Нумерація аркушів чи сторінок в журналі реєстрації наказів

15 травня 2018
24924
Середній бал: 5 із 5

Законодавство не встановлює вимог до нумерації сторінок журналів реєстрації наказів. Як правильно нумерувати журнали реєстрації наказів? Як унести виправлення, якщо раніше велася неправильна нумерація сторінок у журналі?

Нормативно-правовими актами не встановлено вимог до нумерації сторінок чи аркушів журналів реєстрації наказів керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) у поточному діловодстві.

Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік типових документів), журнали реєстрації наказів з основної діяльності в організаціях — джерелах формування Національного архівного фонду (далі — НАФ) мають зберігатися постійно, а в організаціях, що не віднесені державними архівними установами до списку джерел формування НАФ, — до ліквідації організації.

Журнали реєстрації наказів з кадрових питань відповідно до статті 121-б Переліку типових документів зберігаються 75 років, незалежно від групи організацій.

Зважаючи на це, зазначені журнали необхідно внести до відповідного виду опису справ:

  • постійного зберігання (в організаціях — джерелах формування НАФ);
  • тривалого (понад 10 років) зберігання (в організаціях, які не є джерелами формування НАФ);
  • з кадрових питань (особового складу).

Як секретарю реагувати на критику: 10 правил

Ці описи містять обов’язкову графу «Кількість аркушів у справі (томі, частині)», в якій зазначається кількість аркушів, що містять записи про реєстрацію наказів. Незаповнені (чисті) аркуші під час підготовки журналу для архівного зберігання не враховують і в описі не вказують.

Приклад

Якщо журнал реєстрації наказів містить 100 сторінок (тобто аркуш пронумеровано з двох сторін), а заповненими на момент завершення журналу виявиться лише 95 сторінок, то у цій графі повинно бути зазначено кількість аркушів — 48.

У разі, коли у журналі буде пронумеровано сторінки, то під час підготовки журналу для архівного зберігання необхідно буде провести нумерацію аркушів, при цьому раніше проставлені номери сторінок закреслити.

До відома!

Нормативними документами не передбачено вимоги щодо прошнуровування журналів реєстрації документів у поточному діловодстві. Але є певні винятки, які стосуються реєстрації документів.

Щоби уникнути закреслень, подвійної роботи (нумерація у поточному діловодстві, а потім під час підготовки журналу як окремої справи для архівного зберігання) та дотриматися архівних вимог стосовно оформлення справ, доцільно у поточному діловодстві нумерувати аркуші журналів реєстрації наказів, а не сторінки.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo