text
Кадровик01

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу

  • 13 червня 2018
  • 15804

Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування заробітної плати працівникам, які перебувають у трудових відносинах з організацією. Також табель є важливим джерелом відомостей для заповнення багатьох форм державних статистичних спостережень. Утім, порядок складання й оформлення табелів обліку використання робочого часу законодавчо не унормовано.

Нині єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489), яким затверджено та введено в дію з 1 січня 2009 року типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».

Наказом № 489 визначено, що форма № П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень; за потреби форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу в організації.

Отже, на підставі типової форми № П-5 в кожній організації має бути розроблено та затверджено власну форму табеля, яка враховуватиме специфіку роботи організації. Утім, затвердження лише форми табеля є недостатнім. Організація також має визначити порядок ведення й оформлення табелів обліку робочого часу, терміни і порядок їх подання до бухгалтерської служби організації. Реалізувати це на практиці можна шляхом розроблення й затвердження окремого внутрішнього нормативного акта організації, наприклад, Положення про табельний облік або Положення про облік використання робочого часу (далі — Положення).

Форма табеля обліку робочого часу (типова форма № П-5)

Форма табелю обліку робочого часу

Умовні позначення, що використовуються в табелі обліку робочого часу

Умовні позначення

Код

буквений

цифровий

ГОДИНИ РОБОТИ

Години роботи, передбачені колдоговором

Р

01

Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства (ст. 56 КЗпП)

РС

02

Вечірні години роботи

ВЧ

03

Нічні години роботи

РН

04

Надурочні години роботи

НУ

05

Години роботи у вихідні та святкові дні

РВ

06

Відрядження

ВД

07

НЕЯВКИ ЧЕРЕЗ ВІДПУСТКИ

Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки)

В

08

Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки)

Д

09

Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки)

Д

09

Додаткова відпустка працівникам, що є особами, постраждалими внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII)

Ч

10

Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки)

ТВ

11

Відпустка у зв’язку з навчанням у середніх навчальних закладах (ст. 13 Закону про відпустки)

Н

12

Відпустка у зв’язку з навчанням у професійно-технічних навчальних закладах (ст. 14 Закону про відпустки)

Н

12

Відпустка у зв’язку з навчанням у вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі (ст. 15 Закону про відпустки)

Н

12

Відпустка у зв’язку з профспілковим навчанням (ст. 15-1 Закону про відпустки)

Н

12

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади (п. 12 ст. 25 Закону про відпустки)

НБ

13

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки (п. 13 ст. 25 Закону про відпустки)

НБ

13

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості (п. 17 ст. 25 Закону про відпустки)

НБ

13

Відпустка без збереження заробітної плати матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда (п. 1 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці (п. 2 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-ХІІ (п. 4 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (п. 5 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати пенсіонерам за віком та інвалідам III групи (п. 6 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати інвалідам I та II груп (п. 7 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати особам, які одружуються (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу (п. 9 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. 10 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для завершення санаторно-курортного лікування (п. 11 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати сумісникам (п. 14 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам праці (п. 15 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію (п. 16 ст. 25 Закону про відпустки)

ДБ

14

Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки)

ДО

15

Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17 Закону про відпустки)

ВП

16

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки)

ВП

16

Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки)

ДД

17

Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки)

НА

18

Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)

БЗ

19

НЕЯВКИ З ІНШИХ ПРИЧИН

Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)

НД

20

Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання

НП

21

Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.)

ІН

22

Простої

П

23

Прогули

ПР

24

Масові невиходи на роботу (страйки)

С

25

Оплачувана тимчасова непрацездатність

ТН

26

Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів)

НН

27

Неявки з нез’ясованих причин

НЗ

28

Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами

ІВ

29

Інші причини неявок

І

30


Типову форму № П-5 слід адаптувати під потреби організації

Типову форму табелю № П-5, затверджену Наказом № 489, доцільно відредагувати відповідно до потреб організації.

ПРИКЛАД

Усі працівники організації працюють за графіком п’ятиденного робочого тижня в одну зміну. Чи потрібно у цьому разі включати до табеля графи для внесення умовних позначок, які відображають роботу в нічний та вечірній час, передбачені типовою формою № П-5?

Безумовно, ні. Кожна графа табеля має бути інформативною, немає необхідності загромаджувати табель зайвими графами.

ПРИКЛАД

Різні підрозділи організації працюють за різними режимами і графіками. Чи можна розробити різні форми табеля з урахуванням графіків роботи?

Так, можна і навіть доречно. Для організації, де структурні підрозділи або працівники певних категорій працюють за різними режимами та графіками, можна затвердити декілька варіантів табелів. У цьому випадку варто ввести для кожного виду табеля власний індекс, а в Положенні визначити, який саме табель має використовувати кожний структурний підрозділ.

Присвоєння табельних номерів

Систему присвоєння та використання табельних номерів кожна організація розробляє самостійно і закріплює в Положенні. Табельні номери можуть, наприклад, збігатися з порядковими номерами в Журналі реєстрації прийнятих працівників чи присвоюватися за системою, розробленою за іншими принципами. Деякі організації як табельні номери використовують ідентифікаційні номери осіб, але варто зауважити, що табельними номерами, які складаються з великої кількості цифр, дуже складно користуватися.

Також, за потреби, у Положенні можна передбачити порядок заміни табельного номера у разі переведення працівника на іншу посаду або до іншого структурного підрозділу.

Відповідальні за ведення табеля обліку робочого часу

Доручати ведення обліку робочого часу слід лише особам, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі. Це викликано тим, що табель має відображати фактичне використання робочого часу, а не «планове» (тобто «заплановане» графіками роботи, наказами про відпустки, відрядження або «дозволене» листками непрацездатності, довідками тощо).

Особами, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі, як правило, є керівники структурних підрозділів або їхні заступники. У великих організаціях функцію ведення табелів здебільшого виконують табельники. Часто ці працівники входять до складу кадрової служби, але порядок їх роботи, робочі місця визначаються так, щоб вони мали можливість контролювати прихід/ухід «контрольованих» працівників: на роботу чи з роботи, на перерву або з перерви.

Нерідко функцію зі складання табелів покладають на одного з працівників кадрової служби (інспектора з кадрів, менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів тощо). Проте цей варіант доречний лише у таких випадках:

  • організація має невелику чисельність персоналу і всі працівники зосереджені в одному приміщенні, що дає можливість «табельнику» постійно контролювати додержання працівниками трудової дисципліни;
  • в організації запроваджено систему щоденного «інформування» про присутність/відсутність працівників на робочих місцях, запізнення, передчасне залишення роботи (наприклад, відповідна інформація, засвідчена особистим підписом керівника підрозділу, щоденно подається особі, відповідальній за облік використання робочого часу, або при складанні табелів використовуються відомості, отримані з системи електронного обліку приходу/уходу працівників).

В інших випадках кадровику досить важко контролювати присутність працівників на робочих місцях, а отже, цілком імовірні помилки в табелях, і відповідно, в нарахуванні заробітної плати.

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часуДізнайтеся, де мають зберігатися табелі обліку використання робочого часу

Заповнення табеля обліку робочого часу

Облік використання робочого часу здійснюється за кожний робочий день (зміну) в табелі обліку робочого часу, який відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу. Кількість відпрацьованого часу слід заповнювати у годинах, за необхідності одночасно табель робочого часу можна заповнювати і в днях.

Відмітки у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи мають здійснюватись лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад, листка непрацездатності, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день тощо.

Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі є два рядки: перший — для запису кількості відпрацьованих годин, другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.

Вихідні, святкові та неробочі дні у табелі робочого часу

Для відображення у табелі вихідних, святкових та неробочих днів можливо використовувати довільні умовні позначення, крім тих, що вже передбачені у типовій формі № П-5.

Робота у вихіднісвяткові та неробочі дні відображається за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначаються у табелі буквеним кодом «РВ» або цифровим кодом «06».

Зразок заповнення табеля робочого часу за робочий місяць (січень 2017 року)

Заповнення табеля обліку використання робочого часу

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу
СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Увага! Кількість неявок у вихідні, святкові та неробочі дні до загальної кількості неявок працівників за місяць не включається

Цілоденні неявки працівника з різних причин: зразок заповнення табеля обліку робочго часу

Цілоденні неявки працівника з різних причин (наприклад, щорічна відпустка, тимчасова непрацездатність та ін.) у табелі у графі «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» відображаються у такому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі, то у першому рядку за відповідне число місяця проставляється позначка «–», а у другому — з використанням відповідного умовного позначення зазначається причина відсутності.

Тепер заповнюємо графи щодо неявок працівника з різних причин. У відповідній графі зазначаємо кількість днів неявок з тієї чи тієї причини. Далі множимо кількість днів неявок на встановлену колективним договором організації або нормами чинного законодавства тривалість робочого дня (у годинах). Отриману кількість годин неявок з кожної окремої причини зазначаємо у відповідній графі. Підсумовуємо загальну кількість днів і годин неявок окремо, а результати проставляємо у графі «Всього неявок».

Загалом усі графи щодо кількості неявок працівників з різних причин в цілому за місяць є розрахунковими (відповідно до вищезазначеного порядку) і використовуються для визначення фонду робочого часу згідно з графіком роботи організації та контролю ефективності використання робочого часу.

Зразок заповнення табеля робочого часу з урахуванням щорічної основної відпустки працівника за робочий місяць (січень 2017 року)

Заповнення табеля обліку використання робочого часу

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу
СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу, якщо працівник перебуває у відрядженні

Робочі дні перебування працівника у службовому відрядженні можуть визначатися таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад «8», а у другому відповідний буквений чи цифровий код — «ВД» чи «07». Кількість робочих днів за період службового відрядження відображається в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів.

Зразок заповнення табеля робочого часу з урахуванням відрядження працівника за робочий місяць (січень 2017 року)

Заповнення табеля обліку використання робочого часу

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу
СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Увага! Кількість годин відрядження відображається у графі «Відпрацьовано за місяць» у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць годин.

Неповний робочий час у табелі обліку використання робочого часу

Для працівника, якого прийнято на роботу на умовах трудового договору на неповний робочий день (тиждень) або якого у зв’язку з особистими обставинами за його заявою переведено на такий графік роботи, скорочення тривалості робочого часу є нормальним режимом роботи.

При переведенні працівників на режим неповного робочого часу (дня, тижня) з ініціативи роботодавця (з економічних причин, через простої виробництва, скорочення обсягів робіт тощо), що супроводжується відповідним зменшенням оплати праці, дні та години відсутності на роботі позначаються «НД» та враховуються у складі неявок із зазначених причин за місяць.

Приклад заповнення табеля робочого часу працівника, який працює на умовах неповного робочого часу

Заповнення табеля обліку використання робочого часу

Порядок заповнення табеля обліку використання робочого часу
СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Як табелювати працівника, якому встановлено скорочений робочий час або меншу норму тривалості робочого часу

Робота зі скороченою тривалістю робочого часу або меншою нормою тривалості робочого часу для працівників, яким встановлено такий порядок відповідно до законодавства (ст. 51 КЗпП) або колективного договору організації (ст. 50 КЗпП) не є відхиленням. Це — нормальний режим роботи.

Увага! Невідпрацьований час таким працівникам компенсується, а отже не відображається у табелі у складі неявок.

Що мається на увазі під «іншими відпустками без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)»

Причина неявок «інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)», зазначена в умовних позначеннях табелю обліку робочого часу (буквений код «БЗ»), чинними нормами трудового законодавства не передбачена. Хоча через певні економічні обставини в умовах кризи надання таких відпусток (навіть всупереч законодавству) досить поширилось. Використання цього умовного позначення при заповненні табелю має бути зумовлено ініціативою роботодавця.

Суміщенні професій (посад): як відобразити у табелі

Статтею 105 КЗпП передбачено суміщення професій (посад), тобто виконання працівником поряд з основною роботою додаткової роботи за іншою професією (посадою) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи протягом установленої законодавством тривалості робочого часу.

Для працівників, які суміщають професії (посади), години робочого часу враховуються згідно зі встановленими нормами робочого часу, що передбачені для роботи за основною професією (посадою), тобто виконання роботи за суміщенням професій (посад) не відображається в табелі обліку робочого часу.

На сумісників доречно вести окремий табель робочого часу

При сумісництві (зокрема, у тій же організації) робота виконується у вільний від основної роботи час. Тривалість часу роботи за сумісництвом відображається у табелі. Для зручності обліку необхідно вести окремий табель на сумісників. При підрахунку відпрацьованого часу по організації кількість відпрацьованих годин за сумісництвом включається до загальної кількості людино-годин відпрацьованих працівником (доцільно застосування табельного номеру).

Яку позначку слід проставляти у табелі у разі звільнення працівника посеред місяця?

День звільнення працівника є останнім днем його роботи. Щодо періоду після звільнення і до кінця звітного місяця, то у табелі рекомендуємо зазначати по всьому полю слово «вибув» («вибула»).

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон