text
Кадровик01

Номенклатура дел: создаем по правилам

  • 16 листопада 2016
  • 287

Номенклатура дел — обязательная учетная форма для каждого предприятия, организации независимо от формы собственности. Расскажем, как составить номенклатуру дел отдела кадров как структурного подразделения.

Номенклатуры дел разрабатываем и оформляем по общегосударственном нормативном акте, который действует с июля 2015 года. Это Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 обобщенно определяют и дальнейшие этапы жизненного цикла номенклатур: ведение, оформление выписок и закрытия.

Для начала — несколько основополагающих предписаний, изложенных в Правилах 1000/5:

  • действие Правил № 1000/5 распространяется на предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) любой формы собственности;
  • каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел;
  • номенклатуры дел разрабатывают в конце года на следующий год.

Учет документов в делопроизводстве является двухуровневым. На первом уровне учитываем отдельные документы — чаще всего за журналами регистрации, книгами учета, иногда — по карточкам. На втором — дела, в которых эти документы сформированы. Дела учитываем именно по номенклатурам.

А собственно, что такое номенклатура? Это перечень названий дел, что заведены на предприятии, систематизированный в определенном порядке. По каждому делу указывается и срок ее хранения.

Номенклатура дел отдела кадров как структурного подразделения предприятия

Номенклатуру дел на следующий год каждое структурное подразделение (отдел кадров — не исключение) должно разработать до 15 ноября текущего года.

Конечно, это «командные» задачи. Самостоятельно должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении, с этим не справится. Поэтому, к процессу привлекают и других специалистов.

Впрочем, ответственность за подготовку номенклатуры дел возлагается на руководителя кадровой службы, начальника отдела кадров.

Для номенклатуры дел подразделения есть унифицированная форма. Ее закреплено в приложении 11 к Правилам 1000/5.

Унифицированная форма номенклатуры дел подразделения предусматривает 5 граф:

  • Индекс дела
  • Заголовок дела (тома, части)
  • Количество дел (томов, частей)
  • Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
  • Примечание.

Бланк формы номенклатуры дел отдела кадров

номенклатура дел
СКАЧАТЬ

Отдел кадров, как и любой отдел предприятия, должен пользоваться именно этой нормированной формой.

Для каждого направления деятельности отдела кадров необходимо предусмотреть должное количество дел, включив их заголовки номенклатуры.

Пример

Допустим, в задачи кадровой службы входит взаимодействие с учебными заведениями (курсами) по вопросам подготовки и повышения квалификации персонала. Так, могут создаваться:

  • договоры об обучении;
  • списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации;
  • учебные программы и планы;
  • справки о профессиональном обучении;
  • письма о направлении на учебу.

Для хранения этих документов следует предусмотреть дело в отделе кадров.

Выявлены виды документов по всем вопросам деятельности кадровой службы группируют с целью правильного определения состава дел и формулировка их заголовков. Ведь нецелесообразно создавать отдельное дело для каждого вида документов. Составляя перечень дел, необходимо принять во внимание объемы документов каждого вида, тематику поднимаемых вопросов и тому подобное. Конечно, следует учесть базовое правило формирования дел, согласно которому до одного дела нельзя приобщать документы с различным — постоянным и временным — сроками хранения.

Перед составлением номенклатуры дел полезно ознакомиться с типовой или примерной номенклатурой дел (при наличии), номенклатурами и описаниями дел за прошлые годы, регистрационными формами документов (карточки, журналы), отчетами о работе, типовыми и отраслевыми перечнями документов.

Какие дела включать в номенклатуру отдела кадров?

В номенклатуре должны быть предусмотрены все категории дел, из всех документированных направлений деятельности отдела кадров, в частности:

  • переходящие дела — это, в частности, личные дела, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное;
  • дела постоянных коллегиальных и совещательных органов, в т. ч. временных (комиссий, групп и т. п.), ответственность за обеспечение деятельности которых возложено на службу кадров, — дела аттестационной и квалификационной комиссий, рабочей группы по подготовке положения об оплате труда, материальном стимулировании (премировании) и тому подобное.

Переходное дело — дело по вопросам, решение которых продолжается более одного года. Ее ведут в течение нескольких лет и вносят в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока решения затронутых вопросов.

К номенклатуре, обычно, включают дела, содержащие оригиналы документов. По решению экспертной комиссии номенклатуры могут быть добавлены и дела, предназначенные для хранения копий документов, накапливаются в отделе (распорядительных документов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и тому подобное).

В номенклатуру дел не включают печатные издания, справочники (в т. ч. телефонные), бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информацию.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документов во множественном числе. Например:

  • Приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения
  • Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения.

В заголовках дел с планами или отчетами укажем период (месяц, квартал, полугодие, год) запланированного создания или фактического выполнения документов. Например:

  • План работы с кадрами на 2016 год
  • Для дел с корреспонденцией укажем корреспондентов и содержание переписки
  • Переписка с районным центром занятости по вопросам трудоустройства.

Правило!

Включайте в номенклатуру все личные дела под одним индексом, а учитывайте отдельно. Аналогично — трудовые книжки и личные карточки!

Для кадрового делопроизводства характерные дела, состоящие из различных видов документов, связанных с одним лицом. К этой категории относятся, в частности, личные дела.

Все личные дела работников включают в номенклатуру под одним индексом (например, 04-26 «Личные дела работников»). Так же под одним индексом включают в номенклатуру дел и трудовые книжки (например, 04-28 «Трудовые книжки работников») и личные карточки, которые ведутся по типовой форме № П-2 (например, 04-27 «Личные карточки работников»).

Учет каждого личного дела или трудовой книжки ведут не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Журнал учета личных дел и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет личных карточек рекомендуется вести по такой учетной форме, как Журнал учета приема работников. Все эти учетные формы включают в номенклатуру дел отдела кадров.

Сроки хранения дел проставляем согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Номенклатура дел структурного подразделения — по своей сути тоже дело, как и любая другая учетная форма.

Итак, в перечне дел ее отмечаем тоже — последней.

Следовательно создают пустые пронумерованные строки. Это — резерв для дополнительных дел, которые могут быть сформированы при изменении функций или направлений деятельности подразделения. Точно определить нужное количество резервных номеров, конечно, сложно. Оптимальное решение — 3-5 номеров.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения:

  • подписывает руководитель подразделения;
  • визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

В конце года номенклатура дел отдела кадров обязательно следует закрыть итоговой записью.

В итоговой записи указывают количество дел, фактически сложившихся в течение года. Итоговые данные передают службе делопроизводства.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все