text
Кадровик01

Оформление дубликата трудовой книжки

  • 13 березня 2018
  • 1

Порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58.

Хотя процедура оформления дубликата трудовой книжки четко и подробно прописана в отдельном разделе Инструкции № 58, на практике в соответствующей ситуации кадровики часто допускают ошибки.

Внимание! Выдача дубликата трудовой книжки организацией, в которую трудоустраивается работник, — ошибка.

Довольно часто возникает ситуация, когда лицо, которое устраивается на работу, сообщает о том, что трудовую книжку потеряно, а кадровик оформляет дубликат на новом месте работы. Впрочем, пунктом 5.1 Инструкции № 58, установлено, в случае потери трудовой книжки лицо должно обратиться с заявлением об оформлении и выдаче дубликата к работодателю по последнему месту работы.

Если при оформлении человека на работу выяснено, что она потеряла трудовую книжку, кадровик должен лишь разъяснить лицу порядок оформления дубликата и посоветовать ей обратиться к предыдущему работодателю.

Предположим, что с просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки в организацию обратился бывший работник, для которого организация является последним местом работы. Ваши действия...

Устанавливаем факт работы в организации

До оформления дубликата необходимо убедиться, что лицо, заявившее об утере трудовой книжки, действительно работало в организации. Сделать это очень легко в случае, если в организации ведется алфавитная картотека (или алфавитная книга).

Внимание! Алфавитную картотеку (книгу) целесообразно вести в организациях с целью облегчения работы по поиску информации о работающих и уволенных работниках. В алфавитные карточки (книги) вносятся учетные данные работника (фамилия, имя, отчество, идентификационный номер), сведения о приеме на работу и увольнении (наименование структурного подразделения, должности, дата и номер соответствующего приказа). Также в алфавитной карточке (книге) целесообразно указывать другую учетную информацию (номера личной карточки и личного дела, регистрационный номер трудовой книжки по Книге регистрации движения трудовых книжек и вкладышей к ним, табельный номер и тому подобное).

Имея под рукой такой информационно-поисковый инструмент как алфавитная картотека (книга), очень легко определить, действительно ли лицо работало в организации, и быстро найти в архиве организации все документы, необходимые для оформления дубликата трудовой книжки (приказы о приеме, переводе, увольнении; личную карточку, личное дело) и предоставлении лицу информации о прошлую трудовую деятельность для получения документов с предыдущих мест работы.

Если алфавитная картотека (книга) отсутствует, то для установления факта работы лица в организации следует обратиться в картотеки личных карточек уволенных работников. Напомним, что такие карточки хранятся отдельно от личных карточек лиц, работающих в организации.

Разъясняем правила и порядок оформления дубликата трудовой книжки

Разъясните лицу, что согласно пункта 5.1 Инструкции № 58 дубликат трудовой книжки, оформленный в установленном порядке, выдается не позднее 15 дней после подачи заявления, а в случае осложнения — в другие сроки.

Также лицу должно быть разъяснено, что согласно пункту 5.3 Инструкции № 58 до дубликата трудовой книжки должна быть внесена информация о трудовой деятельности, которая предшествовала работе в последней организации и которую подтверждено документами. Такими документами могут быть заверенные в установленном порядке:

  • справки о работе в других организациях;
  • копии приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении с предыдущих мест работы;
  • дипломы (свидетельства);
  • справки о периодах получения пособия по безработице;
  • трудовые договоры о работе у физических лиц и тому подобное.

Лицо должно знать, что эта информация является необходимой для определения продолжительности страхового стажа для назначения пенсии, так и для назначения пособия по безработице или по временной нетрудоспособности. Лицо должно осознавать, что соответствующие документы рано или поздно придется собирать, поэтому, если есть время, лучше сделать это сразу.

Внимание! Инструкция № 58 не содержит норм, которые бы обязывали граждан собирать справки со всех предыдущих мест работы и предоставлять их для оформления дубликатов трудовых книжек.

Часто работники вообще отказываются предоставлять документы, подтверждающие предыдущий стаж, мотивируя это тем, что организации, где они ранее работали, отыскать невозможно, или подать трудовую книжку на новое место работы нужно срочно, поскольку новый работодатель не согласен ждать, пока стаж будет полностью восстановлено.

В таких случаях допустимо вносить дубликатов трудовых книжек записи только последнее место работы. Однако желательно, чтобы работник собственноручно засвидетельствовал свое желание получить такой дубликат трудовой книжки, указав об этом в тексте заявления о выдаче дубликата.

Предоставляем информацию о предыдущих местах работы

В соответствии с частью седьмой пункта 5.3 Инструкции № 58 работодатель обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествовавший устройству в организацию. Такая помощь может выражаться в предоставлении информации о названия организаций, в которых ранее работало лицо, и даты принятия и увольнения с них.

Так, например, из сведений, указанных в личной карточке, можно узнать название организации, в которой лицо работало непосредственно перед устройством на последнее место работы, и дату увольнения с этой организации. За датой увольнения в соответствующей организации можно легко отыскать личную карточку, поскольку эти карточки формируются в дела и хранятся с датой (годом) увольнение работников. А по личной карточкой уже можно легко установить дату приема работника на работу, даты переводов (если таковые имели место) и номера и даты соответствующих приказов.

В такой же способ (цепочкой) можно установить и названия всех предыдущих мест работы.

Если на работника велось личное дело, восстановить предыдущую трудовую биографию еще проще: в личном листке по учету кадров отражаются не только название организации и месяц и год увольнения, но и месяц и год принятия к соответствующей организации.

Предоставление лицу максимальной информации о ее предыдущей деятельности значительно сократит время сбора необходимых документов.

Получаем заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

После того, как человек определится, будет ли он собирать справки с предыдущих мест работы и сколько примерно времени ей для этого понадобится, он должен написать заявление на имя руководителя организации о выдаче дубликата трудовой книжки.

В заявлении лицо в обязательном порядке должно отметить, что ей известно о необходимости предоставления документов, подтверждающие предыдущий трудовой стаж, и о том, что в дубликате будет отражено только такие периоды трудовой деятельности, которые подтверждены предоставленными в кадровой службы документами с предыдущих мест работы.

Если лицо не имеет желания собирать документы о былой трудовой деятельности, а просит выдать дубликат с указанием сведений только о последнем месте работы, это также должно быть указано в заявлении.

Получаем резолюцию руководителя организации на заявлении о выдаче дубликата трудовой книжки

Решение о выдаче дубликата трудовой книжки принимает руководитель организации и оформляет его в виде резолюции на заявлении лица. В резолюции должны быть определены исполнитель (лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в организации) и дата исполнения поручения. Если дату заранее определить невозможно (неизвестный срок сбора документов о былом трудовую деятельность), руководитель в резолюции может указать, например: «Срок выполнения — 2 рабочих дня с даты предоставления всех необходимых документов».

Получаем документы, подтверждающие трудовую деятельность, и проверяем правильность их оформления

Проверьте правильность оформления и заверения представленных документов (наличие дат, номеров, подписей, расшифровок подписей, оттисков печатей, отметок о заверении копии или выписки и тому подобное).

Взыскиваем сумму стоимости бланка трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки работодатель взимает с работника сумму стоимости бланка трудовой книжки (п. 6.1 Инструкции № 58). Оплату следует внести в кассу организации. Документом об уплате стоимости бланка трудовой книжки служит приходный кассовый ордер, оформленный в установленном порядке.

Этот кассовый ордер является основанием для списания из под отчета ответственного лица кадровой службы бланков, полученных в бухгалтерии.

После получения от лица кассового приходного ордера сделает на нем отметку о серии и номере бланка трудовой книжки, который будет оформлен как дубликат.

Заполняем титульный лист дубликата трудовой книжки

Сведения о работнике записываются на титульном листе дубликата трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта (п. 2.11 Инструкции № 58).

Образец оформления дубликата трудовой книжки

Оформление дубликата трудовой книжки

В правом верхнем углу титульного листа делается надпись «Дубликат» (п. 5.1 Инструкции № 58). Если в организации есть штамп с соответствующим текстом, проставляется оттиск такого штампа.

После указания даты заполнения дубликата трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (п. 2.12 Инструкции № 58).

Титульный лист дубликата трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или печать отдела кадров (п. 2.12 Инструкции № 58).

Вносим сведения о работе, поощрения и награждения к дубликата трудовой книжки

Правила и порядок внесения записей о работе, поощрения и награждения к дубликата трудовой книжки определен пунктом 5.2 Инструкции № 58.

Если до устройства в организацию работник уже работал и предоставил об этом заверенные в установленном порядке документы, то в графу 3 раздела «Сведения о работе» сначала внесите запись об общем стаже работы до принятия в организацию, который подтвержден документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации, об этом также вносится соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные.

Внимание! Если документы содержат неполные сведения о работе в прошлом, до дубликата трудовой книжки вносятся только те данные, что есть в документах.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого внесены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Если до устройства в организацию человек нигде не работал, или работал, но соответствующих документов не предоставил, дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам оформления трудовых книжек работников. А именно: разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Все записи о работе, поощрениях и награждениях за время работы в организации, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Выдаем лицу дубликат трудовой книжки

Поскольку Инструкцией № 58 не предусмотрено порядок удостоверения факта выдачи лицу дубликата трудовой книжки, а также формы подтверждения работником факта получения дубликата, работодатель должен по своему усмотрению определить, каким образом следует это делать.

Например, лицо может написать расписку в получении дубликата трудовой книжки с указанием его серии, номера и даты получения или соответствующую отметку лицо может сделать на своем заявлении (ниже реквизитов заявления «дата», «подпись»).

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

норма робочого часу на 2019 рік

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервіси та калькулятори

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон