Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали

3 квітня 2018
18781
Середній бал: 5 із 5

Деякі підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів. Як у такому разі оформлювати журнали реєстрації наказів при передаванні на архівне зберігання?


Журнали реєстрації наказів з кадрових питань
, окрім наказів про надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткотермінові відрядження, стягнення, — мають зберігатися в архіві організації упродовж 75 років (ст. 121-б Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Ураховуючи, що накази з кадрових питань тривалого строку зберігання належать до категорії соціально значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання в електронній формі (за допомогою програм Word, Excel тощо) не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Увага!

Електронний журнал реєстрації кадрових наказів тимчасового строку зберігання (5 років) роздруковувати не обов’язково. Цей журнал зберігають в електронному вигляді не менше п’яти років (як і журнал із паперовим носієм), а потім знищують за актом, форму якого подано в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом керівника кадрової служби або особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати). Майте на увазі, що підсумований запис оформлюють не у всіх журналах,  що ведуть у відділі кадрів. Перехідні форми — є винятком.

Приклад

За 2019 рік зареєстровано 194 (сто дев’яносто чотири) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання, з № 1-к/тр по № 194-к/тр.

Начальник відділу кадрів                       Добренька                       Г. О. Добренька

31.12.2019

Якщо під час реєстрації було допущено неточності, наприклад, пропущено реєстраційний індекс (номер), про це зазначається у підсумковому записі.

Приклад

За 2019 рік зареєстровано 194 (сто дев’яносто чотири) накази з кадрових питань, з № 1-к/тр по № 195-к/тр.

№ 86 під час реєстрації випадково було пропущено.

Начальник відділу кадрів                     Добренька               Г. О. Добренька

31.12.2019

Строки зберігання документів

Після цього оформлюється окрема справа, що включається до опису справ з кадрових питань, заголовок якої буде таким: «Журнал реєстрації наказів директора ТОВ «Усе буде добре» з кадрових питань тривалого строку зберігання за 2019 рік».

Обкладинка справи оформлюється за правилами оформлення обкладинок справ.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo