Засвідчення копій документів: кому надається таке право

3882
За загальним правилом роботодавець надає уповноваженій особі право засвідчення копій документів певного виду (наказів, особистих документів працівників), а не будь-яких документів для зацікавлених структурних підрозділів чи інших юридичних та фізичних осіб.

Зазвичай право засвідчення копій документів фіксується в Інструкції з діловодства організації, однак таким документом може бути й Посадова інструкція працівника (розділ Права посадової інструкції).

Умовно документи, копії яких засвідчуються, можна поділити на такі групи:

  • що використовуються в межах організації;
  • що видаються для використання за межами організації.

Якщо йдеться про першу групу документів, то роботодавець може уповноважити будь-якого працівника організації засвідчувати копії особистих документів працівників для внутрішніх потреб організації, але таке право має бути визначено у локальних нормативних актах організації. Тому працівник кадрової служби може засвідчувати копії документів, визначених у запитанні, виключно в силу наданих йому локальними нормативними актами повноважень і аж ніяк не на прохання інженера з охорони праці.

Якщо кількість копій документів, які необхідно засвідчувати, велика — роботодавець може надати право засвідчення копій документів відповідного виду й інженеру з охорони праці.

Стосовно другої групи документів хотілося б зауважити таке. Зазвичай, засвідченими можуть бути лише копії документів, які створювалися в організації (накази, витяги з них, копії будь-яких документів, що готуються на вимогу суду: табелів обліку робочого часу, посадових інструкцій, колективного або трудового договорів тощо).

Підтвердженням тому є норми Указу Президії Верховної Ради СРСР «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» від 04.08.1983 № 9779-X (зокрема, п. 1 Указу), який діє в Україні відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12.09.1991 № 1545, якою передбачено, що до прийняття відповідних актів законодавства України на території республіки застосовуються акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції і Законам України.

Аналогічна норма міститься у пункті 76 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242: «…установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, а також у випадках підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо)».

Правом засвідчувати копії особистих документів для «зовнішніх» потреб наділені лише нотаріуси в силу повноважень, наданих їм статтями 4 та 34 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-XII (далі — Закон про нотаріат), уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування у населених пунктах, де немає нотаріусів (ст. 37 Закону про нотаріат), та консульські установи України (ст. 38 Закону про нотаріат). Виняток становлять трудова книжка, копію (фотокопію) якої може засвідчити роботодавець в силу особливостей зберігання цього документа в організації, визначеного Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, та листок непрацездатності.

Чи може кадровик на прохання інженера з охорони праці засвідчувати копії документів для використання їх у роботі та подання до Фонду?

Якщо певні документи (їх копії) необхідно надати до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (далі — Фонд) з метою призначення, перерахування та проведення страхових виплат застрахованим особам (членам їх сімей) у разі настання нещасного випадку на виробництві та/або професійного захворювання, то, насамперед, необхідно визначитися з тим, які документи мають бути надані. Перелік документів, необхідних для призначення, перерахування та проведення страхових виплат міститься у Порядку призначення, перерахування та проведення страхових виплат (далі — Порядок), затвердженому постановою правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 27.04.2007 № 24 (п. 2.7, 3.1, 5.3, 6.1.1. Порядку).

Нормативним актом визначено й порядок засвідчення копій документів. Так, відповідно до пункту 2.7 Порядку роботодавцю для отримання працівником допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю до відновлення працездатності або встановлення інвалідності необхідно подати до Фонду, окрім інших документів, копію листка непрацездатності (яку може засвідчити як роботодавець, так і працівник робочого органу виконавчої дирекції Фонду на підставі оригіналу, наданого роботодавцем), та витяг з табеля обліку робочого часу потерпілого працівника, засвідчений роботодавцем.

Якщо роботодавець уповноважив працівника кадрової служби або інженера з охорони праці засвідчувати копії зазначених документів (листок непрацездатності, табель обліку робочого часу), то вчиняти такі дії будуть саме ці особи, якщо ні — засвідчуватиме копії роботодавець.

Якщо ж необхідно надати до Фонду копії інших особистих документів (наприклад, для призначення виплати одноразової допомоги та щомісячної страхової виплати в разі смерті працівника необхідно надати копії свідоцтва органу реєстрації актів громадянського стану про смерть, копії свідоцтва органу реєстрації актів громадянського стану про шлюб, копії свідоцтва про народження дитини тощо), то такі копії, відповідно до Порядку, засвідчує працівник робочого органу виконавчої дирекції Фонду на підставі наданого оригіналу.

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу
нормативно-методичного забезпечення діловодства департаменту діловодства,
формування, зберігання та обліку документів
Національного архівного фонду Державної архівної служби України

Юлія Видиборець,
головний редактор системи «Expertus: Кадри»



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Ось так просто підете і недочитаєте?



Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ.

Витратите не більше 1 хв — натомість продовжете читання без перешкод.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і дочитаю
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль