Відпустку сплановано. Щастю немає меж. Лишилося єдине — занурити колегу, який виконуватиме ваші обов’язки, в нову роботу. Пропонуємо інструмент, який допоможе не лише поінформувати в. о. секретаря про всі процеси, плани та графіки, а й дізнатися згодом, що насправді відбувалося, коли вас не було.
До відпустки готуйтеся завчасу. Напрямів три: скласти план для керівника, поінформувати колег, забезпечити інструкціями виконувача обов’язків (в. о.).
Найважливіші справи керівника ви плануєте наперед. Запрошення на ділові заходи теж отримуєте завчасно. Вам відомо, які запрошення керівник прийняв, а які відхилив. Отже, ви добре знаєте, які події припадуть на час вашої відсутності. Зафіксуйте ці події в календарі керівника. Узгодьте з ним дати, час, тези доповідей, тексти привітань, варіанти ділових подарунків тощо.
Поінформуйте колег про свою тимчасову відсутність — відповідальних за діловодство, укладачів документів, виконавців завдань на контролі. Розішліть письмове повідомлення, де зазначте, як довго вас не буде та до кого звертатися:
Найскладніше — добре підготувати тимчасову заміну. Ми впораємося за 5 кроків і складемо Пам’ятку для в. о. секретаря, яка страхуватиме вас під час відпусток і лікарняних.
КРОК 1. Попрацюйте в тандемі
Коли листуєтеся щодо подій і доручень, які припадуть на період відсутності, ставте в копію в. о. Так колега поступово опанує нюанси процесів, перебуватиме у спільному з вами інформаційному полі й матиме підгрунтя, щоб поставити запитання-уточнення.
Ознайомте в. о. зі структурою електронних папок, номенклатурою справ, порядком погодження документів, маршрутами документів.
КРОК 2. Зробіть проби
За згоди керівника запропонуйте в. о. замінювати вас протягом 1-2 годин обідньої пори. Це добра нагода адаптуватися та уникнути стресів.
За 2-3 дні до відпустки проаналізуйте з колегою план на період вашої відсутності. Розберіть імовірні кризові ситуації.
Зверніть увагу в. о. на стиль вашого листування з керівником, узвичаєні умовні позначення, допустимий час відповідей на повідомлення від керівника.
Розкажіть про важливі звички керівника.
Документи для розгляду та підписання подавайте двічі на день: о 9:15 та 14:00. Про документи, які потребують термінового розгляду й підписання, інформуйте керівника негайно через Skype.
Не розголошуйте особисту інформацію про керівника — навіть, щоб забезпечити його комфорт. Він розцінить це як зраду.
Відпустка директора: від повідомлення до наказу
Наостанок проведіть генеральну репетицію: ви — керівник, в. о. — секретар.
Наступні кроки, які слід зробити секретарю, передаючи свої обов’язки в. о., — у е-журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера».
Тетяна Мартинюк,
експерт з документування управлінської інформації
Вікторія Герасименко,
адміністративний менеджер ТОВ «МЦФЕР-Україна»
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
