text
Кадровик01

Облік та зберігання особових справ працівників

  • 28 березня 2017
  • 4684

Особова справа — це комплекс документів працівника, у яких міститься найповніша інформація про його біографічні дані та трудову діяльність.

Облік справ на підприємстві ведеться за зведеною номенклатурою справ — обов’язковий для кожної організації систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.

Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатур справ структурних підрозділів і містить заголовки усіх справ, заведених в організації. Номенклатура справ кадрової служби є частиною зведеної номенклатури справ.

Облік особових справ працівників

Облік усіх справ, що формуються в діяльності кадрової служби ведеться саме за номенклатурою справ. Але особові справи працівників становлять виняток — їх включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою справ, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ.

Форму Журналу обліку особових справ організація визначає самостійно. До вашої уваги  рекомендована експертами журналу «Кадровик-01» форма Журналу обліку особових справ.

Порада

Якщо у вашій організації облік особових справ ще не запроваджено, оформіть Журнал обліку особових справ та зареєструйте в ньому усі особові справи, заведені на працівників.

Після реєстрації у Журналі обліку доцільно запровадити індексацію особових справ.

Наприклад, так: індекс особової справи працівника — 03-26/136, де 03-26 — індекс особових справ відповідно до номенклатури справ кадрової служби, 136 — номер особової справи працівника за Журналом обліку особових справ.

Зберігання особових справ

Особові справи містять важливі відомості про працівника та його трудову діяльність, зокрема персональні дані працівника (відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, за якими вона може бути ідентифікована).

Персональні дані є об’єктом захисту (ст. 5 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI).

Організація, що обробляє персональні дані працівників, повинна забезпечити захист цих даних.

З урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та правил загального діловодства особові справи працівників мають зберігатися в кадровій службі окремо від інших справ. Відповідальність за їх збереження покладається на керівника кадрової служби.

Особові справи працівників мають зберігатися у вертикальному положенні у спеціально оснащених сейфах або металевих шафах, що зачиняються.

Як правило, особові справи розташовують в алфавітному порядку.

Доступ до особових справ має бути обмежено. Його дозволяють лише працівникам кадрової служби.

Увага!

У кадровій службі зберігаються особові справи працюючих осіб, а також особові справи звільнених осіб протягом двох років після звільнення.

Після завершення строку поточного зберігання особові справи працівників, звільнених у певному році, формують у зведену справу, оправляють у тверду обкладинку, передають на зберігання до архівного підрозділу організації.

На практиці це роблять на початку діловодного року.

Прикріплені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Рекомендована форма Журналу обліку особових справ.docx
Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон