text
Кадровик01

Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали

  • 3 квітня 2018
  • 4206

Деякі підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів. Як у такому разі оформлювати журнали реєстрації наказів при передаванні на архівне зберігання?

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань, окрім наказів про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткотермінові відрядження, стягнення, — мають зберігатися в архіві організації упродовж 75 років (ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Ураховуючи, що накази з кадрових питань тривалого строку зберігання належать до категорії соціально значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання в електронній формі (за допомогою програм Word, Excel тощо) не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Увага!

Електронний журнал реєстрації кадрових наказів тимчасового строку зберігання (5 років) роздруковувати не обов’язково. Цей журнал зберігають в електронному вигляді не менше п’яти років (як і журнал із паперовим носієм), а потім знищують за актом, форму якого подано в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом керівника кадрової служби або особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати). Майте на увазі, що підсумований запис оформлюють не у всіх журналах,  що ведуть у відділі кадрів. Перехідні форми — є винятком.

Приклад

За 2017 рік зареєстровано 194 (сто дев’яносто чотири) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання, з № 1-к/тр по № 194-к/тр.

Начальник відділу кадрів                       Добренька                       Г. О. Добренька

31.12.2017

Якщо під час реєстрації було допущено неточності, наприклад, пропущено реєстраційний індекс (номер), про це зазначається у підсумковому записі.

Приклад

За 2017 рік зареєстровано 194 (сто дев’яносто чотири) накази з кадрових питань, з № 1-к/тр по № 195-к/тр.

№ 86 під час реєстрації випадково було пропущено.

Начальник відділу кадрів                     Добренька               Г. О. Добренька

31.12.2017

Після цього оформлюється окрема справа, що включається до опису справ з кадрових питань, заголовок якої буде таким: «Журнал реєстрації наказів директора ТОВ «Усе буде добре» з кадрових питань тривалого строку зберігання за 2017 рік».

Обкладинка справи оформлюється за правилами оформлення обкладинок справ.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все