text
Кадровик01

Контроль за виконанням документів: обов’язковий перелік

  • 5 квітня 2018
  • 1675

Як забезпечити своєчасне та належне виконання документів? Контролювати цей процес! Яких саме документів? Перераховуємо у статті.

Порядок контролю за виконанням документів визначено на загальнодержавному рівні — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Відповідальний за контроль за виконанням документів

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) — відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за контроль. У структурних підрозділах організацію контролю за виконанням документів та безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство (п. 2 гл. 5 розд. III Правил № 1000/5).

Складання Переліку документів, що підлягають контролю за виконанням

Ефективність контролю за виконанням документів забезпечує Перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням (далі — Перелік). Перелік складають з урахуванням специфіки діяльності та структури організації.

На практиці використовують два види Переліків:

  • перший — містить лише список видів документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням;
  • другий — містить список документів із зазначенням максимальних строків виконання кожного з них.

Зручнішим та ефективнішим у роботі є другий вид Переліку.

Перший етап складання Переліку — аналіз нормативно-правових актів, які встановлюють обов’язкові строки виконання окремих видів документів.

До відома!

Відповідно до статей 15 і 16 Закону України «Про статус народного депутата» від 17.11.1992 № 2790-XII організації зобов’язані розглядати запити народних депутатів у 15-денний строк з дня надходження (або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк), а депутатські звернення — у 10-денний строк з моменту одержання. Строки виконання заяв, клопотань, скарг, пропозицій громадян (до 15 днів, до 30 днів, до 45 днів) передбачає Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР. П’ятиденний строк виконання запитів на інформацію встановлює Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.

Обов’язковому вивченню підлягає внутрішня нормативна база організації, у т.ч. документи органу вищого рівня (за наявності), зокрема, статут (положення), інші установчі та організаційні документи. Норми цих документів можуть частково визначати склад Переліку.

Нормативну базу аналізують служба діловодства (за наявності — служба контролю) та юридичний відділ.

Документи, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням

До Переліку документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням, варто включити:

  • постанови й рішення державних органів та органів місцевого самоврядування (рад);
  • накази організацій вищого рівня;
  • накази керівника організації;
  • рішення колегіальних органів організації (правління, ради, дирекції тощо), що містять конкретні доручення;
  • доручення керівництва, у т.ч. висловлені під час оперативних нарад;
  • звернення народних депутатів України;
  • приписи органів державного контролю та нагляду;
  • постанови та висновки Колегії Рахункової палати;
  • подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їх зумовили, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб;
  • постанови прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності;
  • запити на публічну інформацію від фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи;
  • звернення громадян (пропозиції, заяви, клопотання, скарги);
  • листи-доручення та листи-запити організацій вищого рівня;
  • телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення.

Кожен документ має свій строк виконання. На підприємствах такі строки встановлює керівництво у наказах і резолюціях.

З проектом Переліку ознайомлюють керівників усіх структурних підрозділів. Для обговорення та узгодження складу Переліку доцільно скликати нараду за участю керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах.

Зазвичай Перелік є додатком до індивідуальної інструкції з діловодства та затверджується разом із цим локальним нормативним актом.

Створення інструкції з діловодства — тривалий процес, особливо якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду і інструкцію необхідно погоджувати з державним архівом.

Щоб пришвидшити впровадження системи контролю за виконанням документів, Перелік доцільно затвердити окремо — наказом керівника або шляхом проставлення грифа затвердження. А вже після затвердження інструкції з діловодства такий Перелік стане додатком до неї.

Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, регулярно переглядають з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все