Завірення копій документів: покроковий алгоритм

17 вересня 2020
58861
Середній бал: 5 із 5
член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Копія документа — це більше, ніж просто ксерокс чи скан. Працівник просить видати копію документа щодо його трудової діяльності? Керівник доручив підготувати копії документів для правоохоронних органів чи партнерів? Скористайтеся інструкцією від експертів, щоб правильно оформити копії, надати їм юридичної сили та мати підтвердження, що видали копії запитувачам вчасно.

Загальні положення

Копія — це точне відтворення змісту та реквізитів оригінального документа.

Копії можуть бути засвідчені й незасвідчені. Юридичну силу мають лише засвідчені копії (п. 8 гл. 10 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Засвідчувати треба не всі копії, адже вірність деяких документів може підтвердити лише нотаріус.

Копії документів, які слід завіряти на підприємстві:

  • копії, що знімаєте з документів інших установ на вимогу суду чи правоохоронних органів;
  • копії документів з персональними даними, щодо трудової діяльності, які видаватимете працівникам за їх запитами, зокрема для вирішення правових питань в інших установах (наприклад, заяви, накази про прийняття, переведення, заохочення тощо);
  • копії документів нових працівників для особових справ;
  • копії створених на підприємстві документів, які видаватимете іншим установам чи громадянам за запитами та з дозволу керівника;
  • копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві підприємства;
  • витяги;
  • вільні копії — передруковані чи переписані оригінали.

Копії документів, які відповідно до законодавства потребують нотаріального засвідчення — це тиражовані копії організаційно-розпорядчих документів для внутрішнього використання у підрозділах, філіях, підвідомчих структурах.

Приклади документів:

  • положення;
  • інструкції;
  • правила;
  • плани;
  • накази, тощо.

Щоб одержати незасвідчену копію, достатньо зісканувати чи відксерити оригінал документа. Аби підготувати копію, що має юридичну силу, дотримуйтесь установленого порядку засвідчення копій документів. 

Як оформити витяг з документу?

Розглянемо детальніше, як відбувається завірення копій документів 2020.

КРОК 1. Перевірте оригінал документа

Переконайтеся, що документ, який копіюватимете, надрукований розбірливо і не містить виправлень.

Правила № 1000/5 забороняють виготовляти копії документів із нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями (п. 7 гл. 10 розд. II).

КРОК 2. Відксерте чи зіскануйте документ

Офісні копіювальні апарати точно відтворюють усі зовнішні ознаки документів та художні особливості їх реквізитів.

Копія документа, виготовлена за допомогою копіювального апарата чи сканера, мовою діловодства називається факсимільною (п. 11 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).

КРОК 3. Проставте відмітку «Копія»

За допомогою штампа чи від руки проставте відмітку «Копія»:

  • на лицьовому боці першого аркуша копії;
  • у верхньому правому куті (абз. 5 п. 8 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).
Завірення копій документів: алгоритм Чи обов’язково розпочинати накази словом НАКАЗУЮ?

КРОК 4. Оформте відмітку про засвідчення копії

Під реквізитом «Підпис» проставте відмітку про засвідчення копії. Структура відмітки:

  • слова «Згідно з оригіналом»;
  • назва посади й особистий підпис особи, яка засвідчує копію;
  • розшифрування підпису — ініціали та прізвище;
  • дата засвідчення.

Підстава — пункт 5.27 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі — ДСТУ 4163-2003).

Зразок засвідчення копій документів

засвідчення копій документів зразок

Ви можете засвідчити кожен аркуш копії, якщо цього вимагатиме ваш керівник або запитувач копії.

КРОК 5. Пронумеруйте сторінки копії

Якщо обсяг копії перевищує один аркуш і сторінки оригіналу не пронумеровані, пронумеруйте сторінки копії (п. 9 гл. 10 розд. II Правил № 1000/5).

Зазвичай документи друкують з одного боку аркуша, що ототожнює поняття «аркуш» і «сторінка».

Номери проставляйте посередині верхнього поля, арабськими цифрами, без слова «сторінка» чи скорочення «стор.» та без розділових знаків (п. 7.12 ДСТУ 4163-2003).

Першу сторінку не нумеруйте.

Відмітку про засвідчення копії доповніть записом про загальну кількість аркушів:

завірення копій документів

КРОК 6. Видайте копію працівнику, складіть супровідний лист для надсилання копії громадянину чи іншому підприємству

Якщо завірення копій документів на підприємстві робили для свого працівника — видайте. Якщо підготували їх на запит громадянина або іншого підприємства — складіть супровідний лист у двох примірниках. Копія буде додатком до супровідного листа.

Тепер ви знаєте порядок завірення копій документів 2020. Проте, якщо працівник просить копію документа, що стосується багатьох осіб, підготуйте витяг. Замість втрачених документів виготовляйте дублікати.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo