Наказ про затвердження номенклатури справ: видавати чи ні?

26 вересня 2017
23424
Середній бал: 5 із 5

Номенклатура справ є одним із основних облікових документів, призначених для систематизації та зберігання документів того чи того структурного підрозділу підприємства. А чи вимагає цей документ — номенклатура справ — затвердження наказом?

Відповідно до пункту 3.1.24 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила № 16), зведену номенклатуру справ:

  • схвалює експертна комісія (ЕК) підприємства, установи, організації (далі — організація);
  • погоджує експертно-перевірна комісія (ЕПК) державного архіву (або ЕК органу вищого рівня, якщо організація не належить до джерел формування НАФ);
  • затверджує грифом керівник організації.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Номенклатура справ кадрової служби на прийдешній рік: 17 правил

До відома

Зразок грифа затвердження номенклатури справ керівником організації наведено в додатку 3 до Правил № 16.

Отже, для затвердження номенклатури справ видавати наказ про затвердження номенклатури справ — не потрібно. Достатньо лише грифу затвердження керівника організації.

Увага!

Номенклатуру справ кадрової служби підписує керівник кадрової служби та візує керівник архіву організації, а за його відсутності (найчастіше трапляється на практиці) — особа, відповідальна за архів.

Обов’язкова складова візи та підпису в номенклатурі підрозділу — дата візування та підписання.

Зміни до номенклатури справ наказу не потребують

У діловодній практиці діє правило: якщо документ затверджено керівником за допомогою грифа без видання розпорядчого документа, то і внесення змін до цього документа не потребує підготовки розпорядчого документа. Отже, при внесенні змін і доповнень до номенклатури справ видання наказу не вимагається.

Типові зміни до номенклатури — додання нових заголовків справ. Заголовки додатково сформованих протягом року справ, не передбачених номенклатурою, наводять наприкінці:

  • робочих примірників номенклатур справ структурних підрозділів;
  • відповідних розділів робочого примірника зведеної номенклатури справ.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Типова номенклатура справ та інші її види

Якщо в номенклатурі бракує вільного місця, доповнення друкують на окремих аркушах, де роблять відповідну примітку:

Доповнення до розділу «01.4. Правове забезпечення діяльності» зведеної номенклатури справ ТОВ «Водограй» на 2015 рік

Нумерацію заголовків справ у кожному доповненні продовжують від останнього індексу:

  • у відповідному розділі зведеної номенклатури справ;
  • у номенклатурі справ структурного підрозділу.

Порада

Рекомендується під час складання номенклатури справ на наступний рік у кожному її розділі залишати два-три резервні індекси для внесення можливих доповнень.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Індекси перехідних справ у номенклатурі справ

Аркуші з доповненнями до номенклатур справ структурних підрозділів візують особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах. Відтак ці аркуші додають до робочих примірників номенклатур справ.

Увага!

Зміни вносять до робочих примірників номенклатур справ. Перший примірник залишається недоторканим і зберігається у службі діловодства. Гриф затвердження оформлюють на всіх примірниках номенклатури.

Нагадаємо, що уточнення до номенклатури справ вносять наприкінці діловодного року у встановленому порядку.

Про передбачені номенклатурою, але не сформовані справи наприкінці року в графі 5 номенклатури роблять примітки: «Справа не заводилася».

У графі 3 «Кількість справ (томів частин)» в рядках із записами про незаведені справи ставлять цифру «0» або роблять прочерк.

Примітки у графі 5 роблять і про перехідні справи. Якщо індекс певної перехідної справи в номенклатурі на новий рік змінено, у відповідній примітці доцільно зазначити ще й новий індекс перехідної справи.

Зміни можуть стосуватися й формулювань заголовків справ. Реструктуризація, перепідпорядкування організації, оновлення її функцій — всі ці чинники зазвичай зумовлюють потребу в перейменуванні справ. Утім, заголовок справи, передбачений номенклатурою справ, змінювати не можна.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo