text
Кадровик01

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів

  • 30 січня 2018
  • 1852

Внутрішній опис документів відображає відомості про склад документів особової справи працівника. Якщо у внутрішньому описі закінчилося місце для внесення записів про нові документи, його слід продовжити. Як правильно це зробити — розповідаємо.

Документом, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), якими встановлено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівЧитайте також: Склад документів особової справи працівника

Однією із важливих складових особової справи працівника є внутрішній опис документів, що містяться у ній (додаток 16 до Правил 1000/5). Внутрішній опис відображає включення документів до справи. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні справи. Вимоги до складання внутрішнього опису визначено пунктом 6 глави 2 розділу VІ Правил № 1000/5.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів
Скачати бланк внутрішнього опису документів особової справи

Якщо в уміщеному до особової справи працівника внутрішньому описі документів немає місця для внесення записів про нові документи, що формуються до особової справи, необхідно доповнити цей внутрішній опис додатковим аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений внутрішній опис. Нумерація переліку видів документів, що вміщуються до особової справи, на додаткових аркушах опису є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.

Приклад

Якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 24, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші внутрішнього опису особової справи буде 25.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівЧитайте також: Документуємо нестачу особових справ

Відповідно до вимог архівного законодавства, аркуші внутрішнього опису особової справи нумеруються окремо від аркушів інших документів, уміщених до цієї справи.

В особовій справі працівника повинен міститися лише один внутрішній опис її документів. Якщо ж до особової справи вміщується додатковий аркуш внутрішнього опису документів, нумерація його повинна продовжуватися від номера попереднього аркуша.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівВам стане у пригоді: Журнал обліку особових справ працівників: рекомендована форма

Якщо ж у попередньо уміщеному описі міститься підсумковий запис, у якому наведено кількість документів (цифрами та літерами), що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису, то цей запис акуратно закреслюється, а під ним оформлюється запис про те, що внутрішній опис має продовження. Тут же бажано зазначити порядковий номер, з якого розпочинається нумерація записів на аркуші, що є продовженням внутрішнього опису.

Приклад

Внутрішній опис документів особової справи продовжено з № 25.

У верхній частині аркуша, що є продовженням внутрішнього опису, доцільно оформити напис про те, що цей аркуш є продовженням внутрішнього опису.

Приклад

Продовження внутрішнього опису документів особової справи Запашного Т. Б.

Після завершення ведення особової справи робиться кінцевий підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначається кількість документів, включених до опису та загальна кількість аркушів внутрішнього опису. Цей запис підписує укладач внутрішнього опису з проставлянням дати.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів Дізнайтеся, як виправити на обкладинці особової справи прізвище, змінене після одруження

Слід мати на увазі, що під час ведення особової справи окремі документи можуть бути вилучені. Під час підготовки особової справи для передавання на зберігання до архіву установи, повинні бути вилучені довідки, що мають трирічний строк зберігання. Про вилучення документів з особової справи робляться відповідні записи у графі «Примітка» внутрішнього опису.

Увага!

У підсумковому записі зазначається кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×

Життя без ОК-5 (ОК-7)

Ви більше не будете рахувати стаж. За Вас це робитиме Пенсійний Фонд.

Як ПФУ надаватиме інформацію?

 Дізнатися