text
Кадровик01

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися?

  • 31 жовтня 2017
  • 8346

Реєстрація документа — це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.

Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація (далі — організація) бере на себе відповідальність за нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Дізнайтеся, чи можна оформлювати заяви на комп’ютері

Згідно з пунктом 162 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо), підлягають реєстрації.

Увага!

Відповідно до законодавства заява є різновидом звернення громадянина. Так, статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР (далі — Закон про звернення громадян) визначено, що заява — це звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності організацій, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Особливості реєстрації заяв залежно від виду

Заяви поділяють на зовнішні і внутрішні.

Реєстрація зовнішніх заяв провадиться відповідно до правил діловодства за зверненнями громадян.

Зовнішні заяви надходять від громадян, які не є працівниками організації (хоча у минулому могли працювати в організації).

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Читайте також: Загальні правила реєстрації документів

Зовнішні заяви реєструються окремо від інших документів — з урахуванням вимог нормативних актів, що регламентують роботу зі зверненнями громадян, зокрема, Закону про звернення громадян, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі — Інструкція № 348).

Відповідно до пункту 1 Інструкції № 348 діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (форму картки наведено у додатку 1 до Інструкції № 348), або в журналах (переглянути зразок). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Щодо реєстрації заяв працівників, тобто внутрішніх заяв, на практиці більша їх частка пов’язана з трудовими відносинами, отже, такі заяви можна умовно віднести до заяв з кадрових питань, зокрема, це заяви:

Якщо чисельність працівників в організації невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.

Порада

Якщо організація має розгалужену структуру, значну штатну чисельність працівників, то кадрова служба може вести окремі реєстраційні форми для заяв різних видів, наприклад:

  • журнал реєстрації заяв про прийняття на роботу;
  • журнал реєстрації заяв про звільнення;
  • журнал реєстрації заяв про надання відпусток;
  • журнал реєстрації заяв про надання працівникам матеріальної допомоги

Реєстраційний індекс заяви, зазвичай, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:

  • для заяв про прийняття на роботу застосовують літерний індекс «п»;
  • для заяв про звільнення з роботи — індекс «зв»;
  • для заяв про переведення на іншу посаду — індекс «пп»;
  • для заяв про надання матеріальної допомоги — індекс «мд».

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Вам стане у пригоді: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань

Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми має бути закріплено в Інструкції з діловодства організації.

Увага!

Дата подання заяви важлива, зокрема, у разі звільнення працівника за власним бажанням. Наприклад, з урахуванням двотижневого строку попередження, передбаченого статтею 38 КЗпП, працівник подав заяву про звільнення за власним бажанням, зазначивши дату складання заяви. Відповідно до правил діловодства заява має бути зареєстрована у день надходження. З дати реєстрації заяви починається відлік двотижневого строку, визначеного трудовим законодавством. Протягом зазначеного строку працівник має право відкликати свою заяву. Якщо працівник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, роботодавець не вправі звільнити працівника за поданою раніше заявою, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Статті за темою в журналі «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все