text
Кадровик01

Как составить график отпусков: шаг за шагом

  • 4 листопада 2016
  • 926

Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждает собственник или уполномоченный им орган (далее — работодатель) с дальнейшим согласованием с избирательным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим органом, уполномоченным представлять интересы трудового коллектива. С графиками отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники (ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках) и ст. 79 Кодекса Законов о Труде (КЗоТ).

Таким образом, график отпусков — это локальный нормативный акт предприятия, учреждения, организации (далее — организация), в котором установлена очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. В этом документе изложены ведомости о распределении времени отпусков между сотрудниками всех структурных подразделений. Составление графика отпусков должно осуществляться ежегодно на следующий календарный год.

График отпусков — это не только обязательный организационный документ, а и удобный инструмент планирования. С помощью такого графика решаются два важных вопроса:

  • гарантируется реализация права сотрудников на отдых, причем с учетом их личных интересов;
  • учитываются интересы работодателя, который имеет возможность спланировать и обеспечить нормальную работу организации при условии прогнозированного отсутствия сотрудников.

Наличие графика дает возможность работодателю своевременно в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, подготовить распорядительные документы, выплатить заработную плату за время отпуска, в конце концов, отправить в отпуск сотрудника, который по каким-либо причинам отказывается использовать свое право на отдых.

Внимание!

Работодатель обязан в письменной форме предупредить сотрудника о дате начала отпуска, но не позднее, чем за две недели до установленного срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Как составить график отпусков так, чтобы учесть обязательные моменты, такие как:

  • личные интересы сотрудников и возможности для их отдыха;
  • требования законодательства о труде;
  • интересы производства.

Совет

Исходя из содержания ст. 10 Закона об отпусках, на работодателя возлагается обязанность составлять график только ежегодных отпусков (основного и дополнительного). Однако, учитывая необходимость планирования очередности предоставления всех возможных видов отпусков, необходимо включать в график не только ежегодные, а и другие оплачиваемые отпуска, в том числе дополнительный социальный отпуск на детей (ст. 19 Закона об отпусках).

Сразу отметим, что форма графика отпусков произвольная (скачать форму), поскольку законодательство не предусматривает конкретного оформления этого документа.

Как составить график отпусков: шаг за шагом

ЭТАП 1. Издание руководителем организации приказа о составлении проекта графика отпусков

Начинать составлять график предоставления отпусков следует в конце ноября или начале декабря, поскольку утвердить этот документ и ознакомить с ним сотрудников следует не позднее конца текущего года. Такие сроки напрямую связаны с тем, что некоторые сотрудники могут планировать отдых с самого начала года.

Если процедура разработки графика отпусков не регламентирована локальными нормативными актами, необходимо ее документировать соответствующим приказом руководителя организации.

ЭТАП 2. Установление продолжительности отпусков сотрудников

Шаг 1. Определяем категории сотрудников, которым, согласно законодательству, предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью более чем 24 календарных дня

Ежегодный основной отпуск предоставляется сотрудникам продолжительностью не менее чем 24 календарных дня (далее – к. д.) за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня подписания трудового договора.

Узнать, какие категории сотрудников имеют право на отпуск большей продолжительности, можно из ст. 6 Закона об отпусках.

Как составить график отпусков: шаг за шагомПодробнее — в консультации «Продолжительность отпуска: право на отдых имеет каждый»

Шаг 2. Определяем сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска, и устанавливаем продолжительность дополнительных отпусков

Следующий шаг — определить сотрудников, которые имеют право на дополнительные ежегодные отпуска:

  • за работу с вредными и сложными условиями (ст. 7 Закона об отпусках);
  • за особенный характер труда (ст. 8 Закона об отпусках).

Как составить график отпусков: шаг за шагомПодробнее — в консультации «Ежегодные дополнительные отпуска: виды и порядок предоставления»

Шаг 3. Определяем сотрудников, которые имеют право на другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством

Законодательством могут предусматриваться и другие дополнительные отпуска (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона об отпусках). Речь идет, в частности, о дополнительном отпуске:

  • госслужащим за стаж государственной службы более 5 лет, продолжительностью до 15 к. д. (ст. 58 Закона № 889, постановление КМУ «Об утверждении Порядка предоставления государственным служащим дополнительных оплачиваемых отпусков» от 06.04.2016 № 270);
  • судьям за стаж работы более 10 лет, — продолжительностью 15 к. д. (ст. 136 Закона Украины «О судоустройстве и статусе судей» от 02.06.2016 № 1402-VIII);
  • прокурору, если стаж работы в органах прокуратуры превышает 10 лет, — продолжительностью до 15 к. д. (ч. 2 ст. 82 Закона № 1697);
  • гражданам, отнесенным к І и ІІ категориям населения, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы, — продолжительностью 14 рабочих дней (16 к. д.) (п. 22 ст. 20 и ст. 21 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 № 796-ХІІ; далее – Закон № 796).

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков не может превышать 59 к. д., а для сотрудников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

Шаг 4. Определяем сотрудников, которые имеют право на дополнительный отпуск, предоставляемый тем лицам, у которых есть дети или совершеннолетний ребенок-инвалид с детства подгруппы А І группы

Работающей женщине, которая имеет двух или более детей в возрасте до 15 лет, или ребенка-инвалида, или которая усыновила ребенка, или матери инвалида с детства подгруппы А І группы, одинокой матери, отцу ребенка или инвалида с детства подгруппы А І группы, или одному из приемных родителей предоставляется ежегодно дополнительный отпуск продолжительностью 10 к. д. без учета праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ).

При наличии нескольких оснований для предоставления такого отпуска его общая продолжительность не может превышать 17 к. д.

Шаг 5. Определяем сотрудников, которые имеют неиспользованные отпуска за предыдущие годы

Запрещено не предоставлять работникам ежегодный отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд. Кроме этого, нельзя запретить идти в отпуск на протяжении рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особенным характером труда (ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках).

То есть, если на протяжении соответствующего года сотрудник по каким-либо причинам не использовал ежегодный отпуск (или его часть) или дополнительный, то он имеет право на его получение в следующем году или на компенсацию при увольнении.

Совет

Чтобы не нарушать требования ст. 11 Закона об отпусках и не накапливать дни неиспользованных отпусков, следует их предусматривать при составлении графика отпусков.

Определить количество неиспользованных отпусков можно, например, по Журналу учета отпусков или из личных карточек сотрудников (типовая форма №П-2).

ЭТАП 3. Определение сотрудников, которые имеют право на получение отпуска в удобное время или в летний период

Для того чтобы правильно установить очередность отпусков, прежде всего необходимо определить сотрудников, которым, согласно законодательству, предоставлено право использования отпуска в удобное для них время или в летний период.

Внимание!

График отпусков составляется с целью равномерного распределения отпусков всех сотрудников, чтобы отсутствие конкретного человека не отражалось на деятельности организации. То есть сотрудников, которые имеют право на использование отпуска в удобное для них время, необходимо также включать в график очередности отпусков с указанием удобного для них периода.

ЭТАП 4. Определение возможного времени начала отпуска для сотрудников, принятых во втором полугодии текущего года

Право сотрудника на ежегодный основной и дополнительный отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после истечения шести месяцев беспрерывной работы в организации. В случае предоставления указанных ежегодных отпусков до завершения шестимесячного срока беспрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени, за исключением случаев, предусмотренных ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках (ч. 5, 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Если сотрудник еще не проработал шесть месяцев, то ежегодный отпуск полной продолжительности по желанию самого сотрудника может быть предоставлен только в случаях, определенных ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках.

Сотрудники, не указанные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, принятые во втором полугодии текущего года, будут иметь право на отпуск в зависимости от даты приема на работу.

Определяя право сотрудника на отпуск в календарном году, на который составляется график предоставления отпусков, следует учитывать один момент. У сотрудника, принятого на работу в текущем году, в следующем календарном году право на отпуск может возникнуть дважды.

При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года, важно, чтобы второй отпуск был предусмотрен в графике не ранее начала рабочего года, за который предоставляется отпуск.

ЭТАП 5. Составление руководителями структурных подразделений проектов графиков отпусков структурных подразделений

Даже при небольшой численности сотрудников в организации кадровая служба не всегда может самостоятельно составить график, и, в принципе, это нецелесообразно. Самой удобной (и используемой во множестве организаций) является схема, когда проекты графиков составляются в каждом структурном подразделении отдельно.

При таком подходе руководители структурных подразделений готовят проекты графиков, в которых определяется очередность предоставления отпусков работникам подразделений. На основании таких проектов кадровая служба составляет сводный график отпусков сотрудников организации в целом.

Шаг 1. Уведомляем руководителей структурных подразделений о сроке подготовки графиков отпусков сотрудников подразделений, предоставляем информацию, необходимую для составления графиков

Чтобы руководители подразделений имели возможность учитывать все требования Закона об отпусках, в частности, увеличенную продолжительность отпусков отдельным категориям сотрудников, право на отпуск в удобное время, стаж работы, который дает право на отпуск, кадровая служба должна предоставить руководителям подразделений необходимую информацию, например, при помощи уведомления.

Шаг 2. Руководитель подразделения проводит опрос работников о времени использования отпусков в следующем календарном году и разделе отпусков

На основе информации, предоставленной в уведомлении, руководители подразделений проводят опрос сотрудников.

Сроки начала отпусков определяются с учетом даты начала соответствующего рабочего года и стажа работы, который дает право на отпуск (ст. 82 КЗоТ, ст. 9 Закона об отпусках).

Пожелания сотрудников могут быть оформлены в виде заявлений или собираться при помощи анкет, опросных листков. Руководители подразделений составляют сводную ведомость о периодах использования отпусков.

Ежегодный отпуск по желанию сотрудника может быть поделен на части любой продолжительности при условии, что основная беспрерывная его часть будет составлять не менее 14 к. д. (ч. 6 ст. 79 КЗоТ и ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках).

Приведенные правовые нормы не связывают возможность раздела отпуска на части с его видом — это ежегодный основной или дополнительный. Соответственно любой из них, на который сотрудник имеет право, может быть поделен на части. Необходимо учитывать пожелания сотрудника еще на этапе подготовки проекта графика. Ведь, если график отпусков уже утвержден, то он является обязательным для выполнения, как работодателем, так и сотрудником. Поэтому при наличии письменного подтверждения того, что в графике отпуск был поделен по желанию сотрудника, работодатель может не удовлетворить просьбу сотрудника о предоставлении отпуска полной продолжительности.

Если в графике был запланирован отпуск полной продолжительности, сотрудник справе обратиться к работодателю с просьбой о его разделе на части на протяжении рабочего года с соответствующим отображением в графике.

Как правило, большинство сотрудников хочет идти в отпуск летом или в начале осени, поэтому руководителю подразделения придется соотнести пожелания работников с интересами производства и условиями законодательства о труде.

Шаг 3. Руководитель подразделения учитывает интересы производства

При подготовке графика для беспрерывно действующей организации количество сотрудников, необходимых для обеспечения ее деятельности, должно быть учтено.

Особое внимание следует уделить определению очередности отпусков руководящих сотрудников, в частности, руководителей подразделений. Необходимо предусмотреть, чтобы во время отпусков таких сотрудников на работе оставались их заместители.

Шаг 4. Руководитель подразделения учитывает правила присоединения дополнительных отпусков к основному

При составлении графиков следует учитывать, что отпуск предоставляется за рабочий год, который отсчитывается от даты подписания трудового договора.

Ежегодные дополнительные отпуска по желанию сотрудника могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском или отдельно от него (ч. 2 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому порядок использования сотрудником основного и дополнительного отпусков следует выяснить на этапе подготовки проекта графика.

Если сотрудник желает использовать указанные отпуска отдельно один от другого, необходимо помнить, что запланировать их нужно с таким расчетом, чтобы они были использованы до окончания рабочего года (ч. 4 ст. 10 Закона об отпусках).

Шаг 5. Руководитель подразделения составляет график предоставления отпусков сотрудников подразделения, доводит до сведения сотрудников

Ежегодные основной и дополнительный отпуска предоставляются сотруднику с таким расчетом, чтоб они были использованы до завершения рабочего года (ч. 4 ст. Закона об отпусках).

В ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках предусмотрено правило необходимости согласования между сотрудником и работодателем конкретного времени ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком. Это позволяет утверждать, что стороны должны прийти к согласию о времени предоставления отпуска.

Доказать, что сотрудник принимал участие в подготовке графика и его интересы и пожелания были учтены, можно с помощью нескольких способов.

Первый способ заключается в том, что форму графика, который прилагается к уведомлению, дополняют графой «С графиком ознакомлен, с очередностью согласен», в которой сотрудник должен поставить подпись. Это и будет служить соответствующим подтверждением. Если вследствие некоторых обстоятельств (продолжительности командировки, болезни, отпуска) проект графика структурного подразделения составлялся без учета пожеланий (интересов) кого-то из сотрудников, следует получить письменное подтверждение того, что сотрудник не против предложенного ему периода отпуска.

Второй способ часто используется в организациях небольших или неструктурированных. На этапе подготовки проекта графика составляется специальное письмо-уведомление, в котором сотрудники собственной подписью удостоверяют, что они ознакомлены с графиком и не протестуют против установленной очередности.

Шаг 6. Анализируем проекты графиков отпусков сотрудников структурных подразделений, при необходимости корректируем, согласовываем изменения с руководителями подразделений и сотрудниками

Специалисты кадровой службы анализируют проекты графиков, при необходимости корректируют их, например, в случае, если при составлении графиков учтены не все требования законодательства о труде или интересы производства.

Откорректированные графики обсуждаются с руководителями соответствующих подразделений и непосредственно с сотрудниками.

ЭТАП 6. Составление, согласование, утверждение графика отпусков сотрудников организации

Шаг 1. Составляем сводный график отпусков сотрудников организации

Завершив работу со всеми структурными подразделениями организации, кадровая служба приступает к формированию сводного, единого графика. Именно он и является тем документом, предусмотренным ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках и ч. 4 ст. 79 КЗоТ.

Право на отпуск имеют граждане Украины, иностранцы и лица без гражданства, которые работают в Украине и находятся в трудовых отношениях с организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору и у физического лица (ст. 2 Закона об отпусках и ст. 74 КЗоТ). Соответственно, в проект графика необходимо включать всех наемных сотрудников, которые работают в организации, в том числе, работников, которые не входят в состав структурных подразделений (например, руководитель организации, его заместители, помощники руководителя и др.).

Следует учесть, что в период отпусков в организации должен оставаться тот, кто имеет право подписи, в частности, финансовых, кадровых документов.

Иногда по разным причинам запланированный период отпуска не совпадает с фактическим. Поэтому в графике следует предусмотреть графу для внесения информации о переносе отпуска, в которой будет указываться причина и новая согласованная сторонами дата. Кроме этого, можно дополнить график графой «Примечания», куда будет вноситься информация об использовании только части запланированного в календарном году отпуска, что упростит работу по подготовке проекта графика в следующем году, а также информация о замене части отпуска денежной компенсацией, естественно, с выполнением требований ч. 4 ст. 24 Закона об отпусках. Но продолжительность предоставленного сотруднику ежегодного и дополнительного отпусков не должна быть меньше 24 к. д.

Шаг 2. Согласовываем график отпусков с избирательным органом первичной профсоюзной организации или с другим представительным органом трудового коллектива

Составленный график согласовывается с избирательным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем), а в случае его отсутствия — с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, например Советом трудового коллектива (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках, ч. 4 ст. 79 КЗоТ).

Имеет смысл направлять проект графика для согласования с сопроводительным письмом, в котором следует указать, в частности, просьбу о сроке согласования (например, согласовать проект графика до 26.12.2016).

Шаг 3. Руководитель организации утверждает сводный график отпусков сотрудников организации

График предоставления отпусков утверждает работодатель (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

На заранее оформленном грифе утверждения руководитель организации ставит личную подпись и дату утверждения. Датой утверждения графика отпусков является дата его подписания.

Шаг 4. Доводим график к сведению сотрудников организации

С утвержденным графиком должны быть ознакомлены все работники организации (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Порядок этой процедуры законодательством не определен, но обычно оформляется сбором подписей в письме-ознакомлении с графиком в графе «Подпись сотрудника» в самом графике. Извлечение из графика отпусков может быть также направлено руководителям структурных подразделений.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все