text
Кадровик01

Оформлення особової справи та особової картки при прийнятті на роботу сумісника

  • 28 березня 2018
  • 11318

Особові картки П-2 та особові справи — є обов’язковими обліковими документами, які оформлюють на кожного працівника при прийнятті на роботу. На працівників-сумісників ці документи теж слід оформлювати, проте з певними нюансами. Про них розкажемо у статті.

Оскільки робота за сумісництвом — як «внутрішнім», так і «зовнішнім» — є роботою за окремим трудовим договором, то при прийнятті на роботу за сумісництвом для працівника слід оформити окремий повний комплект облікової документації.

Оформлення особової картки П-2 на сумісника

Насамперед, на сумісника в обов’язковому порядку оформлюють основний обліковий документ — особову картку працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656).

Порядок оформлення особової картки для сумісника має певні особливості у порівнянні з особовою карткою основного працівника.

Так, особова картка працівника містить зокрема, графу 8 «Дата та причина звільнення (з останнього місця роботи)», яку заповнити неможливо, оскільки на дату прийняття на роботу за сумісництвом працівник з «останнього» (основного) місця роботи не звільнений.

Також неможливо заповнити графу 6 «Останнє місце роботи; посада (професія)», оскільки основне місце роботи є не останнім, а теперішнім.

Особові картки ведуть за типовою формою № П-2, яка періодично зазнає змін. Так, у різні періоди чинними були різні типові форми особової картки. Отже, якщо її заведено за формою, чинною у відповідний період, особову картку потрібно актуалізувати відповідно до чинної нині форми.

Порядок ведення особових справ працівників-сумісників

Незалежно від того, чи ведеться на працівника особова справа за основною посадою, після прийняття на іншу посаду на умовах сумісництва оформлюють особову справу (ст. 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 , далі — Перелік № 578/5).

Увага! Особові справи сумісників зберігають 75 років після звільнення. А особові справи звільнених працівників у кадровій службі зберігають значно менше.

Документи, що є підставами для видання наказів з кадрових питань (копії дипломів, заяви, дозволи тощо), зберігаються 3 роки.​

Склад документів особової справи працівника-сумісника

До особової справи сумісника слід долучити картки обліку (працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів, кадровик — внутрішній опис документів особової справи і доповнення до особового листка з обліку кадрів), копію наказу при прийняття на умовах сумісництва.

У подальшому до особової справи сумісника долучають копії наказів про переведення чи переміщення (що мають місце в межах трудового договору, укладеного про роботу за сумісництвом), звільнення з посади за сумісництвом.

Увага! З урахуванням статей 493-495 Переліку № 578/5 особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій (керівники, професіонали (у т. ч. науковці), фахівці, технічні службовці; державні службовці; сумісники; працівники громадських організацій, у т. ч. представники профкому); необхідність ведення особових справ на працівників інших категорій організація визначає самостійно, враховуючи власні можливості, у т. ч. кількість працівників кадрової служби, умови для зберігання документів тощо.

Отже, на сумісників (як «внутрішніх», так і «зовнішніх») необхідно вести не тільки особові картки за типовою формою № П-2, а також і особові справи.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все