Особовий листок з обліку кадрів: рекомендована форма та правила заповнення

Або скористатися рекомендованими формами особового листка з обліку кадрів та доповненнями  до нього, розробленими експертами журналу «Кадровик-01».

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень та помарок. Інформацію в особовому листку має відповідати паспорту, військовому квитку, трудовій книжці, документам про освіту, іншим особистим документам.

В особовому листку зазначаються особисті відомості,зокрема про навчання, військову службу, роботу, що мали місце до прийняття в організацію.

При заповненні особового листка з обліку кадрів варто дотримуватися таких правил.

На усі запитання мають бути надані вичерпні відповіді. Не допускається перекреслювання граф, у разі негативної відповіді слід вказати: «не маю» тощо.

Прізвище, ім’я та по батькові —у називному відмінку (наприклад, Сидоренко Петро Володимирович).

Дата народження — арабськими числами (число, місяць, рік народження, наприклад, 16.09.1974).

У графі «Освіта» зазначається рівень освіти згідно із Законом України «Про освіту» та наявним документом про освіту:

• базова загальна середня (підтверджує свідоцтво про базову середню освіту);
• повна загальна середня (підтверджує атестат про повну середню освіту);
• професійно-технічна (підтверджує диплом кваліфікованого робітника);
• неповна вища (підтверджує диплом молодшого спеціаліста);
• базова вища (підтверджує диплом бакалавра);
• повна вища (підтверджує диплом спеціаліста чи магістра).

Якщо навчання триває, рівень освіти вказується відповідно до наявного документа про освіту (наприклад, якщо нині працівник навчається у магістратурі, рівень освіти зазначається як «базова вища»).

Назва навчального закладу прописується повністю, без скорочень. Наприклад: Київський національний університет імені Тараса Шевченка.

Напрям підготовки (спеціальність, спеціалізацію) має відповідати документу про освіту. Наприклад: «Правознавство»; «Документознавство та інформаційна діяльність».

Кваліфікація — так само. Наприклад: магістр права.

У графі «Наукові праці, винаходи, публікації у фахових періодичних виданнях» зазначаються опубліковані наукові праці із вихідними даними, запатентовані винаходи, статті.

За великої кількості наукових праць, винаходів, публікацій список може бути оформлений як додаток до особового листка. У такому разі у графі робиться посилання «Список наукових праць (винаходів, статей) додається».

У графі «Робота з початку трудової діяльності» відображається попередня трудову діяльність, включаючи роботу за сумісництвом. Якщо в одній й тій самій організації працівник обіймав різні посади, їх назви та періоди роботи необхідно вказати за кожною посадою.

За значної кількості державних нагород, відзнак, почесних звань дозволяється навести їх у додатку до особового листка, при цьому у графі робиться посилання «Список державних нагород (відзнак, почесних звань) додається».

Має бути вказано родинний стан на момент заповнення особового листка: «неодружений (незаміжня)», «одружений (заміжня)», «вдівець (вдова)» тощо.

Також варто вказувати членів родини (ПІБ, рік народження) та ступень споріднення. Наприклад:

Дружина — Сидоренко Марина Петрівна, 1976 р. н.

Син — Сидоренко Петро Петрович, 2004 р. н.

У графі «Додаткові відомості» можна вказати про належність до певної пільгової категорії («чорнобилець», особа з інвалідністю, одинока мати (батько) та ін.), що дає право на пільги та компенсації згідно із законодавством. Відомості слід зазначати із посиланням на відповідні документи.

Після заповнення особового листка з обліку кадрів працівник проставляє підпис та дату заповнення.