Оформлення та зберігання документів з додатками

1568
Додаток — складова документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа. Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.

Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа — додатки до наказів. Деякі є самостійними документами — додатки до супровідних листів.

Документ із додатками має містити відмітку про наявність додатків. Додаток, своєю чергою, — відмітку із посиланням на основний документ.

Якщо додатків багато, оформляємо опис додатків.

Види додатків

Є три види додатків:

  • додатки, що затверджуються розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки тощо;
  • додатки довідкового характеру;
  • додатки — самостійні документи, що надсилаємо із супровідними листами.

Від виду додатків залежить оформлення відміток.

Накази й додатки — затверджені документи

У тексті наказу посилання на додаток наводимо у відповідному пункті розпорядчої частини:

Затвердити список працівників, які беруть участь у впровадженні системи електронного документообігу, що додається.

Затвердити Положення про експертну комісію (додаток 1).

Затвердити склад експертної комісії (додаток 2).

Затвердити та ввести в дію з 1 січня 2018 року новий штатний розпис (додається).

У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляємо гриф затвердження:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

_______ № _____

Слово «від» перед датою не пишемо.

Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На їх початку робимо відмітки за такою формою:

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

Додатки довідкового характеру

Додатки довідкового характеру — це графіки, схеми, таблиці, списки, особлива думка працівників тощо. На їх початку, вгорі праворуч оформляємо відмітку із посиланням на основний документ — акт, протокол, наказ тощо. Складові відмітки: вид, дата й номер основного документа.

Оформлення та зберігання документів з додатками

У тексті основного документа робимо відмітку про наявність додатків:

…що додається

згідно з додатком

(додаток 1)

відповідно до додатка 2

(див. додаток 3)

Супровідний лист і додатки — самостійні документи

У супровідному листі відмітку про наявність додатків розташовуємо після тексту перед підписом.

Форма відмітки залежить від того, чи наведено в тексті листа повну назву додатка.

У тексті листа наведено назву додатка:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

 У тексті листа назву додатка не наведено:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за II        квартал 2017 р. на 5 арк. в 1 прим.

               2. Графік ремонтних робіт на III квартал 2017 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо додаток теж має додатки, враховуємо їх у відмітці:

Додаток: лист Державної служби статистики України від 12.05.2017 № 59/02-01 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У документах, які надсилаємо із супровідним листом, жодних посилань на лист не оформляємо.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними адресами, відмітку про наявність додатка оформляємо за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Оформлення додатків

Додатки оформляють на стандартних аркушах. На другому і наступних аркушах додатка роблять відмітку:

Продовження додатка

Продовження додатка 1

Закінчення додатка

Єдиний додаток не нумерують. За наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери арабськими цифрами: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифрою не ставлять.

Додатки до документа візують:

  • укладач;
  • керівник структурного підрозділу, де працює укладач.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), затверджені розпорядчим документом директора, підписують керівники структурних підрозділів — на лицьовому боці останнього аркуша.

Опис додатків

Якщо документ має понад 10 додатків, потрібно скласти опис.

Опис додатків — це систематизований перелік документів, що додаються, із зазначенням їхніх заголовків, дат, реєстраційних індексів, а також кількості аркушів.

Оформлення та зберігання документів з додатками

В основному документі оформляємо відмітку за такою формою:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Зберігання додатків

Оригінали додатків незалежно від їх виду формують у справи разом з основними документами.

Наприклад, інструкцію про адміністрування договірної роботи, затверджену наказом керівника підприємства з основної діяльності (рішенням правління товариства), розміщують у справі після відповідного наказу (протоколу засідання правління). Додатки до листів — за супровідними листами, з якими їх надсилали кореспондентам.

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України

Тетяна Мартинюк, 
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»



Ваша персональна добірка.

    Підписка на найактуальніші статті

    Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Перевірте знання та здобудьте нові

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Самое выгодное предложение

    Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

    Живе спілкування з редакцією






    © Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

    Свідоцтво про державну реєстрацію
    КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012

    
    • Ми в соцмережах
    Позбудьтеся цього надокучливо вікна раз і назавжди!

    Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

    Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів.



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Що? Вже йдете? І не дочитаєте?



    Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ. Це займе не більше 1 хв — натомість надалі читатимете ще більше статей, запитаннь та відповідей.

    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І не відволікайтеся!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    ×

    Чекаю вас на безплатному вебінарі 2 серпня
    Перевірки роботодавців 2017: новий порядок