text
Кадровик01

Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядок

  • 17 квітня 2018
  • 1699

Для більшості документів реєстрація — обов’язковий етап життєвого циклу. Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, зокрема для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду організації з моменту його реєстрації.

Мета реєстрації документів — забезпечити облік, контроль за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ (п. 1 гл. 3 розд. III Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5; Правила № 1000/5).

Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядокВам стане у пригоді: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань

Правила реєстрації документів

Під час реєстрації документів на підприємстві необхідно дотримуватися таких ключових правил:

  • документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
  • документи реєструються за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні;
  • документи реєструються лише один раз —
    • вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);
    • створювані — у день підписання або затвердження;
  • у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
  • документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

Окремий перелік документів для реєстрації:

  • акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до організації;
  • розпорядчі документи з основних питань діяльності організації;
  • розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
  • розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) — відповідно до їх видів та строків зберігання;
  • рішення колегіальних органів;
  • акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
  • бухгалтерські документи;
  • заявки на матеріально-технічне постачання;
  • службові листи;
  • звернення громадян;
  • запити на отримання публічної інформації;
  • факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
  • документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата).

Служба діловодства централізовано реєструє:

  • акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб;
  • запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
  • документи, що надійшли на розгляд керівника організації та його заступників;
  • розпорядчі документи, листи за підписом керівника та його заступників;
  • протоколи і рішень колегіальних органів.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів організації, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Увага! Виділяють дві категорії строків зберігання реєстраційно-облікових форм організації, зокрема кадрової служб — тривалий (50, 75 років) і тимчасовий (3, 5 років). Кожен реєстраційний та обліковий журнал має свій строк зберігання

Служба діловодства не реєструє такі документи, як:

  1. графіки, наряди, заявки, рознарядки;
  2. зведення та інформація, надіслані до відома;
  3. навчальні плани, програми (копії);
  4. рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
  5. прейскуранти (копії);
  6. норми витрати матеріалів;
  7. вітальні листи і запрошення;
  8. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
  9. наукові звіти за темами;
  10. місячні, квартальні, піврічні звіти;
  11. форми статистичної звітності;
  12. договори.

Скачати форми основних журналів реєстрації

Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядок

Порядок реєстрації документів

Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах — бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції з діловодства організації (п. 4 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є:

  • порядковий номер документа в межах певної групи;
  • додаткові індекси, застосовувані в організації, — індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо.

Для розрізнення груп документів до реєстраційних індексів можна додавати літерну відмітку. Наприклад: 820/03-15 ДСК, де ДСК — позначка для документів з грифом «Для службового користування».

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Поряд із визначеними групами документів обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки (п. 6 гл. 2 розд. II Правил № 1000/5). Порядкові номери на бланках проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку. Кожен вид пронумерованих бланків обліковують у журналі реєстрації бланків документів.

В окремому журналі обліковують усі печатки та штампи, що застосовуються в організації (п. 9 гл. 3 розд. II Правил № 1000/5).

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон