text
Кадровик01

Закриття номенклатур справ за 2017 рік

  • 26 грудня 2017
  • 2460

Обов’язок підприємства у справі діловодній — закривати номенклатури справ за рік минулий. Хто та як має це робити, розповідаємо.

Закривати номенклатури справ вимагають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 20 гл. 1 розд. IV).

Підрозділи закривають номенклатури справ підрозділів. Служба діловодства або секретар — зведену номенклатуру справ.

Закриття номенклатур справ за 2017 рік Вам стане у пригоді: Номенклатура справ відділу кадрів на 2018 рік

Як закрити номенклатуру справ підрозділу

Перевірте:

  • які справи, передбачені затвердженою номенклатурою, сформували, а які навіть не заводили;
  • чи є додатково сформовані справи, не зафіксовані в номенклатурі;
  • чи відповідають справи вимозі щодо максимального обсягу — 250 аркушів або 40 мм завтовшки.

Візьміть робочий примірник номенклатури справ підрозділу — витяг із затвердженої зведеної номенклатури, який отримали від служби діловодства на початку року. До нього вноситимете уточнення.

Закриття номенклатур справ за 2017 рікЧитайте також: Номенклатура справ кадрової служби на прийдешній рік: 17 правил

У рядках із заголовками незаведених справ, у графі 5 «Примітки» запишіть: Справа не заведена.

Заголовки додатково сформованих справ, не передбачених затвердженою номенклатурою, внесіть:

  • до робочого примірника номенклатури;
  • від руки;
  • під резервними номерами.

Увага!

Резервні номери — пусті пронумеровані рядки наприкінці номенклатури. Передбачайте їх щоразу, коли розробляєте нову номенклатуру.

Якщо резервних номерів не вистачить, оформіть записи про додаткові справи на окремому аркуші під заголовком:

Доповнення до номенклатури справ відділу _________________ на 2017 рік

Аркуш із записами про додатково сформовані справи:

  • погодьте із працівником служби діловодства, який підписав зведену номенклатуру перед затвердженням;
  • долучіть до робочого примірника номенклатури справ підрозділу.

Справи, обсяг яких перевищує нормативний показник, розділіть на томи. Дані про кількість томів внесіть до графи 3 — «Кількість справ (томів, частин)».

Коли визначатимете загальну кількість справ за рік, рахуйте томи як окремі справи.

Оформте підсумковий запис номенклатури справ структурного підрозділу.

Підсумкові дані про категорії та кількість справ у підрозділі передайте до служби діловодства.

Закриту номенклатуру справ підрозділу зберігайте протягом 3-х років після заміни новою (ст. 112-в Переліку № 578/5).

Закриття номенклатур справ за 2017 рік Дізнайтеся, чи видавати наказ про затвердження номенклатури справ

Як закрити зведену номенклатуру справ

Коли отримаєте підсумкові дані від структурних підрозділів, у зведеній номенклатурі справ:

  • проставте примітки Справа не заведена — у графі 5, у рядках із заголовками незаведених справ;
  • заповніть графу 3 — «Кількість справ (томів, частин)»;
  • складіть підсумковий запис.

Підсумкові дані зі зведеної номенклатури справ передайте до архівного підрозділу.

Закриту зведену номенклатуру справ зберігайте 5 років (ст. 112-а Переліку № 578/5).

Зведену номенклатуру справ, побудовану за функціональним принципом, закривайте за тими ж правилами, що й номенклатуру справ, складену за структурним принципом.

Олександр Денисенко,
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами та
інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все