власноруч засвідчив своє бажання отримати такий дублікат трудової книжки, зазначивши про це в тексті заяви про видачу дубліката.

Надаємо інформацію про попередні місця роботи

Згідно з частиною сьомою пункту 5.3 Інструкції № 58 роботодавець зобов’язаний сприяти працівнику в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню в організацію. Така допомога може виражатися у наданні інформації про назви організацій, у яких раніше працювала особа, й дати прийняття і звільнення з них.

Так, наприклад, з відомостей, зазначених в особовій картці, можна дізнатися про назву організації, в якій особа працювала безпосередньо перед влаштуванням на останнє місце роботи, та дату звільнення з цієї організації. За датою звільнення у відповідній організації можна легко відшукати особову картку, оскільки ці картки формуються у справи і зберігаються за датою (роком) звільнення працівників. А за особовою карткою вже можна легко встановити дату прийняття працівника на роботу, дати переведень (якщо такі мали місце) та номери і дати відповідних наказів.

У такий же спосіб (ланцюжком) можна встановити і назви всіх попередніх місць роботи.

Якщо на працівника велась особова справа, відновити попередню трудову біографію ще простіше: в особовому листку з обліку кадрів відображаються не лише назва організації та місяць і рік звільнення, а й місяць і рік прийняття до відповідної організації.

Надання особі максимальної інформації про її попередню трудову діяльність значно скоротить час збирання необхідних документів.

Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки

Після того, як особа визначиться, чи буде вона збирати довідки з попередніх місць роботи та скільки приблизно часу їй для цього знадобиться, вона має написати заяву на ім’я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.

У заяві особа в обов’язковому порядку має зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, які підтверджують попередній трудовий стаж, та про те, що в дублікаті буде відображено лише такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими до кадрової служби документами з попередніх місць роботи.

Якщо особа не має бажання збирати документи про минулу трудову діяльність, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей лише про останнє місце роботи, це також має бути вказано у заяві.

Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки

Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник організації та оформлює його у вигляді резолюції на заяві особи. В резолюції мають бути визначені виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації) та дата виконання доручення. Якщо дату заздалегідь визначити неможливо (невідомий термін збирання документів про минулу трудову діяльність), керівник в резолюції може зазначити, наприклад: «Строк виконання — 2 робочих дні з дати надання усіх необхідних документів».

Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, та перевіряємо правильність їх оформлення

Перевірте правильність оформлення та засвідчення наданих документів (наявність дат, номерів, підписів, розшифрувань підписів, відбитків печаток, відміток про засвідчення копії чи витягу тощо).

Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника суму вартості бланка трудової книжки (п. 6.1 Інструкції № 58). Оплату слід внести до каси організації. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки слугує прибутковий касовий ордер, оформлений у встановленому порядку.

Цей касовий ордер є підставою для списання з-під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих у бухгалтерії.

Після отримання від особи касового прибуткового ордеру зробить на ньому відмітку про серію і номер бланка трудової книжки, який буде оформлено як дублікат.

Заповнюємо титульний аркуш дубліката трудової книжки

Відомості про працівника записуються на титульному аркуші дубліката трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту (п. 2.11 Інструкції № 58).

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

Оформлення дубліката трудової книжки

У правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо в організації є штамп з відповідним текстом, проставляється відбиток такого штампу.

Після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).

Титульний аркуш дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого проставляється печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Інструкції № 58).

Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки

Правила та порядок внесення записів про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки визначено пунктом 5.2 Інструкції № 58.

Якщо до влаштування в організацію працівник вже працював і надав про це засвідчені у встановленому порядку документи, то до графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття в організацію, який підтверджено документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, в якій організації, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

  • у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
  • у графі 3 пишеться найменування організації, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Запис до дубліката трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу у тій самій організації, про це також вноситься відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 — причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі відомості.

Увага!

Якщо документи містять неповні відомості про роботу у минулому, до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено відповідні записи до дубліката.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо до влаштування в організацію особа ніде не працювала, або працювала, але відповідних документів не надала, дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами оформлення трудових книжок працівників. А саме: до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Усі записи про роботу, заохочення і нагородження за час роботи в організації, що внесені до дубліката трудової книжки, засвідчуються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

Видаємо особі дублікат трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець має на власний розсуд визначити, в який спосіб слід це робити.

Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну відмітку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ось так просто підете і недочитаєте?



Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ.

Витратите не більше 1 хв — натомість продовжете читання без перешкод.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і дочитаю
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль