text
Кадровик01

Особова картка П-2: як вести

  • 9 липня 2018
  • 3961

Картотека П-2 — один з основних інструментів кадровика і вмістилище персональних даних. А ще — документ тривалого — 75 років — зберігання. А ще — інструмент військового обліку. Тому, коли ведете і зберігаєте особові картки, керуйтеся не лише правилами кадрового діловодства, а й законодавством у сфері захисту персональних даних, архівної справи, обліку призовників та військовозобов’язаних. Розкажемо, як саме.

Форма особової картки

Форма особової картки різниться для органів влади, місцевого самоврядування і підприємств.

Особові картки державних службовців ведуть за формою, яку затвердила Нацдержслужба. Відповідний нормативний акт — наказ Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156.

У місцевому самоврядуванні особові картки ведуть за «старою» формою, за якою раніше оформлювали картки на держслужбовців, — П-2 ДС, затвердженою Мінстатом ще 1995 року (наказ від 26.12.1995 № 343). Окремої сучасної форми для ОМС так і не затвердили, тому кадровики місцевого самоврядування «тимчасово» використовують П-2 ДС. І це при тому, що сама форма втратила чинність у 2016 році.

Усі інші підприємства, установи, організації, у тому числі бюджетники, мають вести первинний облік персоналу за типовою формою П-2.

Типова форма П-2

Особова картка П-2: як вести
Особова картка П-2: як вести
Особова картка П-2: як вести

Особова картка П-2: як вести
СКАЧАТИ

Типову форму П-2 із часом оновлюють. До кінця 1995 року вона мала назву Т-2, відтак упродовж 12 років кадровики заповнювали картки П-2 за формою із наказу Мінстату від 27.10.1995 № 277. Надалі правонаступник Мінстату — Держстат затвердив у грудні 2008 року славнозвісним Наказом № 489 нові форми первинного обліку — П-1, П-2, П-3, П-4, П-5, але із картки П-2 вилучив розділ про військовий облік, мовляв, для цілей обліку персоналу та державних статистичних спостережень ця інформація не потрібна. Міноборони обурилось — П-2 споконвіку слугувало цілям військового обліку, що закріплено і в нормативних актах. Епопея з поверненням розділу туди, де він має бути, тривала майже рік. За кілька днів до новорічного бою курантів кадровики отримали форму П-2 із графами для військового обліку і користуються нею й донині. Підстава — спільний наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656.

Працівники, на яких ведуть особові картки

Це абсолютно всі працівники підприємства. На відміну від особових справ, які законодавство зобов’язує вести лише на окремі категорії персоналу, особова картка буде у кожного працівника.

Особові картки ведуть на постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу.

Кадровик оформлюватиме картку П-2 для працівника, прийнятого для заміщення працівника, який пішов у відпустку. Навіть якщо строковий трудовий договір триває 5 днів, картка П-2 має бути в наявності.

Особові картки ведуть на зовнішніх сумісників. А якщо працівник працює на підприємстві і за основним місцем роботи, і за внутрішнім сумісництвом, то кадровик має оформити для нього дві особові картки — за кожним місцем роботи окремо.

Особову картку оформлюють для працівника-іноземця і для працівника-директора.

Якщо член Наглядової ради ТОВ обійматиме посаду на умовах трудового договору, теж потрібна картка П-2.

Оформити нову особову картку П-2 потрібно й на працівника, повторно прийнятого на підприємство.

Якщо не ведете картотеку П-2 — наражаєтеся на штрафи. Відсутність особових карток загрожує відповідальністю як для роботодавця, так і для кадровика.

Підприємство сплатить штраф у розмірі мінімальної зарплати, а особу, винну в тому, що облік персоналу не ведеться належним чином, — можуть притягнути до адміністративної відповідальності. Адміністративний штраф коливатиметься від 510 до 1700 грн. Варто знати, що рішення про притягнення до адмінвідповідальності приймає винятково суд.

Коли не потрібно оформлювати картку П-2?

Коли берете практикантів на практику — учнів ПТУ, студентів вишів. Коли людина виконує для вас роботу чи надає послуги за договором підряду (цивільно-правовим договором, ЦПД). Ба більше, такі старання — штрафонебезпечні. Картка П-2 на виконавця робіт за ЦПД може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ, а отже спричинити штраф у 30 МЗП (ст. 265 КЗпП).

Де брати бланки особових карток П-2

Поширений варіант — придбати готові бланки. Безліч пропозицій в інтернеті, від магазинів, що торгують канцтоварами. Ціна у середньому — від однієї до півтори гривень.

Ще варіант — замовити компанії, що надає поліграфічні послуги.

Порада! Перш ніж купувати/замовляти, з’ясовуйте, на якому папері виготовлені (виготовять) картки. Особова картка має зберігатися 75 років — це закріплено у статті 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Кадровик працює з П-2 досить часто. Тому картка має бути тривкою, але водночас не надто «товстою». Тривкою — щоб не зноситися завчасно, поки працівник працює. Не надто товстою — щоб задовольнити потреби архівного зберігання.

Нормативно визначеної щільності для картки П-2 немає. З міркувань практики визначаємо прийнятний діапазон як 160-225 г/кв. м.

Порада. Не передавайте куті меду. Картка на папері щільністю більшою за 225 г/кв. м ускладнить копіювання в архіві, до того ж при формуванні зведеної справи особових карток звільнених працівників виникнуть труднощі — товщина справи не має перевищувати 40 мм, а карток на такому папері до справи вміститься менше, доведеться ділити на томи. Та й працівники архіву буркотатимуть невдоволено — і матимуть рацію.

Чи можна роздрукувати картку в офісі на звичайному принтері?

Так, якщо принтер підтримує друк на цупкому папері рекомендованої вище щільності.

Стандартний офісний папір — «вісімдесятка» — тобто має щільність 80 г/кв.м. Такий папір для карток П-2 не підходить.

Оформлення особової картки П-2 при прийнятті на роботу

Укажіть дату заповнення особової картки, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).

Відтак заповніть розділи:

І. Загальні відомості.

ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.

ІІІ. Призначення та переведення.

ІV. Додаткові відомості — за потреби.

Жодних настанов щодо заповнення особової картки П-2 нормативні акти не містять. Керуйтеся напрацюваннями експертів.

Якщо працівник є призовником чи військовозобов’язаним, оформіть для нього другу картку П-2 і долучіть її до картотеки військового обліку.

В який строк заповнювати особову картку при прийнятті на роботу?

Ані наказ Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, ані інші акти законодавства не скеровують у цьому питанні. Утім, маємо ознайомити працівника із записом про прийняття, що внесли до трудової книжки, під підпис в особовій картці. Трудову книжку кадровик має оформити упродовж 5 днів після дати прийняття. Щоб дотримати норми про ознайомлення із записом, дотримуйте такого ж строку і для оформлення картки П-2.

Що вказувати у графі «Дата заповнення» картки П-2? Зазначте фактичну дату, коли заповнюєте особову картку.

Особова картка П-2: як вести

Заповнення розділу І «Загальні відомості» картки П-2

Пункти розділу І «Загальні відомості»

Підстава для внесення відомостей

1-3, 12* (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані)

Паспорт

4-5 (відомості про освіту)

Документи про освіту

6-8 (останнє місце роботи, стаж роботи, дата та причина звільнення)

Трудова книжка

9 (відомості про отримання пенсії)

Пенсійне посвідчення

10 (родинний стан, члени родини)»*

Паспорт або зі слів працівника.

Відповідний документ — якщо працівник претендує на пільги, що пов’язані з сімейним станом та наявністю дітей

11 (місце фактичного проживання)*

Зі слів працівника

Якщо працівник не одружений (працівниця не заміжня), вкажіть у графі «Родинний стан, члени родини» родичів, з якими працівник спільно проживає. Приміром, батьків, братів, сестер. Це узгоджується із нормами Сімейного кодексу, адже сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.

Якщо працівник проживає сам, вкажіть членів родини, з якими можна зв’язатися за потреби. Приміром, працівник потрапив до лікарні і не виходить на зв’язок. Контакти родичів напевне стануть у пригоді.

Якщо працівник має право на пільги за законом, зафіксуйте це у графі «Додаткові відомості» картки П-2. Приміром, працівник має групу інвалідності, є чорнобильцем тощо. Вкажіть реквізити документа, що підтверджує особливий статус:

Додаткові відомості     ІІ група інвалідності, довідка до акта огляду МСЕК від 16.07.2017 № 234578.

Намагайтеся записувати відомості щонайближче до лівого краю графи. За потреби з часом змінити відомості, вам вистачить місця для нової інформації.

Якщо жінка взяла шлюб і змінила прізвище, закресліть попереднє прізвище і вкажіть поруч нове. У графі 10 «Сімейний стан» закресліть — «незаміжня», поруч впишіть — «заміжня» та додайте склад родини.

Закреслення в картці П-2 у разі зміни особистих даних – не порушення і не спричинить штрафів (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).

Заповнення розділу «Відомості про військовий облік» в особовій картці П-2

Заповнюйте розділ «Відомості про військовий облік» лише в особових картках працівників, які є призовниками чи військовозобов’язаними. Якщо працівник не потрапляє до цих категорій, залиште розділ незаповненим.

Для цілей військового обліку заповніть ще один примірник картки П-2 і долучіть до картотеки військового обліку. Це має бути окрема картотека. Так скеровує пункт 44 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 № 921.

Як вносити до особової картки відомості про прийняття на роботу?

IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ

Дата

Назва структурного
підрозділу (код)

Професія, посада

Розряд (оклад)

Підстава,
наказ №

Підпис працівника

Назва

код за КП*

06.07.2018

відділ кадрів

інспектор з кадрів

3423

8000 грн

№ 178-к/тр

Коваль

від 04.07.2018

У графі «Дата» вкажіть не дату внесення відомостей, а дату, коли прийняли працівника на роботу. Вона буде хоча б на день пізнішою за дату видання наказу про прийняття — через потребу повідомити ДФС про нового співробітника до того, як він стане до роботи.

Примітка до розділу IV картки П-2 посилається на Класифікатор професій 2005 року. Ця версія КП була чинною, коли Держстат та Міноборони затверджували чинну нині П-2. Відтоді Класифікатор змінився, а форма картки змін не зазнала. Оскільки відомості в картці мають бути актуальними і достовірними (як і в будь-якому іншому документі — джерелі державних статистичних спостережень з праці), вказуйте код за Класифікатором професій ДК 003:2010.

Обов’язково вкажіть оклад. Деякі кадровики не фіксують розмір зарплати в картці П-2, аргументуючи це тим, що зарплата — конфіденційна інформація, а із картки П-2 інші працівники зможуть дізнатися про доходи колег. Аргумент непереконливий і навіть шкідливий. Картка П-2 — документ із персональними даними, тож зберігатися має як і будь-яке джерело персональних даних, і доступ до картки має бути обмежений працівниками, до службових обов’язків яких входить робота з П-2. Якщо будь-хто на підприємстві може отримати доступ до П-2, це порушення законодавства про захист персональних даних.

Особова картка П-2: як вестиЧитайте також: Захист персональних даних — 2018: за що та кому загрожує штраф у 20 млн євро

Запросіть працівника до відділу кадрів, щоб ознайомити із записом про прийняття. Покажіть, що запис в трудовій збігається із записом у П-2. Підпис працівника у П-2 свідчить, що працівник ознайомився із записом у трудовій книжці. Не нехтуйте цим обов’язком, інакше порушите норму пункту 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.

Які відомості вносити до особової картки під час роботи?

Відбивайте в картці П-2:

  • переведення на іншу посаду;
  • набуття освіти;
  • зміни облікових даних;
  • зміну назви посади для узгодження з Класифікатором професій;
  • підвищення кваліфікації чи професійну освіту за рахунок роботодавця;
  • звільнення.

Якщо працівник підвищував кваліфікацію на курсах за рахунок підприємства, вкажіть про це в розділі ІІІ особової картки.

Форма картки не передбачає відомостей про тренінги чи семінари, в яких брав участь працівник. Утім, зручно відбивати короткострокові освітні програми саме в П-2. Якщо постане потреба визначити переважне право залишитися на роботі у разі скорочення, знайдете необхідну інформацію в одному документі.

Відбивайте в картці переведення за аналогією із записом про прийняття. Вкажіть дату, з якої переводите на іншу посаду, у графі «Дата». Наведіть назву нової посади, код за КП, реквізити наказу. Не забувайте про підпис працівника — він має засвідчити таким чином, що ознайомився із записом про переведення в трудовій книжці.

Якщо узгоджуєте назву посади з Класифікатором професій, вкажіть про це в картці. Означте, з якої дати змінюється назва посади, редакцію КП (приміром, ДК 003: 2010), реквізити наказу про внесення змін до трудової книжки та інших облікових документів працівника.

Приклад

Особова картка П-2: як вести

Чи відбивати в картці підвищення окладів? На нашу думку, це недоцільно. Хоча порушенням інспектор з праці це не визнає.

Законодавство не зобов’язує вас відбивати в особовій картці відомості про суміщення чи виконання обов’язків відсутнього працівника. Якщо вважаєте, що облік у П-2 фактів і періодів суміщення/виконання обов’язків матиме значення для службової кар’єри, при скороченні тощо, будь ласка, використовуйте для цього особову картку. Порушенням це не буде.

Ведіть облік відпусток працівника за його особовою карткою.

Як відбити звільнення в особовій картці П-2

КРОК 1. Унесіть запис до графи «Дата і причина звільнення (підстава)». Відтак вкажіть свою посаду, проставте підпис, ініціали, прізвище.

КРОК 2. Ознайомте працівника із записом про звільнення в трудовій книжці. Запропонуйте засвідчити ознайомлення підписом в картці П-2. Для цього передбачена спеціальна графа – відомості в ній можуть з’явитися лише у разі звільнення.

КРОК 3. Попросіть працівника позначити в П-2, що він отримав трудову книжку при звільненні. Окремої графи для цього в П-2 немає, але Інструкція про порядок ведення трудових книжок скеровує, що працівник засвідчує отримання трудової книжки підписом в особовій картці.

Керуйтеся прикладом:

Дата і причина звільнення (підстава)  20.07.2018, за угодою сторін, п. 1. ст. 36 КЗпП України, наказ від 19.07.2018 № 166-к/тр                                                                                                                                                                                     

Працівник кадрової служби 

  інспектор з кадрів  

(посада)

  Добривечiр  

(підпис)

  Добривечір В. П.  

(ПІБ)

Підпис працівника

Сітько

« 20 »    липня   20 18  р.

(дата)

Трудову книжку отримав

Сітько

20.07.2018

Як заповнити картку П-2 у разі смерті працівника?

Якщо завершуєте картку П-2 для померлого колеги, графа «Підпис працівника», зрозуміло, залишиться порожньою. Але вкажіть, кому з родичів віддали трудову книжку.

Особова картка П-2: як вестиЧитайте також: Звільнення працівника у зв’язку зі смертю

Облік особових карток

Обліковуйте особові картки, реєструйте їх. Хоча у самій формі П-2 й немає графи для реєстраційного індексу, облік важливий. Насамперед, щоб бачити, скільки карток зберігаєте і чи оформлювали картку на того чи того працівника.

Рекомендований інструмент для обліку особових карток — Журнал обліку прийняття працівників. Оскільки картку ведете на кожного працівника, то номер за журналом прийняття можна використати як реєстраційний індекс П-2.

Зберігання особових карток в поточному діловодстві відділу кадрів

Зберігайте особові картки окремо від інших документів.

Це обумовлено потребами захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, випадкової втрати чи знищення.

Зберігайте картки в металевих шафах чи сейфах — це убереже інформацію від пожежі чи води у разі затоплення.

Якщо працівників багато, підприємство має складну структуру, кілька структурних підрозділів, групуйте особові картки окремо для кожного підрозділу, розташовуйте в абетковому порядку всередині групи.

Якщо працівників небагато, зберігайте особові картки всі разом, розташовуйте в абетковому порядку.

Після звільнення працівника зберігайте його особову картку в поточному діловодстві два роки окремо від карток працюючих. Особові картки звільнених розподіляйте по роках (особові картки звільнених в одному році); всередині групи, що відповідає певному року, картки розміщуйте за алфавітом. Відтак передайте картку П-2 на архівне зберігання разом з іншими картками звільнених у тому ж році.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все