text

Активуйте подарунковий доступ >

Кадровик01

Візування наказів і заяв

  • 8 вересня 2017
  • 13643

Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.

Погодження проекту документа здійснюють у разі виникнення потреби провести оцінку доцільності створення документа, його обгрунтованості та відповідності законодавству. Погоджувати можуть як в організації посадові особи, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами інші заінтересовані установи (зовнішнє погодження) (п. 1, 2 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5).

Оформлення погодження документів провадиться згідно з вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).

Увага!

Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати ДСТУ 4163-2003 (п. 11 глави 1 розділу ІІ Правил № 1000/5).

Внутрішнє погодження здійснюють шляхом проставляння візи, яку оформлюють відповідно до пункту 5.25 ДСТУ 4163-2003. Віза включає такі елементи:

  • особистий підпис;
  • ініціали (ініціал імені) та прізвище посадової особи, яка візує документ;
  • дату візування.
  • за потреби — посаду особи, яка візує документ.

Візування наказів і заяв Читайте також: Обов’язкові реквізити наказу

Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються в організації. Проекти розпорядчих документів візують на першому примірнику.

У деяких випадках допускається поаркушне візування документів. Види документів, що потребують поаркушного візування, зазначають в інструкції з діловодства організації.

Увага!

Згідно з пунктом 6 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5 перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в організації, визначає працівник, який створює документ, опираючись на його зміст.

Відповідно до пункту 7 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5 внутрішнє погодження проекту документа залежить від його змісту і проводиться у такій послідовності: працівником, який підготував документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності), посадовими особами, яких зазначено в проекті документа як виконавців, фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань), керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи), заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа.

Візування наказів і заяв Читайте також: Гриф затвердження і гриф погодження: визначаємо різницю

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією (п. 9 глави 5 розділу ІІ Правил № 1000/5).

Вимоги до візування заяв та наказів

Відповідно до Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затвердженого протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник форм ОРД), заява — це письмове офіційне повідомлення і/або прохання, що подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника організації. Заяви належать до організаційних документів.

З урахуванням сказаного, а також уніфікованої форми заяви громадянина про прийняття на роботу, вміщеної у Збірнику форм ОРД, внутрішнє погодження заяви про прийняття на роботу не застосовують у діловодній практиці. Управлінське рішення щодо прийняття працівника та доручення кадровій службі щодо оформлення наказу про прийняття на роботу керівник організації фіксує у резолюції, яку проставляють на вільному від тексту заяви місці, як правило, у верхній частині першого аркуша заяви.

Візування наказів і заяв Читайте також: Оформлення реквізиту «Підпис»: 13 правил

Вимоги до оформлення резолюцій відрізняються від тих, що висувають до реквізиту «Візи», і викладено в пункті 5.18 ДСТУ 4163-2003.

Щодо візування заяв про переведення та звільнення, то згідно з Рекомендаціями щодо складення та оформлення заяви, вміщеними у Збірнику форм ОРД, за потреби заяву може завізувати посадова особа (керівник структурного підрозділу, де працює заявник, керівник кадрової, фінансової чи юридичної служби тощо), яка бере участь у вирішенні порушеного у заяві питання.

На практиці заяву про переведення на іншу посаду в тому ж підрозділі обов’язково візує керівник підрозділу, а якщо йдеться про переведення до іншого структурного підрозділу — то обидва керівники.

Чітких вимог або настанов щодо візування заяв про звільнення немає. Утім, цілком логічно, що таку заяву найперше слід погодити з керівником структурного підрозділу, де працює працівник.

Увага!

За своєю суттю віза є так званим управлінським реквізитом. Віза посадової особи, відповідальної за певні питання (напрямок) діяльності організації, показує особі, яка згідно з повноваженнями підписує документ, що зауваження до проекту відсутні.

Конкретизувати хто та в якій послідовності візуватиме різні види наказів або інших управлінських документів необхідно в індивідуальній інструкції з діловодства організації.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся