text
Кадровик01

Больничный лист: от выдачи до оплаты

  • 3 жовтня 2016
  • 1210

Наверно, в каждой организации бывают периоды, когда некоторое количество сотрудников отсутствует на работе. И не о периоде отпусков идет речь… это, к сожалению, период заболеваний . Такое отсутствие на работе сотрудники обязаны подтверждать больничным листом. А нам, кадровикам, необходимо проследить правильность их заполнения.

Этап 1. Проверка соблюдения порядка выдачи больничного листа и правильности его заполнения медицинским учреждением

Основанием для назначения помощи по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке больничный лист, а в случае работы по совместительству — его копия с подписью руководителя (далее — работодатель) и печатью с основного места работы (п. 1 ст. 31 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.1999 № 1105-XIV; далее — Закон № 1105).

Бланк больничного листа состоит из трех частей:

  • корешок;
  • лицевая сторона;
  • обратная сторона.

Корешок заполняется и остается в медучреждении, поэтому проверяем правильность заполнения лицевой и обратной сторон.

Шаг 1. Проверяем соблюдение порядка выдачи

После получения больничного листа сотрудник обязан предоставить его табельнику (уполномоченному лицу) для заполнения верхней части обратной стороны и корректировки табеля учета рабочего времени.

В зависимости от особенностей функционирования организации табелирование может выполнять как табельник, так и руководитель сотрудника или сотрудник кадровой службы. Но в любом случае особа, которая ведет табель учета рабочего времени, обязана обратить внимание на некоторые детали.

Порядок условий выдачи, продления и учета документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность граждан, контроль правильности их выдачи, оформление больничного листа определены в Инструкции о порядке выдачи документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом МОЗ от 13.11.2001 № 455 (далее — Инструкция № 455).

Согласно Инструкции № 455 выдача больничных листов осуществляется гражданам Украины, иностранцам, лицам, не имеющим гражданства, которые проживают в Украине и работают на условиях трудового договора (контракта) в организациях независимо от форм собственности и ведения хозяйства или у физических лиц, в том числе в иностранных дипломатических представительствах и консульских учреждениях. Кроме того, получить больничный имеют право лица, занимающие избирательные должности в органах государственной власти, местного самоуправления и других органах, например, в общественных организациях, члены коллективных предприятий, сельскохозяйственных и других производственных кооперативов.

Выдача больничных листов

Кто имеет право выдавать больничные листы (п. 1.4 Инструкции № 455):

  • лечащие врачи государственных и коммунальных учреждений охраны здоровья;
  • лечащие врачи стационаров протезно-ортопедических учреждений системы Минсоцполитики;
  • лечащие врачи туберкулезных санаторно-курортных учреждений;
  • фельдшеры в местностях, где нет врача, а также на плавающих суднах;
  • лечащие врачи учреждений охраны здоровья независимо от формы собственности и врачи, которые занимаются хозяйственной деятельностью по медицинской практике как физические лица — предприниматели.

Внимание!

Выдавать больничные листы не имеют права врачи:

  • станций (отделений) скорой медицинской помощи;
  • станций переливания крови;
  • учреждений судебно-медицинской экспертизы;
  • бальнеогрязелечебных, косметологических и физиотерапевтических больниц и курортных поликлиник;
  • домов отдыха;
  • туристических баз;
  • зубопротезных поликлиник (отделений);
  • санитарно-профилактических учреждений,

а также лечащие врачи лечебно-профилактических учреждений всех форм собственности при косметологических вмешательствах без медицинских показаний.

Выдача больничных листов и их последующее закрытие осуществляется в одном лечебно-профилактическом учреждении, кроме случаев долечивания в реабилитационных отделениях санаторно-курортных учреждений. При наличии показаний для дальнейшего лечения другим лечебно-профилактическим учреждением выдается новый больничный как продление предыдущего.

В случае заболевания, травмы, в частности бытовой, больничный выдается в день установления неработоспособности, кроме случаев лечения в стационаре. Однако лицам, которые обратились за медицинской помощью и признаны неработоспособными по завершении рабочего дня, больничный лист может выдаваться, с их согласия, со следующего календарного дня (п. 2.6 Инструкции №455).

Если человек пребывает в стационаре, лечащий врач и заведующий отделением выдают больничный за весь период прохождения стационарного лечения. В случае необходимости продолжения лечения в амбулаторных условиях больничный лист может быть продлен на срок до трех календарных дней с обязательным обоснованием в медицинской карте стационарного больного и выдержке из нее (п. 2.9 Инструкции № 455).

Внимание!

Оформление больничного листа должно осуществляться с четким соблюдением определенных правил.

Больничные выдаются лечащим врачом (фельдшером) при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность нетрудоспособного (п. 1.6. Инструкции №455). На практике получить больничный можно исключительно при предъявлении паспорта. А вот при наличии других документов, удостоверяющих личность, например водительского удостоверения, оформление больничного листа возможно только при условии написания заявления на имя главного врача с просьбой получить разрешение на его выдачу.

Шаг 2. Проверяем правильность заполнения больничного листа медицинским учреждением

Лицевую сторону должен заполнить лечащий врач или младший медработник с медицинским образованием разборчивым почерком, без ошибок, синими, фиолетовыми или черными чернилами (Инструкция о порядке заполнения больничного листа, утвержденная МОЗ Минтруда, ФСС по ВПТ, Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний от 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406; далее – Инструкция №532).

Следует обратить внимание на такие особенности заполнения лицевой стороны больничного листа, выданного сотруднику:

  • должно быть подчеркнуто слово «первичный» или «продолжение». Если этот листок является продолжением, должны обозначаться номер и серия предыдущего;
  • название и местонахождение учреждения охраны здоровья указываются полностью и должны соответствовать штампу и печати учреждения охраны здоровья «для больничных листов»;
  • дата выдачи больничного листа указывается так: цифрой прописывается число, после чего словами — название месяца, цифрами указывается год;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника, возраст (количество полных лет, указанных цифрами) должны соответствовать паспортным данным;
  • место работы (название и местонахождение организации) обозначается полностью без сокращений;
  • в графе «Причина нетрудоспособности» обязательно должна быть подчеркнута соответствующая причина освобождения от работы. Пункты 2,4 не могут содержать исправлений;
  • обязательно указывается режим, назначенный больному: стационарный, амбулаторный, постельный, домашний, санаторный, свободный и т. д.;
  • при нарушении больным предписаний в графе «Отметки о нарушении режима» обозначается дата нарушения, засвидетельствованная подписью врача, а в графе «Примечание» — вид нарушения (например, несвоевременная явка на прием к врачу; алкогольное, наркотическое, токсическое опьянение во время лечения; выход на работу без разрешения врача; самовольное покидание учреждения охраны здоровья; выезд на лечение в другом учреждении охраны здоровья без отметки о разрешении выезда; отказ от направления или несвоевременная явка на МСЭК и др.);
  • если временная нетрудоспособность сотрудника настала не по месту постоянного проживания и работы, больничный в графе «Выдачу больничного листа разрешаю» должен быть подписан главным врачом. Подпись подкрепляется круглой печатью учреждения охраны здоровья;
  • в графе «Освобождение от работы» записи в каждой строке должны подтверждаться подписью и печатью врача. В стационарном отделении запись всего срока лечения должна быть произведена в одной строке с обязательным указанием должностей и фамилий врача и заведующего отделением, что засвидетельствовано их подписями и печатями;
  • должность, фамилия врача и его подпись в графе «Приступить к работе» подтверждаются печатью учреждения охраны здоровья «для больничных листов»;
  • в случае продления временной нетрудоспособности подчеркивается «Продолжает болеть» и указывается номер нового больничного листа.

На бланке больничного листа разрешаются не больше двух исправлений, которые выполняются путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной. Исправление подтверждается записью «Исправленному верить» подписью лечащего врача и печатью учреждения охраны здоровья «для больничных листов».

Шаг 3. Регистрируем в Журнале учета больничных листов

На практике даже небольшим организациям советуем вести Журнал учета листов нетрудоспособности

В журнале могут быть такие графы, как:

  • номер по порядку;
  • дата прихода;
  • фамилия, имя, отчество (или инициалы) сотрудника;
  • номер и серия;
  • медицинское учреждение, выдавшее больничный лист;
  • период временной нетрудоспособности.

ЭТАП 2. Заполнение обратной стороны больничного листа

Обратная сторона поделена на четыре части, которые должны заполнить:

  • табельник (уполномоченное лицо);
  • сотрудник кадровой службы (уполномоченное лицо);
  • глава комиссии (уполномоченный) по социальному страхованию (далее – комиссия);
  • сотрудник бухгалтерии.

Шаг 1. Табельник (или другое лицо, уполномоченное вести учет рабочего времени) заполняет первую часть обратной стороны больничного листа

Заполняя первую часть обратной стороны, табельник указывает такую информацию:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • структурное подразделение, должность и табельный номер сотрудника;
  • характер работы (постоянный, временный, сезонный);
  • период, в который сотрудник не работал;
  • дата, с которой сотрудник приступил к работе.

К сведению!

К сожалению, бланк больничного листа, утвержденный Инструкцией № 532 еще в 2004 году, не соответствует требованиям действующего законодательства. Поэтому на практике часть ведомостей, которую должна вносить бухгалтерия, обычно подают на отдельном листе как приложение к больничному листу.

После внесения указанных ведомостей табельник ставит свою подпись, расшифровывает ее (указывает инициалы и фамилию), указывает дату заполнения.

Шаг 2. Сотрудник кадровой службы (или другое лицо, уполномоченное вести учет кадров) заполняет вторую часть обратной стороны больничного листа

Вторая часть обратной стороны заполняется сотрудником кадровой службы (или другое лицо, уполномоченное вести учет кадров) и содержит ведомости о страховом стаже, необходимые для определения размера помощи по временной нетрудоспособности.

Страховой стаж — период (срок), в течение которого особа подлежала страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и за который ежемесячно она и ее работодатель оплачивали страховые взносы в сумме не меньшей, чем минимальный страховой взнос (п. 1 ст. 21 Закона №1105).

Сотрудник кадровой службы указывает свою должность, ставит подпись и расшифровывает ее.

Шаг 3. Определяем, есть ли ограничения размера помощи в зависимости от страхового стажа за последние 12 месяцев

Обратим внимание на очередную новацию, которая фактически ограничила размер помощи.

Так, согласно ч. 4 ст. 19 Закона №1105, застрахованные лица, которые на протяжении 12 месяцев перед наступлением страхового случая по данным Государственного реестра приобрели менее шести месяцев страхового стажа, имеют право на материальное обеспечение согласно этому закону в таких размерах:

  • помощь по временной нетрудоспособности — с учетом заработной платы, с которой оплачиваются страховые взносы, но в расчете на месяц не выше, чем размер минимальной зарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая;
  • помощь по беременности и родам — с учетом начисленной заработной платы, с которой оплачиваются страховые взносы, но в расчете на месяц не выше двукратного размера минимальной заработной платы и не менее размера минимальной зарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая.

Начиная с 1 января 2015 года, указанная норма Закона №1105 применяется в виде ограничения указанной на общих основаниях суммы помощи в расчете на месяц, если на момент наступления страхового случая застрахованное лицо не приобрело суммарно за 12-месячный период, который передует страховому случаю, шестимесячного страхового стажа.

Внимание!

Даже если у особы есть более чем 8 лет страхового стажа или право на льготы при его расчете, но за последние 12 месяцев до страхового случая, в страховой стаж особы засчитаны только шесть месяцев, то все равно мы должны применить ограничение размера помощи, предусмотренное ч. 4 ст. 19 Закона №1105.

Ограничение, определенное ст. 19 Закона № 1105, применяется только после расчета помощи по временной нетрудоспособности на общих основаниях, то есть после применения коэффициента средней заработной платы в зависимости от страхового стажа.

Шаг 4. Уведомляем комиссию по соцстраху об ограничениях оплаты больничного

В случае, когда за последние 12 месяцев до страхового случая сотрудник приобрел меньше 6 месяцев страхового стажа, рекомендуем кадровику сообщить об этом органу, который, согласно ст. 30 Закона №1105, принимает решение о назначении материального обеспечения, — комиссии или уполномоченному по социальному страхованию.

Внимание!

В зависимости от количества сотрудников на предприятии целесообразно рассмотреть вопрос разработки трафаретной формы сообщения комиссии (уполномоченному) об ограничениях, которые следует учитывать при назначении помощи. В любом случае передачу сведений лицом, которое владеет информацией о страховом стаже работника, органу, назначающему помощь, следует документировать.

Шаг 5. Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию заполняет третью часть обратной стороны больничного листа

Третью часть обратной стороны заполняет комиссия, полномочия которой определены в Разделе ІІІ Положения о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации, утвержденном постановлением правления ФСС по ВПТ от 23.06.2008 № 25 (далее — Положение №25):

  • принимает решение о назначении или отказе в назначении материального обеспечения (помощи по временной нетрудоспособности (включая уход за больным ребенком), беременности и родам, на погребение) и передает его работодателю для произведения выплат, выполнения расчетов;
  • принимает решение об остановке выплаты материального обеспечения (полностью или частично);
  • проверяет правильность выдачи и заполнения документов, которые являются основанием для предоставления материального обеспечения;
  • производит контроль над правильным начислением и своевременной выплатой материального обеспечения застрахованным лицам.

В случае принятия решения о назначении помощи глава комиссии указывает размер помощи в процентах средней заработной платы (дохода) сотрудника в зависимости от страхового стажа. Если принято решение об отказе в назначении помощи, указываются причины, по которым было принято такое решение.

Обстоятельства, при которых помощь по временной неработоспособности не предоставляется (ст. 23 Закона №1105):

  • в случае получения сотрудником травм или заболевания во время совершения преступления;
  • в случае специального нанесения вреда собственному здоровью с целью уклонения от работы или других обязательств или симуляции болезни;
  • за время пребывания под арестом и время проведения судебно-медицинской экспертизы;
  • за время принудительного лечения, назначенного на основании постановления суда;
  • в случае временной нетрудоспособности в связи с заболеваниями или травмой, которые наступили вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения или действий, связанных с таким опьянением;
  • за период пребывания сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы, творческом отпуске, дополнительном отпуске в связи с обучением.

Комиссия также принимает решение об остановке выплаты материального обеспечения при нарушении сотрудником в период получения помощи по временной нетрудоспособности режима, установленного врачом, или неявке без уважительных причин в назначенный срок на медицинский осмотр. Сотрудник утрачивает право на эту помощь со дня нарушения на срок, который устанавливает комиссия.

Особенное внимание комиссия должна обратить на наличие оснований для выдачи больничного листа и правильность его заполнения медучреждением, поскольку нарушение требований Инструкции № 455 или Инструкции № 532 является основанием для отказа в предоставлении сотруднику помощи по временной нетрудоспособности.

Решения комиссии оформляются протоколом в день их принятия. Форма протокола приведена в приложении к Положению №25.

Если за последние 12 месяцев сотрудник не приобрел более 6 месяцев страхового стажа, то есть должен быть ограничен размер помощи по временной нетрудоспособности, стоит отобразить это в протоколе комиссии.

Поскольку типовой бланк протокола пока еще не соответствует реалиям действующего законодательства, протокол можно дополнить примечанием.

Согласно ст. 32 Закона № 1105 документы для назначения помощи по временной нетрудоспособности, по беременности и родам рассматриваются не позднее 10 дней со дня их поступления.

Шаг 6. Сотрудник бухгалтерии заполняет четвертую часть обратной стороны больничного листа

На основании решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию бухгалтерская служба вычисляет размер помощи по временной нетрудоспособности, о чем делает соответствующие отметки на четвертой части обратной стороны. При наличии оснований для применения норм ч. 4 ст. 19 Закона №1105 бухгалтерия ограничивает размер помощи, при этом проставление отдельной отметки об этом на больничном листе не предусмотрено.

Пример 1

На дату наступления страхового случая (5 сентября 2016 года) у сотрудника было меньше 3 лет суммарного страхового стажа, при этом за последние 12 месяцев сотрудник приобрел 5,5 месяцев страхового стажа.

Средняя заработная плата, рассчитанная согласно Порядку расчета средней зарплаты (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному страхованию, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 № 1266, составляет 2000 грн.

Рассчитанная помощь по временной нетрудоспособности согласно суммарному страховому стажу должна составлять 1000 грн (50% средней зарплаты).

Поскольку рассчитанный размер помощи не превышает размер минимальной заработной платы в сентябре 2016 года (1450 грн), ограничения, предусмотренные ч. 4 ст. 19 Закона №1105, не применяем.

Пример 2

На дату наступления страхового случая (5 сентября 2016 года) у сотрудника было меньше 3 лет суммарного страхового стажа, при этом за последние 12 месяцев сотрудник приобрел 5,5 месяцев страхового стажа.

Средняя заработная плата, рассчитанная согласно Порядку расчета средней зарплаты (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденному постановлением Кабинетом Министров Украины от 26.09.2001 № 1266, составляет 3000 грн.

По расчетам и согласно страховому стажу и количеству дней нетрудоспособности  помощь по временной нетрудоспособности должна составлять 1500 грн (50% средней заработной платы).

Поскольку рассчитанный размер помощи превышает размер минимально заработной платы в сентябре 2016 года (1450 грн), применяем ограничения ч. 4 ст. 19 Закона №1105.

Помощь по временной нетрудоспособности, которую получит сотрудник, будет составлять 1450 грн.

Четвертая часть обратной стороны больничного листа заполняется бухгалтерией организации. В таблицу «Справка о заработной плате» вносят данные о начисленной заработной плате в месяцах расчетного периода, на основании которых рассчитывается средняя заработная плата. В таблице «Следует к оплате» указывается, за какой период выплачивается помощь, количество рабочих дней, размер помощи в процентах от средней заработной платы и сумма.

Указанные данные удостоверяются подписями работодателя и главного бухгалтера. Подпись работодателя удостоверяется печатью организации и расшифровывается.

ЭТАП 3. Подготовка документов для оплаты больничного листа и взаимодействие с рабочими органами ФСС

Шаг 1. Готовим заявление-расчет и направляем его в рабочие органы ФСС

На основании решения комиссии о назначении материального обеспечения работодатель насчитывает сумму материального обеспечения и оформляет заявление-расчет по форме, приведенной в приложении к Порядку финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств ФСС по ВПТ, утвержденному постановлением правления ФСС по ВПТ от 22.12.2010 № 26 (далее – Порядок №26).

В Порядке №26 определены условия финансирования ФСС для предоставления материального обеспечения по таким случаям:

  • помощь по временной нетрудоспособности (включая уход за больным ребенком);
  • помощь по беременности и родам;
  • помощь на погребение (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, которые умерли от несчастного случая на производстве).

Заявление-расчет готовится в двух экземплярах, один из которых хранится у работодателя, а второй подается в рабочий орган ФСС. Заявление-расчет подписывают руководитель предприятия, главный бухгалтер и скрепляют печатью.

Шаг 2. Получаем финансирование от ФСС и оплачиваем больничный лист

Рабочие органы ФСС финансируют работодателя на протяжении десяти рабочих дней после поступления заявления-расчета (п. 8 Порядка №26 и п. 1 ст. 32 Закона №1105).

После поступления средств, указанных в заявлении-расчете, на счет работодателя последний обязан осуществить выплату сотруднику в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон