Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися?

5911
Реєстрація документа — це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.

Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація (далі — організація) бере на себе відповідальність за нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Дізнайтеся, чи можна оформлювати заяви на комп’ютері

Згідно з пунктом 162 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо), підлягають реєстрації.

Увага!

Відповідно до законодавства заява є різновидом звернення громадянина. Так, статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР (далі — Закон про звернення громадян) визначено, що заява — це звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності організацій, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Особливості реєстрації заяв залежно від виду

Заяви поділяють на зовнішні і внутрішні.

Реєстрація зовнішніх заяв провадиться відповідно до правил діловодства за зверненнями громадян.

Зовнішні заяви надходять від громадян, які не є працівниками організації (хоча у минулому могли працювати в організації).

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Читайте також: Загальні правила реєстрації документів

Зовнішні заяви реєструються окремо від інших документів — з урахуванням вимог нормативних актів, що регламентують роботу зі зверненнями громадян, зокрема, Закону про звернення громадян, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі — Інструкція № 348).

Відповідно до пункту 1 Інструкції № 348 діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (форму картки наведено у додатку 1 до Інструкції № 348), або в журналах (переглянути зразок). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Щодо реєстрації заяв працівників, тобто внутрішніх заяв, на практиці більша їх частка пов’язана з трудовими відносинами, отже, такі заяви можна умовно віднести до заяв з кадрових питань, зокрема, це заяви:

Якщо чисельність працівників в організації невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.

Порада

Якщо організація має розгалужену структуру, значну штатну чисельність працівників, то кадрова служба може вести окремі реєстраційні форми для заяв різних видів, наприклад:

  • журнал реєстрації заяв про прийняття на роботу;
  • журнал реєстрації заяв про звільнення;
  • журнал реєстрації заяв про надання відпусток;
  • журнал реєстрації заяв про надання працівникам матеріальної допомоги

Реєстраційний індекс заяви, зазвичай, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:

  • для заяв про прийняття на роботу застосовують літерний індекс «п»;
  • для заяв про звільнення з роботи — індекс «зв»;
  • для заяв про переведення на іншу посаду — індекс «пп»;
  • для заяв про надання матеріальної допомоги — індекс «мд».

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися? Вам стане у пригоді: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань

Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми має бути закріплено в Інструкції з діловодства організації.

Увага!

Дата подання заяви важлива, зокрема, у разі звільнення працівника за власним бажанням. Наприклад, з урахуванням двотижневого строку попередження, передбаченого статтею 38 КЗпП, працівник подав заяву про звільнення за власним бажанням, зазначивши дату складання заяви. Відповідно до правил діловодства заява має бути зареєстрована у день надходження. З дати реєстрації заяви починається відлік двотижневого строку, визначеного трудовим законодавством. Протягом зазначеного строку працівник має право відкликати свою заяву. Якщо працівник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, роботодавець не вправі звільнити працівника за поданою раніше заявою, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.



Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Накази на підприємстві

Електронна книга для кадровика та секретаря

Читати






© Кадровик-01, 2018. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
... це як сніг на голову!

Не скачується? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть, будь ласка, свій статус професіонала, пройшовши швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

• професійні матеріали сайту;

• 40 шпаргалок для безпомилкової роботи;

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжу читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×

Кримінальна відповідальність за порушення у сфері праці

СКАЧАЙТЕ собі та покажіть директору