Скачайте зразок Графіка відпусток 2019 ⇓

Кадровик01

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

  • 2 жовтня 2017
  • 481

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы работникам, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Также табель является важным источником сведений для заполнения многих форм государственных статистических наблюдений. Впрочем, порядок составления и оформления табелей учета использования рабочего времени законодательно не нормирован.

Сейчас единственным нормативным актом, который непосредственно касается табеля учета использования рабочего времени, является приказ Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489 (далее —Приказ № 489), которым утверждена и введена в действие с 1 января 2009 года типичная форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».

Приказом № 489 определено, что форма № П-5 имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений; при необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени в организации.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени Читайте также: Табель учета рабочего времени: особенности заполнения

Итак, на основании типичной формы № П-5 в каждой организации должна быть разработана и утверждена собственная форма табеля, которая будет учитывать специфику работы организации. Впрочем, утверждения лишь формы табеля недостаточно. Организация также должна определить порядок ведения и оформления табелей учета рабочего времени, сроки и порядок их предоставления в бухгалтерскую службу организации. Реализовать это на практике можно путем разработки и утверждения отдельного внутреннего нормативного акта организации, например, Положения о табельном учете или Положения об учете использования рабочего времени (далее — Положение).

Ответственные за ведение табеля учета рабочего времени

Поручать ведение учета рабочего времени следует только лицам, имеющим возможность регулярного контроля за пребыванием работников на работе. Это вызвано тем, что табель должен отражать фактическое использование рабочего времени, а не «плановое» (т.е. «запланированное» графиками работы, приказами об отпусках, командировках или «разрешенное» листами нетрудоспособности, справками и т.д.).

Лицами, которые имеют возможность регулярного контроля за пребыванием работников на работе, как правило, являются руководители структурных подразделений или их заместители. В крупных организациях функцию ведения табелей в основном выполняют табельщики. Часто эти работники входят в состав кадровой службы, но порядок их работы, рабочие места определяются так, чтобы они имели возможность контролировать приход/уход «контролируемых» работников: на работу или с работы, на перерыв или с перерыва.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени Читайте также: Неполное рабочее время: что это такое и как его ввести

Нередко функцию составления табелей возлагают на одного из работников кадровой службы (инспектора по кадрам, менеджера по персоналу, начальника отдела кадров и т.д.). Однако этот вариант уместен только в следующих случаях:

  • организация имеет небольшую численность персонала и все работники сосредоточены в одном помещении, что позволяет «табельщику» постоянно контролировать соблюдение работниками трудовой дисциплины;

  • в организации внедрена система ежедневного «информирования» о присутствии/отсутствии работников на рабочих местах, опозданиях, преждевременном уходе с работы (например, соответствующая информация, заверенная личной подписью руководителя подразделения, ежедневно подается лицу, ответственному за учет использования рабочего времени, либо при составлении табелей используются сведения, полученные из системы электронного учета прихода/ухода сотрудников).

В других случаях кадровику достаточно трудно контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, а значит, вполне вероятны ошибки в табелях, и соответственно, в начислении заработной платы.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени Читайте также: Ненормированное рабочее время: к кому применять и как учитывать

Присвоение табельных номеров

Систему присвоения и использования табельных номеров каждая организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в Положении. Табельные номера могут, например, совпадать с порядковыми номерами в Журнале регистрации принятых работников или присваиваться по системе, разработанной по другим принципам. Некоторые организации как табельные номера используют идентификационные номера лиц, но стоит заметить, что табельными номерами, которые состоят из большого количества цифр, очень сложно пользоваться.

Также, при необходимости, в Положении можно предусмотреть порядок замены табельного номера в случае перевода работника на другую должность или в другое структурное подразделение.

Положение об учете использования рабочего времени должно быть согласовано с другими внутренними актами организации

Нормы, установленные Положением, не должны противоречить действующему законодательству и должны согласовываться с нормами всех других внутренних нормативных актов организации.

Пример

Если в Положении обязанности по ведению и оформлению табелей полагаются на определенных работников, то об этом должно быть указано в их должностных (рабочих) инструкциях. Если в Положении определен особый порядок учета рабочего времени определенных категорий работников, то в должностных инструкциях этих работников должен быть изложен соответствующий порядок организации их труда, рабочего времени, отчетности и тому подобное.

Типичную форму № П-5 следует адаптировать для нужд организации

Типичную форму табеля № П-5, утвержденную Приказом № 489, целесообразно отредактировать в соответствии с потребностями организации.

Пример

Все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели в одну смену. Нужно ли в этом случае включать в табель графы для внесения условных обозначений, отражающих работу в ночное и вечернее время, которые предусмотрены типичной формой № П-5?

Безусловно, нет. Каждая графа табеля должна быть информативной, нет необходимости загромождать табель лишними графами.

Пример

Различные подразделения организации работают в разных режимах и по разным графикам. Можно ли разработать различные формы табеля с учетом графиков работы?

Да, можно и даже уместно. Для организации, где структурные подразделения или работники определенных категорий работают в разных режимах и по разным графикам, можно утвердить несколько вариантов табелей. В этом случае следует ввести для каждого вида табеля собственный индекс, а в Положении определить, какой именно табель должно использовать каждое структурное подразделение.

Утверждение Положения об учете использования рабочего времени

Положение и форму (формы) табеля целесообразно утверждать приказом руководителя организации. В этом приказе также необходимо определить сроки введения Положения в действие, порядок ознакомления с Положением лиц, ответственных за ведение учета использования рабочего времени.

После утверждения Положения регистрируется в соответствующей учетной форме, например, в Журнале регистрации внутренних документов.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся

Кадрові звіти 2019

У 2019 році кадровиків очікує підготовка 13-ти звітів. Які саме звіти доведеться подавати та за якими формами складати, — у таблиці кадрових звітів 2019.

 Скачати таблицю