Види наказів, та особливості їх оформлення

21 травня 2021
131929
Середній бал: 5 із 5

Оформлення наказів — справа відповідальна. Чим відрізняється оформлення різних видів наказів, зокрема кадрових? Які реквізити наказу зазначати обов’язково? Розкриваємо секрети діловодства у статті


Наказ — це один із документів, з яким кадровик працює щодня. Потрібно відмінно знати правила їх складання, опрацювання, реєстрації, формування у справи та зберігання. А починається все із визначення виду розпорядчого документа.

Чим наказ відрізняється від розпорядження

Види наказів

Робота з наказами залежить від їх виду. В основі розподілу за видами — строк зберігання документа.

Строки зберігання встановлюють за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Після спливу встановленого законодавством строку зберігання документи можна вилучити для знищення за умови експертизи їх цінності.

Накази розподіляють на три групи залежно від строку зберігання, а група наказів з кадрових питань має додатковий розподіл (ст. 16 Переліку № 578/5).

Група наказів

Строк зберігання, років

в організаціях, що створюють документи Національного архівного фонду

в організаціях, що не створюють документи Національного архівного фонду

Накази з основної діяльності

постійно

до ліквідації організації

Накази з адміністративно-господарських питань

5

5

Накази з кадрових питань:

 

 

- тривалого строку зберігання

75

75

- тимчасового строку зберігання

5

5

Увага!

Строки зберігання документів залежать як від цінності зафіксованої в них інформації для суспільства і науки, так і від того, чи включено підприємство — автор документа до списку джерел формування Національного архівного фонду (НАФ), тобто, чи створюють у діяльності підприємства документи НАФ. 

До організацій, в діяльності яких не створюють документи НАФ, належать:

  • комерційні підприємства;
  • організації, діяльність яких має допоміжний (господарський) характер — готелі, житлово-експлуатаційні контори та об’єднання, будівельні організації, автогосподарства;
  • організації, діяльність яких на певній території (місто, район, область) має типовий характер — школи, лікарні, дитячі дошкільні заклади, професійно-технічні заклади освіти тощо.

Такі організації вносять до Списку № 3, що складають у державних архівах. Документи організацій, що внесені до Списку № 3, зберігають у внутрішніх архівах і не передають на зберігання до державних архівів.

Види наказів, та особливості їх оформленняРозподіл наказів за групами залежно від строків зберігання та рекомендовані літерні індекси для наказів

Накази з основної діяльності

У наказах з основною діяльності фіксують рішення керівника з найважливіших і глобальних питань роботи підприємства. З-поміж них:

  • планування і звітність;
  • фінансування;
  • удосконалення структури й організації роботи підприємства;
  • розподіл функцій і повноважень між працівниками;
  • експлуатація основних засобів;
  • створення комісій чи інших колегіальних органів та визначення порядку їх роботи;
  • уведення в дію локальних актів — положень, інструкцій, правил, регламентів тощо.
Рішення й доручення в наказах з основної діяльності стосуються конкретних виконавців або колективу загалом.

Оформлення наказів з основної діяльності     

Накази оформляйте на спеціальному бланку.

Уніфіковану форму наказу з основної діяльності вміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Методичною комісією Держкомархівів від 20.06.2006 № 3.

Обов’язкові реквізити:

  • назва організації вищого рівня (за наявності);
  • назва організації-автора;
  • назва виду документа (НАКАЗ);
  • дата видання наказу;
  • реєстраційний індекс (номер) наказу;
  • місце складання;
  • заголовок;
  • текст;
  • підпис керівника;
  • візи.

Зауваги до оформлення деяких реквізитів наказу

Заголовок

Зміст наказу стисло викладайте в заголовку. Починайте із прийменника «про»: «Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про внесення змін...», «Про підсумки...», «Про заходи...».

Текст

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині висвітліть цілі приписуваних дій та причини видання наказу, наведіть факти, посилайтеся на події, оцінюйте. Констатуючу частину починають словами: «З метою...», «На підставі...», «Відповідно до...», «Згідно з...», «На виконання...» тощо.

Якщо підставою для видання наказу є нормативно-правовий акт органу вищого рівня, у констатуючій частині подайте посилання на цей документ у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва.

Якщо зміст наказу не потребує роз’яснень, констатуючу частину можна випустити. У цьому разі текст наказу міститиме лише розпорядчу частину.

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина. Її викладають в наказовій формі від першої особи однини.

Розпорядчу частину розпочинайте словом НАКАЗУЮ. Друкуйте його великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега. Далі ставте двокрапку і з нового рядка, з абзацу подавайте текст розпорядчої частини.

Пункти розпорядчої частини мають бути конкретними, зрозумілими, такими, що не суперечать раніше виданим розпорядчим документам. Не допускаються вислови з подвійним тлумаченням.

Уникайте неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «підвищити», «вплинути», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Такі доручення не можуть бути об’єктом контролю, оскільки їх виконання складно перевірити.

Розпорядчу частину поділяйте на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1., 1.2., 1.3...). Нумеруйте арабськими цифрами. У кожному пункті розпорядчої частини наказу:

  • зазначайте виконавців (організації, підрозділи, посадові особи), назви або прізвища яких подають у давальному відмінку;
  • викладайте завдання (доручення) зі строками виконання.

Виконавців можна вказати й узагальнено, наприклад: «директорам шкіл», «начальникам цехів», «менеджерам з персоналу».

Види наказів, та особливості їх оформленняКадровики цікавляться, чи є відповідальність за недостовірні дані в наказі з кадрових питань

Завдання формулюйте за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «організувати», «забезпечити», «розробити» тощо.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком та оформляти як дату завершення виконання.

У наказах визначайте реальні строки виконання завдань (доручень), що відповідають обсягу передбачуваних робіт. Враховуйте також час доведення інформації до відома конкретних виконавців.

Як правило, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо. Однак можна вказувати і єдиний, спільний для всіх пунктів строк виконання.

За необхідності після основних пунктів наказу вкажіть документи, що втратили чинність або змінюватимуться після видання наказу.

В останньому пункті наказу зазначте посаду та прізвище особи, яка відповідатиме за його виконання. Зазвичай загальний контроль за виконанням наказу покладають на одного із заступників керівника підприємств.

Керівник може й особисто контролювати виконання наказу. У цьому разі останній пункт формулюйте інакше.

Накази можуть мати додатки, посилання на які наведіть у відповідних пунктах тексту.

Дата

Дату наказу вказуйте цифровим або словесно-цифровим способом. Наприклад: 17 серпня 2021 р. або 15.08.2021.

Оформлення наказів з адміністративно-господарських питань

Накази з адміністративно-господарських питань (АГП) — переважно ситуативні, пов’язані з господарською діяльністю, облаштуванням і забезпеченням підприємства. Зокрема, це накази про:

  • придбання канцелярського приладдя, інвентарю, меблів тощо;
  • виділення робочих кімнат для працівників;
  • розміщення цехів;
  • інвентаризацію;
  • поточний ремонт;
  • заходи з благоустрою, перевірки та поліпшення санітарного стану;
  • організації охорони підприємства тощо.

Порядок оформлення та роботи з наказами з адміністративно-господарських питань (АГП) є аналогічним порядку, встановленому для наказів з основної діяльності.

Накази з АГП складають за уніфікованою формою, встановленою для наказів з основної діяльності.

Чи зазначати в наказах код ЄДРПОУ

Правила оформлення кадрових наказів

Накази з кадрових питань (особового складу) — розпорядчі документи, що фіксують рішення з управління персоналом. За допомогою кадрових наказів регулюють прийняття, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, накладення стягнень та заохочення.

Увага: термін «накази з особового складу» нині вживають лише у кадровому адмініструванні та діловодстві воєнізованих формувань Збройних Сил України, Міністерства внутрішніх справ та інших силових структур.

Накази з кадрових питань оформлюють на бланках. Такі з них, як накази про прийняття, відпустки, звільнення дозволено оформлювати як на бланках, так і за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.

З-поміж наказів на бланках виокремлюють індивідуальні та зведені. Індивідуальний наказ з кадрових питань містить інформацію про одного працівника, зведений — про кількох працівників та різні управлінські дії щодо них (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Порада: скористайтеся уніфікованою формою наказу з кадрових питань, яку розробили експерти Системи.

Накази з кадрових питань складає, оформлює, реєструє, формує до справ та зберігає відділ кадрів.

Складання, реєстрація, формування кадрового наказу до тої чи тої справи залежить від його виду. Розподіл наказів з кадрових питань за видами ґрунтується на статті 16 Переліку № 578/5.

Види наказів, та особливості їх оформленняДізнайтеся, які накази про відрядження вважати довгостроковими, а які короткостроковими

Увага: накази з кадрових питань складають відповідно до ДСТУ 4163-2003 та глави 9 розділу ІІ Правил № 1000/5.

Підготування наказу ініціює керівник підприємства або структурного підрозділу. Якщо ініціатором наказу є керівник структурного підрозділу, він обґрунтовує потребу в наказі в доповідній записці. Керівник підприємства фіксує рішення в резолюції.

Наказ оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу А4 з берегами:

Берег

Розмір, мм

Лівий

30

Правий

10

Верхній та нижній

20

Реквізити наказів з кадрових питань

Для правильного оформлення наказів 2021 маєте знати обов’язкові реквізити, а саме:

Назва підприємства — автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній в установчих документах. Скорочену назву зазначають, якщо її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Скорочену назву подають у дужках або без них нижче повної, окремим рядком у центрі.

Назва виду документа друкують великими літерами.

Наприклад: НАКАЗ.

Дата видання наказу — це дата його підписання. Дату оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 18.11.2021; 05.12.2021.

Місце складення або видання документа

Відомості про місце складення (м. ________) в наказах з кадрових питань розташовують між реквізитами «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа».

Реєстраційний індекс документа

Реєстраційний індекс документа проставляють на бланку після знака «№» на одному рівні з датою документа.

Структура реєстраційних індексів наказів з кадрових питань:

№ (порядковий номер за відповідним журналом реєстрації) (літерний індекс),

де літерний індекс:

к/тр — для наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання;

к/тм — для наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання.

Заголовок до тексту

Зміст наказу коротко викладають у заголовку. Структура заголовка:

Прийменник «Про» + віддієслівний іменник + прізвище, ініціали працівника, якого стосується розпорядча дія

Наприклад:

Про прийняття на роботу Петренка В. С.

Про звільнення Марчука О. О.

Текст

Текст наказу, як правило, містить дві частини — констатуючу (преамбулу) і розпорядчу.

У констатуючій частині вказують підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Преамбулу можна почати словами «На виконання», «З метою» тощо.

Якщо документ видають на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначають назву виду документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапку в кінці констатуючої частини не ставлять. За потреби ставлять кому, якщо це обумовлено правилами граматики.

Правила № 1000/5 дозволяють оформлювати накази з кадрових питань без преамбули, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування. Наприклад, без преамбули зазвичай оформлюють накази про прийняття, переведення, звільнення.

Замість слова НАКАЗУЮ в кадрових наказах можна використовувати конкретні дієслова. Розпорядчу частину наказу з кадрових питань починають, як правило, з дієслова у формі інфінітива великими літерами: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Зразок оформлення наказу 2021

Скачати зразок

Наказ про щорічну основну відпустку повної тривалості

Розпорядче дієслово друкують з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставлять двокрапку.

Далі зазначають великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові.

Слово НАКАЗУЮ використовують у кадрових наказах, якщо текст наказу містить кілька рішень (звільнити Іваненка, бухгалтерії виплатити компенсацію за невикористану відпустку тощо). Такий текст ділять на пункти (підпункти), які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Текст наказу рекомендовано друкувати через півтора міжрядкових інтервали.

Підстава до окремих пунктів тексту

Зазначають документ, що став підставою для окремих пунктів тексту наказу (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Наприклад:

Підстава: заява Вправного В. М. від 13.11.2021, зареєстрована за № 255.

Підпис

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником підприємства. Окремі пункти наказу можуть мати терміни набуття чинності, що не збігаються з датою підписання документа. Так, призначити працівника на посаду можна з 1 липня, тоді як наказ підписаний 27 червня.

Візи

Проект наказу з кадрових питань візують посадові особи підприємства, яких він стосується, в окремих випадках — юрист. У наказах про призначення на посади, переведення, звільнення з посад, пов’язаних з матеріальною відповідальністю, обов’язковою є віза бухгалтера.

Відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб

Накази з кадрових питань доводять до відома працівників, яких вони стосуються. Факт ознайомлення працівників з наказом засвідчують шляхом проставляння підписів на першому примірнику наказу із зазначенням дати ознайомлення.

Наприклад:

З наказом ознайомлений
Сизий  В. Л. Сизий
13.11.2021




Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo