Скачайте зразок Графіка відпусток 2019 ⇓

Кадровик01

Ведення штатно-посадової книги на підприємстві

  • 27 березня 2018
  • 14579
головний редактор MCFR: Кадри

До появи автоматизованих систем обліку штатно-посадова книга була одним з основних документів з обліку кадрів (особового складу) і робочим документом кадровика будь-якого підприємства. У ній відображали укомплектованість підприємства керівниками, спеціалістами, службовцями, робітниками.

Штатно-посадова книга забезпечувала:

  • облік кадрів;
  • наочність інформації про працівників, рівень їх освіти, кваліфікації, розряду, категорії за підрозділами;
  • моніторинг укомплектованості підприємства кадрами й облік вакантних посад;
  • оперативний доступ до інформації для складання звітів.

Навіть після появи спеціальних програм з обліку персоналу на підприємствах вели штатно-посадову книгу не тільки з практичних міркувань. Ревізійна група ФСС з ТВП перевіряла наявність цієї книги під час ревізій та перевірок щодо цільового використання коштів ФСС з ТВП (п. 10.1 розд. 10 «Перевірка стану роботи з кадрами» Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженої постановою правління ФСС з ТВП від 19.09.2001 № 38. Інструкція втратила чинність згідно з постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 29).

Які підприємства повинні вести штатно-посадову книгу?

Законодавство не зобов’язує всі підприємства вести штатно-посадову книгу. Проте така вимога є у деяких відомчих нормативних актах.

Так, усі банківські установи мають вести списки (штатно-посадову книгу) працівників банків (ст. 806 Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженому постановою Правління НБУ від 08.12.2004 № 601). В умовах особливого періоду, який наразі діє в Україні, цей документ зберігайте 75 років.

Ведення штатно-посадової книги на підприємстві Читайте також: Відмінності між штатним розписом і штатно-посадовою книгою

У підрозділі 2 розділу ІІІ Науково-обгрунтованих рекомендацій щодо організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі, затверджених рішенням Галузевої ради по роботі з кадрами Держбуду від 23.12.2004 № 1, зазначено, що при прийнятті на роботу відомості про працівника вносять до штатно-посадової книги.

В архіві складають штатну розстановку — розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджує керівник архіву (п. 2 розд. IV Положення про організацію роботи архівів, затвердженого наказом Мін’юсту від 27.05.2015 № 797/5).

Тож, законодавство не вимагає, щоб усі підприємства вели штатно-посадову книгу. Проте, вона може знадобитися, наприклад, у випадку кібератаки, коли комп’ютери або програмне забезпечення пошкоджені вірусом.

Форма штатно-посадової книги

Форма штатно-посадової книги законодавством не унормована.

Кадровики використовують штатно-посадову книгу з такими графами:

№ п/п

Назва посади (професії)

Посадовий оклад (тарифна ставка),
грн

Надбавки (доплати),
грн

Прізвище, ім’я, по батькові

Дата народження

Освіта (назва навчального закладу і дата закінчення)

Кваліфікація, спеціальність за освітою

Номер і дата наказу про прийняття на роботу

Підприємство може адаптувати штатно-посадову книгу, зважаючи на специфіку діяльності. Книга — інструмент для оперативної роботи, отже має містити корисну кадровику інформацію.

Ведення штатно-посадової книги на підприємстві Читайте також: Уведення в штатний розпис посади фахівця з цивільного захисту

Приклад

Якщо на підприємстві працює багато працівників з однаковою особливістю трудового договору, яку слід контролювати (неповний робочий час, сумісництво, суміщення, робота за строковим трудовим договором, зокрема на час відпустки для догляду за дитиною), зробіть окрему графу.

Структурована інформація допоможе контролювати наявність вакантних посад (наприклад, за штатним розписом одна штатна одиниця, фактично зайнято — 0,5), дати закінчення відпусток для догляду за дитиною і, відповідно, дати звільнення працівників, які за строковим трудовим договором заміщують декретниць. Якщо працівників з такими особливостями трудового договору мало, зробіть одну графу — «Примітки».

Зразок заповнення штатно-посадової книги
(скачати)

Штатно-посадова книга

Ведення штатно-посадової книги

Штатно-посадову книгу можна вести як у журналі формату А4, так і в електронному вигляді, наприклад у програмі Excel. В електронному вигляді зручніше — у будь-який день можна роздрукувати акуратну таблицю. Проте, якщо комп’ютер уражено вірусом чи відсутня електроенергія в офісі файл з штатно-посадової книги ви відкрити не зможете.

Штатно-посадова книга — по суті, це штатний розпис з інформацією про працівників.

Тому поділіть штатно-посадову книгу на підрозділи аналогічно порядку, зазначеному в штатному розписі. Наприклад: Адміністрація, Бухгалтерія, Відділ кадрів, Господарський відділ тощо.

Як вести штатно-посадову книгу в електронному вигляді — зрозуміло. Розгляньмо, як вести паперовий журнал.

  1. Розграфіть штатно-посадову книгу не вздовж, а впоперек. Так матимете більше граф і вони будуть ширшими. Якщо граф багато — можна їх зробити на весь розворот зошита.
  2. Починайте кожен розділ з нової сторінки (розвороту).
  3. Пишіть назви граф ручкою, або роздрукуйте на комп’ютері.
  4. Пишіть найменування посад, підрозділів ручкою, якщо їх назви рідко змінюються, якщо часто — пишіть олівцем.
  5. Залишайте у кожному розділі вільні рядки для додаткових посад.
  6. Інформацію про працівників зазначайте олівцем.
  7. Оперативно додавайте інформацію на підставі наказів про прийняття, переведення, звільнення працівника.
  8. Витирайте інформацію про працівника у разі переведення, звільнення.

Прикріплені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Зразок заповнення штатно-посадової книги.doc
Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся

Кадрові звіти 2019

У 2019 році кадровиків очікує підготовка 13-ти звітів. Які саме звіти доведеться подавати та за якими формами складати, — у таблиці кадрових звітів 2019.

 Скачати таблицю