П’ять помилок при звільненні матеріально відповідальних осіб

Коли вирішує звільнитися працівник, із яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність, постають два непростих запитання: як звільнити матеріально-відповідальну особу та кому і як передати матеріальні (грошові) цінності?

Судова практика свідчить, що доволі часто роботодавці припускаються помилок, які дають привід колишнім працівникам звернутися до суду. Народна мудрість гласить — не вчися розуму до старості, але до смерті. Тож пропонуємо скористатися шкільним прийомом — зробити роботу над помилками.

Як звільнити матеріально відповідальну особу

Помилка 1
Не звільняти працівника допоки він не передав цінності

Порядок звільнення матеріально відповідального працівника, безумовно, має особливості, але підстави й оформлення кадрових документів — стандартні, як і для всіх інших працівників. І не має значення хто ініціює звільнення: працівник чи роботодавець.

Організувати передавання цінностей — завдання роботодавця. Безумовно, на це потрібен час. Тож роботодавець може відмовити працівнику у звільненні за угодою сторін «сьогодні на сьогодні», але не може цього зробити після спливу строку попередження про звільнення за власним бажанням. Доведеться задовольнити і прохання працівника про термінове звільнення, якщо є поважні причини для звільнення за власним бажанням

Помилка 2
Не видавати трудову книжку або не провадити розрахунок при звільненні, аби «стимулювати» вже колишнього працівника підписати документи, повернути цінності чи погасити борг

Якщо роботодавець має до колишнього працівника фінансові претензії, вирішувати їх потрібно у судовому порядку. Невидача трудової книжки в день звільнення, непроведення розрахунку не тільки не вирішать проблеми, а й можуть призвести до нових фінансових втрат, пов’язаних із оплатою вимушеного прогулу (ч. 6 ст. 235 КЗпП) або виплати працівникові середнього заробітку за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ч. 1 ст. 117 КЗпП).

Кому і як передати цінності

Обставини, за яких потрібно передати цінності, можуть різнитися, як і спосіб їх передавання. Однак за будь-яких умов до звільнення або зміни матеріально відповідальної особи проводять інвентаризацію.

Помилка 3
Передавати цінності іншій особі за актом без проведення інвентаризації

Інвентаризація — єдиний спосіб:

• встановити, які цінності мають бути передані та у якій кількості;
• зафіксувати фактичну кількість наявних цінностей.

При зміні матеріально відповідальної особи інвентаризація цінностей обов’язкова (абзац 4 п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 № 879; далі — Положення). Цю умову включають і до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Роботодавець проводить інвентаризацію не тільки заради дотримання вимог законодавства. Насамперед, це спосіб захисту фінансових інтересів підприємства. Якщо під час інвентаризації комісія виявить нестачу, підприємство матиме підстави для відшкодування у судовому порядку збитків, заподіяних колишнім працівником.

Порядок і строки проведення інвентаризації визначають у наказі з адміністративно-господарських питань. У наказі фіксують, зокрема, склад комісії, строк надання на затвердження керівнику підприємства результатів інвентаризації, умову про обов’язкову присутність матеріально відповідальної особи.

Узагальнених моделей передавання цінностей дві, й жодна не унормована законодавством. Перша — кандидата на посаду, яка вивільняється, ще не знайшли. Друга — вже є інша особа, готова приступити до роботи на наступний день після звільнення попередника.

Розглянемо першу модель. Зрозуміло, що роботу, пов’язану з обслуговуванням цінностей не доручиш першому ліпшому. Тож пошук кандидата може зайняти певний час. За таких умов варто пошукати заміну серед працівників підприємства.

Помилка 4
Цінності передають іншому працівнику за актом, так би мовити, на зберігання, а не доручають виконання додаткової роботи на умовах суміщення

Уявімо, що на підприємстві два склади і два комірники. Один комірник звільняється. Комірник — особа матеріально відповідальна, тож передання йому цінностей — рішення правильне. Однак факт передавання цінностей тільки забезпечить їх збереженість, а не зобов’яже комірника виконувати роботу на двох посадах. На час пошуку кандидата на посаду виконання роботи за другою посадою комірнику потрібно доручити на умовах суміщення.

Така помилка може дорого коштувати роботодавцю. Законодавство дозволяє роботодавцю укладати договір не з усіма працюючими на підприємстві (див. ст. 135-1 КЗпП, постанову Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24). Якщо договір укласти з працівником, посада (виконувана робота) якого відсутня у переліку, викладеному в означеній постанові, роботодавець не зможе притягнути працівника до повної матеріальної відповідальності.

Як вийти з такої ситуації? Інвентаризаційна комісія може прийняти цінності по акту, опечатати приміщення. Після укладання договору (як із працівником підприємства, так і з новоприйнятою особою) комісія зможе передати цінності.

Якою ж повинна бути процедура? Мінсоцполітики у листі від 24.07.2013 № 8117/0/14-13/06 звертає увагу, що до прийняття на посаду іншої особи, потрібно звільнити того, хто її обіймає, і пропонує таку послідовність дій:

• до звільнення матеріально відповідальна особа передає цінності іншому працівнику за актом;
• керівник підприємства видає наказ про тимчасове призначення цього працівника (він має належати до тієї ж категорії персоналу). З працівником укладають договір  і передають йому цінності за актом;
• приймають на роботу нового працівника, укладають з ним договір. Тимчасово призначений працівник передає цінності новоприйнятому за актом.

У такій ситуації доведеться провести інвентаризацію двічі і скласти два акти.

Алгоритм дій буде таким:

За другої моделі, коли вже дібрали наступника на посаду матеріально відповідальної особи, що звільняється, процедуру можна спростити.

Помилка 5
В останній день роботи працівника, який звільняється, цінності передають особі, яка ще не прийнята на роботу

Не можна передавати цінності й укладати договір з особою, яка не працює на підприємстві.

Перед звільненням працівник передає за актом цінності комісії, яка проводила інвентаризацію. Приміщення, де зберігаються матеріальні цінності (сейф з грошовими цінностями), комісія опечатує. На наступний день після звільнення попереднього працівника, приймають нового і передають цінності йому.