text

Активуйте подарунковий доступ >

Кадровик01

Учет рабочего времени на предприятии

  • 7 лютого 2018
  • 3

Необходимость ведения на предприятии табелей учета использования рабочего времени вряд ли вызывает сомнения у работников кадровых служб, ведь именно табель является основанием для начисления заработной платы работникам, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Также табель является важным источником сведений для заполнения многих форм государственных статистических наблюдений. Впрочем, порядок составления и оформления табелей учета использования рабочего времени законодательно не нормирован.

На сегодня единственным нормативным актом, который непосредственно касается табеля учета использования рабочего времени, есть приказ Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489 (далее — Приказ № 489), которым утверждено и введено в действие с 1 января 2009 года типовую форму № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».

Приказом № 489 определено, что форма № П-5 имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений; при необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени в организации.

Следовательно, на основании типовой формы № П-5 в каждой организации должна быть разработана и утверждена собственная форма табеля, которая будет учитывать специфику работы организации. Впрочем, утверждение формы табеля является недостаточным. Организация также должна определить порядок ведения и оформления табеля учета рабочего времени, сроки и порядок их представления бухгалтерской службы организации. Реализовать это на практике можно путем разработки и утверждения отдельного внутреннего нормативного акта организации, например, Положение о табельном учете или Положение об учете использования рабочего времени (далее — Положение).

Кто ответственный за учет рабочего времени

Поручать ведение учета рабочего времени следует лишь лицам, которые имеют возможность регулярного контроля за нахождением работников на работе. Это вызвано тем, что табель должен отражать фактическое использование рабочего времени, а не «плановое» (то есть «запланированное» графиками работы, приказами об отпусках, командировках или «разрешено» листками нетрудоспособности, справками и тому подобное).

Лицами, которые имеют возможность регулярного контроля за нахождением работников на работе, как правило, являются руководители структурных подразделений или их заместители. В крупных организациях функцию ведения табелей в основном выполняют табельщики. Часто эти работники входят в состав кадровой службы, но порядок их работы, рабочие места определяются таким образом, чтобы они имели возможность контролировать приход/уход «контролируемых» работников: на работу или с работы, на перерыв или с перерыва.

Нередко функцию по составлению табелей возлагают на одного из работников кадровой службы (инспектора по кадрам, менеджера по персоналу, начальника отдела кадров). Однако этот вариант уместен лишь в таких случаях:

  • организация имеет небольшую численность персонала и все работники сосредоточены в одном помещении, что дает возможность «табельнику» постоянно контролировать соблюдения работниками трудовой дисциплины;
  • в организации внедрена система ежедневного «информирование» о присутствии/отсутствии сотрудников на рабочих местах, опоздания, преждевременное оставление работы (например, соответствующая информация, заверенная личной подписью руководителя подразделения, ежедневно подается лицу, ответственному за учет использования рабочего времени, или при составлении расписаний используются сведения, полученные из системы электронного учета прихода/ухода сотрудников).

В других случаях кадровику достаточно трудно контролировать присутствие сотрудников на рабочих местах, а значит, вполне вероятны ошибки в табелях, и соответственно, в начислении заработной платы.

Присвоение табельных номеров

Систему присвоения и использования табельных номеров каждая организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в Положении. Табельные номера могут, например, совпадать с порядковыми номерами в Журнале регистрации принятых работников или присваиваться по системе, разработанной по другим принципам. Некоторые организации в качестве табельных номеров используют идентификационные номера лиц, но стоит заметить, что табельными номерами, которые состоят из большого количества цифр, очень сложно пользоваться.

Также, при необходимости, в Положении можно предусмотреть порядок замены табельного номера в случае перевода работника на другую должность или в другое структурное подразделение.

Положение об учете использования рабочего времени должно согласовываться с другими внутренними актами организации

Нормы, которые установлены Положением, не должны противоречить действующему законодательству и должны согласовываться с нормами всех других внутренних нормативных актов организации.

Пример! Если Положением обязанности по ведению и оформлению табелей полагаются на определенных работников, то об этом должно быть указано в их должностных (рабочих) инструкциях. Если в Положении определен особый порядок учета рабочего времени определенных категорий работников, то в должностных инструкциях этих работников должен быть изложен соответствующий порядок организации их труда, рабочего времени, отчетности и т. д

Типичную форму № П-5 следует адаптировать под нужды организации

Типовая форма табеля № П-5, утвержденной Приказом № 489, целесообразно отредактировать согласно потребностям организации.

Пример! Все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели в одну смену. Нужно ли в этом случае включать в табель графы для внесения условных обозначений, отражающих работу в ночное и вечернее время, предусмотренные типовой формой № П-5?

Безусловно, нет. Каждая графа табеля должна быть информативной, нет необходимости загромождать табель лишними графами

Пример! Различные подразделения организации работают с различными режимами и графиками. Можно разработать различные формы табеля с учетом графиков работы?

Да, можно и даже уместно. Для организации, где структурные подразделения или работники определенных категорий работают с различными режимами и графиками, можно утвердить несколько вариантов расписаний. В этом случае стоит ввести для каждого вида табеля собственный индекс, а в Положении определить, какой именно табель должен использовать каждое структурное подразделение

Утверждении Положения об учете использования рабочего времени

Положение и форму (формы) табеля целесообразно утверждать приказом руководителя организации. В этом приказе также необходимо определить сроки введения Положения в действие, порядок ознакомления с Положением лиц, ответственных за ведение учета использования рабочего времени.

После утверждения Положения регистрируется в соответствующей учетной форме, например в Журнале регистрации внутренних документов.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся