Скачайте зразок Графіка відпусток 2019 ⇓

Кадровик01

Учет и хранение личных дел работников

  • 28 березня 2017
  • 46

Личное дело — это комплекс документов работника, в которых содержится полная информация о его биографических данных и деятельности.

Учет дел на предприятии ведется по сводной номенклатуре дел — обязательный для каждой организации систематизированный и проиндексированный список названий дел с указанием сроков их хранения.

Сводная номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел структурных подразделений и содержит заголовки всех дел, заведенных в организации. Номенклатура дел кадровой службы является частью сводной номенклатуры дел.

Учет и хранение личных дел работников Читайте также: Оформление личных дел сотрудников

Учет личных дел работников

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы, ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно.

Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.

Совет!

Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

Нумерация в Журнале учета личных дел должна быть сквозной: начинают с начала деятельности организации и с момента первой регистрации личного дела и продолжают по нарастающей за все время существования организации.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных де

Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.

Хранение личных дел

Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).

Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).

Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.

Внимание!

Срок хранения личных дел сотрудников, что уволились, — два года после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формируют в сводное дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации. На практике это делают в начале делопроизводст

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся

Кадрові звіти 2019

У 2019 році кадровиків очікує підготовка 13-ти звітів. Які саме звіти доведеться подавати та за якими формами складати, — у таблиці кадрових звітів 2019.

 Скачати таблицю