text
Кадровик01

Оформлення кадрових наказів на підприємстві

  • 3 жовтня 2017
  • 23331

На відміну від наказів з основної діяльності, для наказі з кадрових питань уніфікованої форми не розроблено. Хоча для деяких видів наказів з кадрових питань затверджено типові формі. Розгляньмо, як правильно оформити наказ за формою, відмінною від типової.

Оформлення кадрових наказів на підприємстві Вам стане у пригоді: Уніфікована форма наказу з основної діяльності організації

Наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489) введено в дію з 1 січня 2009 року типові форми первинної облікової документації зі статистики праці, зокрема:

Типові форми розроблено відповідно до статей 4, 14, 18 Закону України «Про державну статистику» від 17.09.1992 № 2614-XII, враховуючи положення статей 80, 81, 95 Цивільного кодексу України, частини восьмої статті 19 та статті 55 Господарського кодексу України (далі — ГК), з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій (далі — організація) щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати, а також з метою систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, необхідних для складання звітних форм державних статистичних спостережень з праці, полегшення ведення їх респондентами (організаціями).

Чи правомірно оформлювати накази за формами, відмінними від типових?

Вимоги типових форм передбачають обов’язковість ведення респондентами первинного обліку показників, зазначених у цих формах. Тобто під «обов’язковістю» слід розуміти насамперед не те, що потрібно використовувати саме типову форму, а необхідність ведення первинного обліку особового складу в цілому.

Згідно із частиною восьмою статті 19 ГК усі суб’єкти господарювання, відокремлені підрозділи юридичних осіб, виділені на окремий баланс, зобов’язані вести первинний (оперативний) облік результатів своєї роботи, складати та подавати відповідно до вимог закону статистичну інформацію та інші дані, визначені законом, а також вести (крім громадян України, іноземців та осіб без громадянства, які провадять господарську діяльність і зареєстровані відповідно до закону як підприємці) бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність згідно із законодавством.

Оформлення кадрових наказів на підприємстві Зразки наказів, оформлених за формами, відміними від типових:

Для забезпечення достовірності державних статистичних спостережень організація повинна вести первинний облік особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати. Облік особового складу рекомендується вести за типовими формами, затвердженими Наказом № 489, адже у цьому разі організації набагато простіше складати передбачені законодавством статистичні звіти, тому що всі необхідні для звітності показники вже зафіксовано у типових формах.

Увага!

Ведення наказів за типовими формами допомагає уникнути помилок, оскільки практично всю інформацію, що має міститися в наказах, передбачено цими формами.

За потреби організація може доповнювати накази, складені за типовими формами, іншими показниками, вносити зміни до форматів типових форм.

Порада

До наказу про припинення трудового договору (контракту), складеного за типовою формою № П-4, може бути включено інформацію щодо кількості днів невикористаної відпустки, які підлягають компенсації при звільненні, або інформацію про відрахування із заробітної плати за відпустку, використану наперед, у разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який надано відпустку.

Типову форму № П-3 «Наказ про надання відпустки» доцільно доповнити графою для зазначення підстави надання відпустки (графік відпусток, заява працівника, листок непрацездатності у разі надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами тощо).

Також накази, що складають за типовими формами, необхідно доповнити таким обов’язковим реквізитом як місце складання або видання документа.

Увага!

Доповнювати типові форми словом НАКАЗУЮ, яке використовується при складанні наказів, за формою, відмінною від типової, недоцільно.

Отже, складати накази за формами, відмінними від типових, не заборонено. Втім, при цьому мають виконуватися дві умови:

  • у наказі, складеному за формою, відмінною від типової, повинні міститися усі показники, передбачені відповідною типовою формою;
  • наказ за формою, відмінною від типової, має складатися з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163–2003).

Обов’язкові реквізити наказів

Відповідно до пункту 4.4 ДСТУ 4163–2003 документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  • назва організації — автора документа;
  • назва виду документа (не зазначають у листах);
  • дата;
  • реєстраційний індекс документа;
  • заголовок до тексту документа;
  • текст документа;
  • підпис.

Згідно з пунктом 5.14 ДСТУ 4163–2003 на всіх документах (крім листів) зазначають ще один реквізит — місце складення або видання документа (у листах ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію»).

Назва організації — автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах. Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

Дата наказу — це дата його підписання. Дату оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (наприклад, 18.09.2013; 05.10.2013).

Реєстраційний індекс наказу з кадрових питань містить порядковий номер за Журналом реєстрації наказів з кадрових питань, який доцільно доповнювати літерним індексом (зокрема, к/тр або к/тм).

Заголовок до тексту наказу повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок наказу відповідає на питання «Про що?» (наприклад, про надання відпустки Іваненку О. П.).

У наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (окрім тих, що видають в організації на підставі Указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України) констатуючої (вступної) частини, як правило, немає. А замість слова НАКАЗУЮ використовують дієслова, що позначають певні управлінські дії: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ОГОЛОСИТИ ДОГАНУ, НАДАТИ, ЗВІЛЬНИТИ тощо.

Приклад

Розпорядча частина тексту наказу про прийняття на роботу може починатися дієсловом ПРИЙНЯТИ. Це слово друкують з окремого рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега.

Якщо текст наказу містить декілька рішень (звільнити Іваненка, бухгалтерії виплатити компенсацію за невикористану відпустку тощо), його треба розбити на пункти (підпункти), які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Увага!

Текст наказу рекомендовано друкувати через півтора міжрядкових інтервали

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все