text
Кадровик01

Наказ про затвердження номенклатури справ: видавати чи ні?

  • 26 вересня 2017
  • 7556

Номенклатура справ є одним із основних облікових документів, призначених для систематизації та зберігання документів того чи того структурного підрозділу підприємства. А чи вимагає цей документ — номенклатура справ — затвердження наказом?

Відповідно до пункту 3.1.24 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила № 16), зведену номенклатуру справ:

  • схвалює експертна комісія (ЕК) підприємства, установи, організації (далі — організація);
  • погоджує експертно-перевірна комісія (ЕПК) державного архіву (або ЕК органу вищого рівня, якщо організація не належить до джерел формування НАФ);
  • затверджує грифом керівник організації.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Номенклатура справ кадрової служби на прийдешній рік: 17 правил

До відома

Зразок грифа затвердження номенклатури справ керівником організації наведено в додатку 3 до Правил № 16.

Отже, для затвердження номенклатури справ видавати наказ про затвердження номенклатури справ — не потрібно. Достатньо лише грифу затвердження керівника організації.

Увага!

Номенклатуру справ кадрової служби підписує керівник кадрової служби та візує керівник архіву організації, а за його відсутності (найчастіше трапляється на практиці) — особа, відповідальна за архів.

Обов’язкова складова візи та підпису в номенклатурі підрозділу — дата візування та підписання.

Зміни до номенклатури справ наказу не потребують

У діловодній практиці діє правило: якщо документ затверджено керівником за допомогою грифа без видання розпорядчого документа, то і внесення змін до цього документа не потребує підготовки розпорядчого документа. Отже, при внесенні змін і доповнень до номенклатури справ видання наказу не вимагається.

Типові зміни до номенклатури — додання нових заголовків справ. Заголовки додатково сформованих протягом року справ, не передбачених номенклатурою, наводять наприкінці:

  • робочих примірників номенклатур справ структурних підрозділів;
  • відповідних розділів робочого примірника зведеної номенклатури справ.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Типова номенклатура справ та інші її види

Якщо в номенклатурі бракує вільного місця, доповнення друкують на окремих аркушах, де роблять відповідну примітку:

Доповнення до розділу «01.4. Правове забезпечення діяльності» зведеної номенклатури справ ТОВ «Водограй» на 2015 рік

Нумерацію заголовків справ у кожному доповненні продовжують від останнього індексу:

  • у відповідному розділі зведеної номенклатури справ;
  • у номенклатурі справ структурного підрозділу.

Порада

Рекомендується під час складання номенклатури справ на наступний рік у кожному її розділі залишати два-три резервні індекси для внесення можливих доповнень.

Типова номенклатура справ та інші її види Читайте також: Індекси перехідних справ у номенклатурі справ

Аркуші з доповненнями до номенклатур справ структурних підрозділів візують особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах. Відтак ці аркуші додають до робочих примірників номенклатур справ.

Увага!

Зміни вносять до робочих примірників номенклатур справ. Перший примірник залишається недоторканим і зберігається у службі діловодства. Гриф затвердження оформлюють на всіх примірниках номенклатури.

Нагадаємо, що уточнення до номенклатури справ вносять наприкінці діловодного року у встановленому порядку.

Про передбачені номенклатурою, але не сформовані справи наприкінці року в графі 5 номенклатури роблять примітки: «Справа не заводилася».

У графі 3 «Кількість справ (томів частин)» в рядках із записами про незаведені справи ставлять цифру «0» або роблять прочерк.

Примітки у графі 5 роблять і про перехідні справи. Якщо індекс певної перехідної справи в номенклатурі на новий рік змінено, у відповідній примітці доцільно зазначити ще й новий індекс перехідної справи.

Зміни можуть стосуватися й формулювань заголовків справ. Реструктуризація, перепідпорядкування організації, оновлення її функцій — всі ці чинники зазвичай зумовлюють потребу в перейменуванні справ. Утім, заголовок справи, передбачений номенклатурою справ, змінювати не можна.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон