text
Кадровик01

Облік та зберігання особових карток на підприємстві

  • 14 серпня 2017
  • 5558

Особова картка працівника — один із облікових документів, які веде кадрова служба підприємства. А які ж особливості обліку та зберігання особової картки П-2?

Облік особових карток

Типовою формою № П-2 не передбачено такого реквізиту, як «Реєстраційний номер (індекс) документа», однак обліковувати особові картки необхідно — це важливо і для забезпечення інформаційно-довідкової роботи, і для визначення кількості карток, що зберігаються в кадровій службі.

Переліком типових документів не передбачено такої облікової форми, як Журнал (книга) обліку особових карток. Натомість передбачено облікову форму «Журнал обліку прийняття працівників», для якого встановлено строк зберігання 75 років (ст. 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5; Перелік № 578/5).

Читайте також: Облік та зберігання особових справ працівників

На думку експертів, вести окремий журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Оскільки особові картки ведуть на всіх працівників, яких прийнято на роботу, то особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.

Увага!

Журнал обліку прийняття працівників не має встановленої форми. Тому скористайтеся рекомендованою формою Журналу обліку прийняття працівників (скачати).

У графі «Примітка» журналу обліку прийняття працівників можна відображати особливості трудового договору, такі як строковість, форма працевлаштування (основна або за сумісництвом) тощо.

Зберігання особових карток

Інформація, що міститься в П-2, є соціально значущою: відомості, внесені до особової картки, можуть бути використані надалі архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.

У зв’язку з цим для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Перелік № 578/5).

Читайте також: Оформлення та зберігання особових справ звільнених працівників

У поточному діловодстві кадрової служби особові картки групують в окрему картотеку, яку вносять до номенклатури справ кадрової служби як одну справу під одним індексом (наприклад, 04-29 «Особові картки працівників (форма № П-2)»).

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все