Активуйте подарунковий доступ >

Кадровик01

Формування особової справи працівника

  • 20 березня 2017
  • 18262

Особова справа — це сукупність документів, в яких відображено відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні відзнаки та заохочення.

Робота з особовими справами перед усім передбачає обов’язкове їх ведення на працівників певних категорій, та тих, хто працює за сумісництвом. На всіх інших працівників особова справа ведеться за можливості.

Формування особової справи передбачає певну послідовність документів, склад яких визначено законодавством.

Розгляньмо порядок формування особової справи для новоприйнятого працівника.

Заповнення особового листка з обліку кадрів та складання автобіографії

В особовому лиску з обліку кадрів працівник зазначає відомості про себе, про навчання, військову службу, попередні місця роботи. Такі відомості вносяться на підставі паспорта, документів про освіту, військового квитка, трудової книжки та інших особистих документів.

Працівник власноруч має заповнити особовий листок в одному примірнику. Жодних скорочень, виправлень, помарок, доповнень та змін (приміром, — одружився чи закінчив ВНЗ) — не допускається.

Автобіографія — це документ, у якому працівник стисло висвітлює свій життєпис. Зазвичай оформлюється на стандартному аркуші формату А4. Але кадрова служба може розробити трафаретний бланк автобіографії, що значно зручніше для заповнення.

Після заповнення особового листка та автобіографії варто перевірити відповідність поданої інформації відомостям в особистих документах працівника.

Доповнення до особового листка

Доповнення до особового листка вносить фахівець кадрової служби. Саме у доповненні фіксуються усі зміни, що відбувалися з працівником від моменту прийняття на роботу. Це можу бути:

Рекомендована форма Доповнення до особового листка з обліку
(скачати)

Усі доповнення до особового листка фіксуються на підставі наказів, які видані організацією, та особистих документів працівника. Перед усім в доповнення вноситься інформація про прийняття працівника на роботу.

До відома!

Доповненнями до особового листка не будуть відомості про перебування працівника у відпустці чи запровадження режиму неповного робочого дня.

Якщо працівника прийнято на іншу посаду в тій самій організації на умовах внутрішнього сумісництва, варто оформити окрему особову справу, а не вносити доповнення.

Підкріплюємо копії особистих документів до особової справи працівника

Які копії особистих документів потрібно долучити до особової справи працівника та порядок їх засвідчення — читайте у консультації «Копії документів в особовій справі працівника»

Оформлення обкладинки особової справи працівника

Для полегшення роботи з особовою справою усі документи працівника доцільно вкласти в папку-реєстратор.

Написи на обкладинку особової справи наносяться чорним світлостійким чорнилом або пастою відповідно до норм пункту 9 глави 2 розділу VI Правил № 1000/5.

Звертаємо увагу, що при оформленні та веденні особової справи працівника сторінок не нумерують. Це робиться після звільнення працівника при підготовці до передавання справи на архівне зберігання.

Внутрішній опис документів особової справи

Внутрішній опис заповнює фахівець кадрової служби при первинному оформленні справи.

Як правильно скласти внутрішній опис документів особової справи та його бланк — у консультації «Внутрішній опис документів особової справи працівника: формування та облік»

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся

Кадрові звіти 2019

У 2019 році кадровиків очікує підготовка 13-ти звітів. Які саме звіти доведеться подавати та за якими формами складати, — у таблиці кадрових звітів 2019.

 Скачати таблицю