Розроблення інструкції з кадрового діловодства

6247
Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

Організація діловодства на підприємстві регламентується нормативно-правовими актами України та локальними нормативними документами організації. Зазвичай, таким локальними документом є інструкція з діловодства.

Традиційно один з розділів інструкції з діловодства присвячують документуванню процесів, пов’язаних з управлінням персоналом (організацією кадрового діловодства), оскільки кадрове діловодство є невід’ємною частиною діловодства загального.

Однак практика документування управлінських процесів свідчить, що у загальному обсязі документообігу обсяг кадрових документів є досить значним, а організація кадрового діловодства має суттєві відмінності від організації діловодства загального. До того ж документування роботи з персоналом спирається не лише на нормативно-правову базу загального діловодства, а й на нормативно-правові акти, що регулюють трудові відносини, визначають вимоги щодо захисту прав та інтересів працівників (недаремно у фаховій літературі та в навчальних програмах кадрове діловодство часто відносять до спеціального).

Те, що інструкція з кадрового діловодства принесе користь, не підлягає сумніву. Втім, розроблення інструкції — це додаткове завдання для кадрової служби, до того ж потрібно ще переконати керівництво в тому, що такий документ справді потрібен.

Інструкція з кадрового діловодства: аргументи «за»

Дає змогу пов’язати кадрові процедури з необхідними документами

Крім документів, які спеціалісти з документознавства і архівної справи традиційно відносять до кадрових (накази про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на інші посади, звільнення, направлення у відрядження, надання відпусток; особові картки; документи особових справ; трудові книжки тощо), в діяльності кадрової служби створюється комплекс документів, у яких відображаються інші важливі процеси роботи з персоналом: підбір, підвищення кваліфікації, облік, звітність з праці тощо.

Складання та оформлення кадрової документації, її використання, забезпечення збереженості документів вимагають дотримання певного порядку, що відповідав би як вимогам законодавства, національних стандартів з питань діловодства, так і внутрішніх документів.

Дає змогу встановити конкретний порядок документування вимог законодавства

Працівникам кадрових служб добре відомо, що досить часто законодавчим актом встановлено лише вимогу або висловлено рекомендацію щодо дотримання певних обов’язкових процедур. Утім, як правило, конкретний порядок документаційного забезпечення реалізації цих процедур не регламентується.

Приклад

Кодексом законів про працю України (КЗпП) передбачено інформування працівника під особистий підпис про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах (ст. 29 КЗпП ).

Згідно зі статтею 32 КЗпП працівника необхідно повідомити про зміну істотних умов праці не пізніше, ніж за два місяці.

Кодексом визначено й інші обов’язкові вимоги, яких повинен дотримуватися роботодавець, наприклад, вести облік понаднормових робіт (ст. 65 КЗпП ).

Законом України «Про відпустки» передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам.

Способи практичної реалізації наведених вимог законодавства обираються роботодавцем самостійно

Визначити конкретні форми повідомлень, облікових форм можна за допомогою інструкції з кадрового діловодства.

Дає змогу регламентувати питання, що віднесені законодавством до внутрішніх

За допомогою Інструкції з кадрового діловодства можна регламентувати широке коло питань, які віднесені законодавством до внутрішніх питань, зокрема, визначити:

  • форму, за якою в організації складаються накази про прийняття на роботу, надання відпустки, звільнення — за типовими формами, затвердженими Держкомстатом, чи за формами, відмінними від типових;
  • порядок візування кадрових документів, у т. ч. наказів;
  • порядок реєстрації кадрових наказів, у т. ч. присвоєння реєстраційних індексів різним видам наказів;
  • перелік посад працівників, на яких в організації ведуться особові справи, перелік документів, що долучаються до особових справ, порядок формування документів особової справи;
  • шаблони документів, для яких немає унормованих форм (наприклад, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, внутрішній опис документів особової справи, повідомлення працівника по зміну істотних умов праці тощо);
  • форми журналів реєстрації документів, наприклад, журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (або тимчасового) строку зберігання, журналу обліку особових справ, журналу обліку відпусток тощо.

Розроблення Інструкції з кадрового діловодства: все починається з наказу

Інструкція з кадрового діловодства складається за загальними правилами підготовки організаційних документів, локальних нормативних актів організації.

Для якісної підготовки інструкції з кадрового діловодства доцільно видати наказ керівника організації, яким визначатимуться відповідальні за складання проекту інструкції, строки його підготовки.

Підготовці Інструкції має передувати:

  • вивчення нормативно-методичної бази загального діловодства та документування кадрової роботи;
  • аналіз документопотоків, видів документів, що створюються в результаті документування кадрової роботи.

На підставі такого аналізу визначається структура інструкції.

Структура інструкції з кадрового діловодства: від загального до конкретного

Інструкція з кадрового діловодства може містити такі розділи:

  • Загальні положення;
  • Документування кадрової діяльності;
  • Організація кадрового документообігу та контроль виконання кадрових документів;
  • Особливості документування окремих кадрових процедур;
  • Організація документів у кадровому діловодстві;
  • Підготовка справ кадрової служби до передавання на архівне зберігання;
  • Додатки.

Розділ «Загальні положення»

У цьому розділі визначаються:

  • призначення та завдання інструкції;
  • нормативно-методичні документи, на підставі яких її розроблено;
  • відповідальні за ведення кадрового діловодства в організації;
  • порядок прийняття-передавання справ у разі звільнення керівника кадрової служби та її працівників.

Розділ «Документування кадрової діяльності»

Зазначений розділ може складатися з кількох підрозділів, наприклад, «Перелік кадрових документів організації», «Правила складання та оформлення кадрових документів в організації».

Матеріали підрозділу «Склад кадрових документів» слугуватимуть підставою для розроблення Табеля форм кадрових документів.

Увага!

Табель форм кадрових документів, як правило, є додатком до інструкції. У Табелі визначається необхідний та достатній комплекс форм кадрових документів. Унормованої форми Табеля немає, вона складається організацією самостійно

У підрозділі «Правила складання та оформлення кадрових документів» доречно викласти:

  • склад реквізитів, що використовуються при оформленні кадрових документів;
  • правила оформлення документів;
  • види бланків кадрових документів, порядок їх використання.

Розділ «Організація кадрового документообігу та контроль виконання кадрових документів»

У цьому розділі викладаються вимоги щодо організації документопотоків — від створення або надходження документа до його відправлення чи виконання.

Положення розділу є основою для розроблення графіка документообігу кадрової служби.

Графік документообігу повинен містити усі дії, що виконуються у процесі роботи з документом, виконавців, а також періодичність створення документа; кількість примірників, підстави для створення тощо.

У графіку документообігу відображаються технологічні процеси оброблення кадрових документів:

  • підготовка проекту документа;
  • погодження документа;
  • підписання документа;
  • затвердження документа;
  • реєстрація документа;
  • передавання документа на виконання;
  • контроль виконання;
  • зберігання документа в поточному діловодстві;
  • передавання документа на зберігання до архівного підрозділу (архіву) організації.

Також у розділі висвітлюються загальні вимоги щодо візування та підписання документів, зокрема, наказів з кадрових питань.

Увага!

Як відомо, реквізит «Підпис», на відміну від реквізиту «Візи», є обов’язковим. Саме підпис надає документові юридичну силу. Особливе значення це має для документів, що стосуються прав та інтересів працівників. Отже, порядок підписання документів має бути викладено чітко і однозначно. Також варто передбачити, кому делеговано право підпису документів. Наприклад, з метою раціональнішого використання робочого часу керівника, оптимізації процесів документування, повноваження щодо підписання наказів про відрядження чи надання відпусток можуть бути надані заступникам керівника. Зверніть увагу, що передавання повноважень не повинно суперечити установчим документам організації

У положеннях розділу закріплюється порядок реєстрації та обліку документів, що ведуться в кадровій службі (у т. ч. трудових книжок та вкладишів до них, особових справ, довідок тощо), порядок присвоєння індексів, що надаються під час реєстрації кадровим наказам.

Порада

У розділі «Організація кадрового документообігу та контроль виконання кадрових документів» доцільно висвітлити питання впровадження автоматизованих технологій у кадрове діловодство

Розділ «Особливості документування окремих кадрових процедур»

Цей розділ доречно складати з кількох підрозділів. Кожен з підрозділів відповідатиме певній кадровій процедурі, наприклад:

У розділі докладно розглядаються процеси документування кадрових процедур з посиланням на зразки оформлення необхідних документів, відображається специфіка їх підготовки, візування, підписання, ознайомлення працівників тощо.

Розділ «Організація документів у кадровому діловодстві»

У зазначеному розділі можуть бути висвітлені порядок складання, оформлення, погодження та затвердження номенклатури справ кадрової служби, а також вимоги щодо формування документів у справи.

Порядок підготовки номенклатури справ кадрової служби повинен відповідати основним положенням інструкції з діловодства, що стосуються порядку складання номенклатури справ структурного підрозділу, формування документів у справи. Але при цьому враховується специфіка документування кадрових процесів.

Розділ «Організація документів у кадровому діловодстві» повинен містити правила формування особових справ, ведення особових карток. Зокрема, необхідно визначити перелік документів, що формуються в особову справу працівника, порядок їх розташування, оформлення внутрішнього опису документів, внесених до особової справи.

Розділ «Підготовка справ кадрової служби до передавання на архівне зберігання»

Цей розділ визначатиме правила проведення експертизи цінності кадрових документів, складання, оформлення, схвалення, погодження та затвердження описів справ з особового складу, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання кадрових документів. Також слід висвітлити основні питання взаємодії кадрової служби з архівним підрозділом (архівом), визначити строки та порядок передавання справ з кадровими документами до архіву.

Додатки до Інструкції з кадрового діловодства

До Інструкції мають додаватися усі необхідні додатки, зокрема:

  • графік документообігу кадрової служби;
  • табель форм кадрових документів;
  • зразки оформлення кадрових наказів та витягів з них;
  • зразки оформлення заяв про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, внесення змін до облікових даних тощо;
  • зразки оформлення актів приймання-передавання справ у разі зміни керівника кадрової служби або її працівників;
  • зразки оформлення довідок;
  • зразки оформлення номенклатури справ кадрової служби (з бланком підсумкового запису), описів справ документів з особового складу, постійного та тривалого зберігання;
  • бланки особового листка з обліку кадрів та доповнення до нього, внутрішнього опису документів особової справи, приклад оформлення обкладинки особової справи;
  • форми журналів реєстрації наказів (за їх видами), заяв працівників, особових справ, посвідчень про відрядження, інших внутрішніх документів, реєстрацію яких покладено на кадрову службу (посадові інструкції, положення про структурні підрозділи, пояснювальні записки тощо).

Погодження та затвердження інструкції з кадрового діловодства

Проект інструкції з кадрового діловодства погоджується посадовими особами у порядку, визначеному локальними нормативними документами, зокрема, інструкцією з діловодства.

Якщо під час погодження посадові особи зробили пропозиції, зауваження та доповнення до проекту інструкції, вони ретельно аналізуються, у т. ч. на предмет відповідності нормативним актам. Після цього прийнятні пропозиції вносяться до проекту. Якщо певні пропозиції чи доповнення відхилено, про це необхідно повідомити їх авторів



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ось так просто підете і недочитаєте?



Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ.

Витратите не більше 1 хв — натомість продовжете читання без перешкод.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і дочитаю
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль