Інструкцією про службові відрядження передбачено, що працівників направляють у відрядження на підставі наказу керівника установи або його заступника. У наказі про відрядження має бути зазначено пункт призначення, найменування підприємства, в яке відряджено працівника, строк та мету відрядження.
Наказом Міністерства фінансів України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року № 260» від 21.06.2011 № 738 було скасовано форму посвідчення про відрядження. Відтоді посвідчення про відрядження оформлювати не потрібно, достатньо наказу на відрядження.
Бланк посвідчення про відрядження
Відповідно до наказу Міністерства фінансів України «Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та закордон» від 17.03.2011 № 362 сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Документами, що засвідчують вартість понесених витрат, є розрахункові документи. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження має регулюватися правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Але підприємства недержавної форми власності як внутрішній документ можуть встановлювати обов’язковість використання посвідчення про відрядження, форму якого зареєстровано наказом ДПА України від 28.07.1997 № 260.
Дізнайтеся, Якщо на підприємстві використовується посвідчення про відрядження, то воно може вважатися одним із підтвердних документів для виплати добових.
Відповідальність працівника за невчасний звіт про відрядження
Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях (далі — організація) забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи (ч. 1 ст. 140 КЗпП ). Тому для забезпечення трудової дисципліни працівниками, що направляються у відрядження, а також урегулювання організаційних та фінансових питань, пов’язаних із відрядженнями, організація має розробити Положення про відрядження (далі — Положення). У Положенні, зокрема, варто визначити термін, протягом якого працівник після повернення з відрядження зобов’язаний надати звіт про використання виданих на відрядження коштів, а також (за потреби) посвідчення про відрядження з необхідними відмітками.
Неподання працівником у термін, визначений Положенням, звіту про використані кошти під час відрядження та посвідчення про відрядження з необхідними відмітками можна класифікувати як порушення трудової дисципліни.
За порушення трудової дисципліни до працівника можна застосувати тільки один з таких заходів стягнення:
- догана;
- звільнення.
Варто пам’ятати, що дисциплінарне стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не можна накласти пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП ).
Отже, якщо роботодавець підозрює, що працівник неналежно виконав посадові обов’язки під час відрядження, рекомендуємо провести службове розслідування. За його результатами роботодавець зможе об’єктивно оцінити ситуацію та прийняти рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
Роботодавець має право одноосібно, не створюючи комісію, прийняти рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності на підставі документів (зокрема, пояснень працівника) та встановлених фактів.