text
Кадровик01

Відпустка поза графіком

  • 30 червня 2017
  • 7568

Нерідко трапляється, що працівник не може використати відпустку у строк, передбачений графіком відпусток. І звісно цей працівник звертається з проханням взяти відпустку раніше чи пізніше. Врахувавши виробничі інтереси, директор може або погодити, або відмовити у наданні відпустки поза графіком. Розгляньмо, як це оформити.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом (далі — роботодавець) за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводяться до відома всіх працівників (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки та ст. 79 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).

Увага!

При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку (частина десята ст. 10 Закону про відпустки). Отже, графік відпусток — не лише обов’язковий організаційний документ підприємства, а й інструмент планування. За допомогою графіка забезпечується реалізація права працівника на відпочинок з урахуванням інтересів роботодавця, який повинен мати можливість планувати й забезпечувати нормальну роботу за умови прогнозованої відсутності персоналу, та особистих інтересів працівника.

Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Якщо працівник звертається до роботодавця із заявою про надання щорічної основної відпустки або її частини в інший термін, ніж це передбачено графіком відпусток, роботодавець може погодитися з проханням працівника, але має й право відмовити у задоволенні прохання. Без згоди роботодавця працівнику не може бути надано щорічну відпустку поза межами, обумовленими графіком.

Увага!

Cамовільне використання працівником днів щорічної відпустки є підставою для застосування одного з видів дисциплінарного стягнення, передбаченого статтею 147 КЗпП , зокрема, працівнику може бути оголошено догану або звільнено з підстав, передбачених пунктом 4 статті 40 КЗпП (з дотриманням порядку застосування дисциплінарних стягнень визначених ст. 148, 149 КЗпП та Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації)

При вирішенні питання щодо можливості надання відпустки поза графіком роботодавець, безумовно, має врахувати обставини, що викликали прохання про відпустку, та інтереси виробництва. Втім, важливо брати до уваги ще один аспект — відпустка не повинна починатися раніше того робочого року, за який вона надається. Тобто слід зіставити дату початку відпустки, запропоновану працівником, і дату початку відповідного робочого року.

Приклад

Працівника прийнято на роботу 01.08.2016. За робочий рік 01.08.2016-31.07.2017 він використав щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні у грудні 2016 року (працівник належить до категорії осіб, яким відпустка повної тривалості надається за їх бажанням до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в організації). Графіком відпусток на 2017 рік передбачено, що працівник має йти у щорічну основну відпустку за робочий рік 01.08.2017-31.07.2018 у серпні 2017 року. Працівник просить надати йому частину відпустки тривалістю 14 календарних днів з 10 липня 2017 року.

Роботодавець не може задовольнити прохання працівника, оскільки відпустку за другий рік роботи може бути надано лише після 1 серпня 2017 року.

Розглянемо ситуацію, коли відпустка надається раніше запланованого графіком відпусток терміну.

Отримуємо від працівника заяву про надання відпустки

Оскільки при розгляді звернення про отримання відпустки поза графіком роботодавець має враховувати обставини, які виникли у працівника, запропонуйте йому викласти їх у заяві про надання відпустки.

Керівник підрозділу і працівник кадрової служби погоджують заяву про надання відпустки

Доцільно, аби заяву про надання відпустки поза графіком було погоджено безпосереднім керівником працівника та кадровою службою.

Увага!

Законодавство про відпустки не виключає можливості надання відпустки поза графіком за заявою працівника, втім не вводить відповідний документ у правове поле. Отже, й порядок внутрішнього погодження заяв залишається у компетенції самої організації. Як правило, це питання регламентують в одному з локальних нормативних актів організації, наприклад, в Інструкції з діловодства або в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Внутрішнє погодження документів в організації оформлюють за допомогою реквізиту «Віза» (п. 5.25 Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163–2003).

За свою суттю віза — це «управлінський» реквізит. Мета візування — довести до відома керівника згоду посадової особи зі змістом документа або інформацію, на яку має зважати керівник, приймаючи те чи те управлінське рішення

Візуючи заяву, керівник підрозділу може вказати, що надання відпустки у бажаний для працівника термін може зашкодити інтересам організації. Якщо заперечень немає, візу оформлюють з дозволом надати відпустку.

Для працівника кадрової служби візування заяви — зручний спосіб повідомити керівнику організації, чи взагалі можливе надання відпустки у термін, про який просить працівник, з урахуванням дати початку відповідного робочого року.

Передаємо заяву на розгляд керівнику організації

Заяву щодо надання відпустки у термін, про який просить працівник, має бути передано на розгляд керівнику організації.

Керівник організації накладає резолюцію на заяві працівника

Рішення щодо можливості надання відпустки поза графіком керівник зазначає у резолюції на заяві працівника.

У разі згоди керівника організації на надання відпустки готуємо проект наказу про надання відпустки

Якщо керівник організації надав згоду на надання відпустки поза графіком, кадрова служба готує проект наказу про надання відпустки.

Накази про надання відпусток оформлюють за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової, за умови збереження всіх необхідних показників, передбачених типовою формою.

Вкажіть, що підставою для видання наказу є заява працівника.

Візуємо проект наказу у керівника підрозділу та передаємо на підпис керівнику організації

Не забудьте, що до передання проекту наказу на підпис керівнику організації документ має завізувати керівник підрозділу, в якому працює працівник. Це передбачено типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

Реєструємо наказ та ознайомлюємо з ним працівника

Після підписання наказу зареєструйте його у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

Ознайомте працівника з наказом під особистий підпис.

Долучаємо наказ до справи

Після реєстрації та ознайомлення працівника з наказом долучіть оригінал наказу до справи «Накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання» (за поточний рік).

Увага!

Долучати копії наказів про надання відпусток до особових справ працівників не потрібно, оскільки нормативно-правовими актами з діловодства це не передбачено.

Передаємо копії наказу до бухгалтерії і табельнику

Копії наказу про надання відпустки передайте до бухгалтерії та працівнику, відповідальному за ведення обліку використання робочого часу в підрозділі.

Відображаємо надання відпустки поза графіком у графіку відпусток

Якщо запланований період відпустки не збігається з фактичним, слід відобразити це у графіку відпусток.

У графах, передбачених для внесення інформації про перенесення відпустки, зазначте підставу для перенесення й нову узгоджену сторонами дату відпустки.

Увага!

На підставі наказу про надання відпустки необхідно також зробити відповідні відмітки в типовій формі № П-2 «Особова картка працівника» та Журналі обліку відпусток (який вести доцільно).

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон