Робота з електронними документами

55
Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 затверджено Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Перш ніж планувати реорганізацію системи діловодства та перехід до електронного документообігу, з’ясуймо, що ж являє собою електронний документ згідно із законодавством України, які обов’язкові реквізити для нього встановлено та який порядок створення передбачено.

Обсяг інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, невпинно зростає. Відтак традиційні методи роботи з документами втрачають рентабельність. Як наслідок, перед підприємствами, установами, організаціями (далі — організація) все гостріше постає питання впровадження електронного документообігу й переходу від паперових до електронних документів.

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV електронним є документ, інформацію в якому (у т. ч. обов’язкові реквізити) зафіксовано у вигляді електронних даних.

Перелік обов’язкових реквізитів документів подано в пункті 4.4. Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003). Це, зокрема:

  • назва організації;
  • назва виду документа (не зазначається на листах);
  • дата документа;
  • реєстраційний індекс документа;
  • заголовок до тексту документа;
  • текст документа;
  • підпис.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений, а також перетворений електронними засобами у візуальну форму, придатну для сприйняття його змісту людиною.

Згідно з Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5), електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і містити реквізити, передбачені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих електронних документів здійснюється за допомогою електронних засобів документування інформації з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Утім, низка реквізитів електронних документів вирізняється специфічною технологією створення, що не збігається із традиційною практикою, з якою стикаємося при оформленні документів із паперовим носієм інформації.

Зокрема, реквізити «Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим», «Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування)» додаються до форм електронних документів у форматі, передбаченому для фотоелектронних документів.

Реквізит «Дата» фіксується в реєстраційно-контрольній картці (РКК) електронного документа, у метаданих та в імені файла електронного документа у такому форматі: 20150327. У змістовій частині електронного документа або при відтворенні дати реквізиту, створеного після підписання електронного документа, елементи дати наводять відповідно до вимог, встановлених для «паперових» документів. Наприклад: 27.03.2015 або 27 березня 2015 року.

Реквізити «Гриф затвердження», «Гриф погодження», «Запис про державну реєстрацію» (у разі наявності) є невід’ємною складовою електронних документів та оформлюються, які і відповідні реквізити документів з паперовим носієм інформації. Під час оформлення кожного з цих реквізитів електронний цифровий підпис (ЕЦП) накладається на всі дані електронного документа, хоча їх вже й засвідчено ЕЦП автора на етапі створення документа.

Реквізити «Резолюція», «Позначка про виконання документа і направлення його до справи» створюються окремо від електронного документа та оформлюються з використанням ЕЦП. Ці реквізити зберігаються в РКК електронного документа. Автоматизована система логічно поєднує РКК з відповідними електронними документами.

Особі, яка оформила в електронному документі резолюцію або позначку про виконання документа і направлення його до справи, не обов’язково зазначати дату, ініціали та прізвище. У разі друку або відображення електронного документа на екрані ці відомості відтворюватимуться автоматично — з позначки часу та даних про підписанта, що містяться в ЕЦП відповідного реквізиту.

Створення електронного документа

Для підготовки проектів електронних документів використовують технології, визначені в технічному завданні щодо запровадження або модернізації інформаційної автоматизованої системи.

Увага!

Технології створення проектів електронних документів в органах виконавчої влади регламентує Порядок використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 10.09.2003 № 1433.

Правила й етапи підготовки проектів електронних документів (у т. ч. їх візування, використання ЕЦП — візи) доцільно зафіксувати в індивідуальній інструкції з діловодства або в іншому локальному нормативному акті — з урахуванням структури організації, обсягу документообігу та наявних технічних можливостей.

Назви для файлів електронних документів обирають з урахуванням Вимог щодо найменування файлів електронних документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Вимоги щодо найменування електронних документів).

Увага!

Найменування файлів проекту електронного документа і оригіналу електронного документа мають збігатися. Ці файли можуть різнитися своїми розширеннями, якщо проект і власне документ створено в різних форматах.

Електронні документи мають створюватися у форматах, включених до Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Перелік форматів).

Для кожного виду електронних документів у Переліку форматів передбачено свій специфічний формат.

Трапляється, що проект створено в іншому форматі, ніж визначено Переліком для відповідного виду електронних документів. У цьому разі перед підписанням та затвердженням електронного документа проект конвертують у потрібний формат згідно з Переліком форматів.

Створення електронного документа завершується накладанням на нього ЕЦП.

Якщо електронний документ (гарантійний лист, акт, протокол тощо) мають підписати кілька посадових осіб, необхідні ЕЦП накладають на нього в послідовності, визначеній для підписання конкретного виду документів із паперовим носієм інформації.

Формування електронних документів з додатками

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (таблиці, списки, схеми, графіки), об’єднують з основним документом в одному файлі. Перед підписанням електронного документа додатки долучають до файла проекту в тій послідовності, в якій наведено посилання на них. Відтак на проект електронного документа з додатками накладається ЕЦП.

Додатки, які є самостійними електронними документами без адресної частини і надсилатимуться із супровідним листом, об’єднуються з електронним документом, що містить супровідний лист, в одному XML-документі.

XML-документ у системі електронного документообігу — документ формату XML, створений відповідно до еталонної XML-схеми.

XML-документ засвідчується ЕЦП особи, на яку в службі діловодства покладено функцію щодо створення XML-документів.

Додатки, які затверджуються або вводяться в дію тим чи тим розпорядчим документом (інструкції, положення, правила тощо), об’єднуються з відповідним електронним розпорядчим документом в єдиному XML-документі, який формується працівником служби діловодства. Ця вимога має бути закріплена в інструкції з діловодства та посадовій інструкції.

XML-документ, що містить розпорядчий документ і затверджений ним додаток, засвідчується ЕЦП особи, яка підписала розпорядчий документ.

Якщо додатки оформлено як окремі електронні документи, у тексті супровідного листа або розпорядчого документа після посилань на додатки, у круглих дужках зазначають імена файлів з додатками, наприклад:

Додаток: на 7 арк . в 1 прим. (804-0000065672-2012022900000-000000034-00.pdf).

Або:

1. Затверди ти план роботи на ІІ півріччя 2015 року, що додається (804-0000065672-20130522-00000000000124-00.pdf).

Електронна печатка

Згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV у випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один ЕЦП, спеціально призначений для таких цілей.

Спеціальним електронним підписом, про який ідеться в попередньому абзаці, є електронна печатка, яка застосовується лише за наявності в організації аналогічної «реальної» печатки, призначеної для документів із паперовим носієм інформації.

Право проставлення електронної печатки на електронних документах надається працівнику, наділеному повноваженнями проставляти відповідну печатку на документах із паперовим носієм інформації.

Створення копій електронних документів

Створення копії (додаткового примірника) електронного документа є правомірним, якщо формат документа відповідає специфікації Переліку форматів.

Якщо формат електронного документа не збігається із тим, який рекомендовано Переліком форматів, документ конвертують згідно з вимогами Переліку форматів. До конвертованого електронного документа додають відмітку про засвідчення копії та інші елементи, передбачені традиційним алгоритмом створення та засвідчення копій.

Електронна копія може бути створена й для документа з паперовим носієм інформації. Для цього «паперовий» документ сканують і зберігають у форматі TIFF (*.tif) (формат для фотоелектронних документів). До отриманого зображення додають відмітку про засвідчення копії та інші елементи, застосовувані для оформлення копій із паперовим носієм інформації.

Наявність електронної копії засвідчують шляхом оформлення на «паперовому» документі реквізиту «Відмітка про наявність документа в електронній формі», який згідно з ДСТУ 4163-2003 містить:

  • повне ім’я файла;
  • вказівку на місце зберігання («шлях»);
  • код оператора;
  • інші пошукові дані.

Відмітку про наявність документа в електронній формі розміщують у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

В електронному документообігу використовується аналогічний реквізит — відмітка про наявність у електронного документа примірника з паперовим носієм інформації, де наводять відомості про кількість таких примірників. Наприклад:

Примірників із паперовим носієм інформації — 1.

 Відмітку розміщують у центрі нижнього поля першого аркуша електронного документа.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням ЕЦП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Зберігання та склад реквізитів електронних документів

Отже, електронний документ створено. Відтак служба діловодства повинна забезпечити спільне зберігання в інформаційній автоматизованій системі (ІАС) документа та його реквізитів, а також метаданих — від часу створення електронного документа до моменту його знищення або передавання в архів.

Метадані автоматично включаються до РКК. Поряд із цим у РКК електронного документа мають зберігатися такі відомості:

  • імена файлів, з яких складається електронний документ, ім’я файла XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, посилання на ці файли в ІАС організації;
  • ім’я та посилання на файл проекту електронного документа;
  • строк зберігання електронного документа;
  • дані про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів та рішення щодо продовження цього строку (дата і номер протоколу засідання експертної комісії (ЕК) організації).

Склад обов’язкових реквізитів (складових частин) РКК електронного документа, передбачених Порядком № 1886/5, може бути розширений з огляду на потреби служби діловодства.

Конвертування та зберігання електронних документів

Конвертуванню підлягають проекти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, що зберігаються в організації, формати яких не відповідають специфікаціям Переліку форматів.

Роботу з конвертування електронних документів організовує служба діловодства. За зберігання конвертованих електронних документів і їх оригіналів відповідає служба інформаційного забезпечення.

Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, встановленим типовими й галузевими переліками для аналогічних видів документів із паперовим носієм інформації.

Разом з оригіналом електронного документа мають зберігатися дві його конвертовані версії: остання і передостання.

З другого конвертування конвертують не оригінал електронного документа, а його останню конвертовану версію.

З третього конвертування починають видаляти конвертовані документи, що передували передостанній конвертованій версії.

Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

Необхідність конвертування документів тимчасового строку зберігання обумовлюють в індивідуальній інструкції з діловодства або в окремому розпорядчому документі (скажімо, в наказі).

Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа, крім ЕЦП. Отже, файл електронного документа слід передавати на конвертування без ЕЦП.

Технологію конвертування (програмні засоби) визначає служба інформаційного забезпечення. Виявлення проектів електронних документів, що потребують конвертування, — обов’язок служби діловодства. Водночас подальше виявлення електронних документів, зокрема вже конвертованих, які підлягають черговому конвертуванню при зміні форматів, визначених Переліком форматів, повинна здійснювати служба інформаційного забезпечення.

Результати виявлення електронних документів та конвертованих електронних документів, що підлягають конвертуванню, оформлюють такими документами:

  • електронний акт про конвертування електронних документів;
  • електронний акт про знищення конвертованих електронних документів, якщо разом з оригіналом зберігаються дві версії конвертування;
  • електронний акт про внесення змін до XML-документів.

Форма акта про конвертування електронних документів

Робота з електронними документами

Форма акта про знищення конвертованих електронних документів

Робота з електронними документами

Форма акта про внесення змін до XML-документів

Робота з електронними документами

Ці акти створюють у форматі PDF/A-1, передбаченому Переліком форматів для текстових електронних документів. Найменування для їх файлів обирають на підставі Вимог щодо найменування електронних документів.

Зазначені акти подаються на розгляд ЕК організації. Після схвалення  ЕК їх затверджує керівник організації.

На підставі електронного акта про конвертування електронних документів служба інформаційного забезпечення конвертує відібрані документи.

Конвертування здійснюється у присутності працівника служби діловодства, на якого покладено контроль за організацією конвертування.

Найменування файлів конвертованих електронних документів відрізняються від найменувань файлів оригіналів ідентифікатором номера версії конвертування.

Завершують конвертування накладанням на конвертовані дані ЕЦП особи, яка здійснила конвертування, та особи, яка контролювала цей процес.

На підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів служба інформаційного забезпечення видаляє з ІАС конвертовані електронні документи, імена файлів яких зазначено в цьому акті.

Видалення конвертованих електронних документів з XML-документів здійснює служба діловодства відповідно до вимог, які мають бути визначені в індивідуальній інструкції з діловодства з урахуванням настанов Порядку № 1886/5.

Служба діловодства забезпечує зберігання в РКК електронного документа таких відомостей про конвертування електронного документа:

  • ім’я та посилання на файл конвертованого електронного документа;
  • дата конвертування;
  • дата та індекс електронного акта про конвертування електронних документів;
  • ім’я файла з електронним актом про конвертування електронних документів та посилання на цей файл в ІАС;
  • ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснила конвертування;
  • ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, яка здійснювала контроль за конвертуванням;
  • формат файла до конвертування;
  • формат файла після конвертування;
  • дата знищення файла конвертованого електронного документа;
  • дата та індекс акта про знищення конвертованого електронного документа;
  • ім’я (ініціали (ініціал), прізвище) і посада особи, що здійснила знищення.

На підставі електронного акта про внесення змін до XML-документів, які містять електронні документи, що перебувають на оперативному або архівному зберіганні, служба діловодства або архів організації додає до відповідного XML-документа конвертовані електронні документи та метадані, які описують процес конвертування.

Якщо в XML-документі вже зберігаються дві попередні версії конвертованих електронних документів, перед додаванням нової версії з XML-документа видаляють меншу за номером версію конвертованого електронного документа.

Редагування XML-документа завершується накладанням ЕЦП осіб, на яких інструкцією з діловодства покладено функції зі створення XML-документів та архівних електронних документів.

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України



Ваша персональна добірка.

    Підписка на найактуальніші статті

    Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Перевірте знання та здобудьте нові

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Самое выгодное предложение

    Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

    Живе спілкування з редакцією






    © Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

    Свідоцтво про державну реєстрацію
    КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012

    
    • Ми в соцмережах
    Позбудьтеся цього надокучливо вікна раз і назавжди!

    Файл доступний лише для зареєстрованих користувачів!

    Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів.



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І отримати доступ на сайт Знадобиться лише хвилина!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Що? Вже йдете? І не дочитаєте?



    Щоб повернутися до статті, ЗАРЕЄСТРУЙТЕСЯ НА ПОРТАЛІ. Це займе не більше 1 хв — натомість надалі читатимете ще більше статей, запитаннь та відповідей.

    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    І не відволікайтеся!
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    ×

    Чекаю вас на безплатному вебінарі 2 серпня
    Перевірки роботодавців 2017: новий порядок