text
Кадровик01

Як налагодити взаємодію між кадрами та бухгалтерією, або Камасутра для кадровика

  • 15 серпня 2018
  • 6719
директор ТОВ "Кадрофф" (кадровий аутсорсинг, аудит кадрового діловодства)

Звичайно, я могла вдатися до того вихолощеного і досить таки прісного професійного лексикону й написати щось на кшталт «Кросс-функціональна взаємодія як інструмент оптимізації бізнес-процесів кадрової та бухгалтерської служб». Цим би засвідчила не тільки володіння темою, але і трендове знання термінів як-от Soft Skills, Hard Skills та навіть стейкхолдер.

Звичайно, це було б свідченням того, що мій емоційний інтелект, принаймні, відповідає показнику прийнятному, як для мого віку та досвіду. Звісно, тоді б моє резюме прикрасив іще один рядок, де як досягнення значилось би: публікація в професійному виданні результатів реалізації проектів у сфері кадрового адміністрування за умови складності комунікаційних процесів між службами — вимушеними союзниками. Проте в моєму резюме не буде згадок про таку публікацію. Як зрештою не буде і самої публікації в такому форматі. А власне буде стаття, сповнена всіх ознак несформованого емоційного інтелекту, експресійності та бажання досягти крайнього ступеню взаєморозуміння (читай найвищої насолоди) від з’єднання (читай злиття) в робочому процесі кадровика та бухгалтера.


 «Це все кадри…»

Кінцевий споживач під нього затверджуються маркетингові плани з воістину вражаючими бюджетами, будуються стратегії та плани продажів, нарешті — пишуться місії компаній за не менш масштабні бюджети від гуру-бізнес-консультантів.

Неодноразово мені, як кадровику, доводилося чути: бухгалтерія — це ваш кінцевий споживач. Чесно скажу, ніколи так не вважала. Кінцевих споживачів для кадровика два: це роботодавець та працівник. Іншого не дано.

Бухгалтерія, як і кадри, — це блокчейн у трудових відносинах.

Тому завжди стояла і стою на позиції рівноправності, але аж ніяк не «вічної попелюшки без перспективи росту до принцеси» в кращому випадку, а зазвичай цапа-відбувайла, кадрової служби.

Чому так? Гадаю, це сформований роками інстинкт вічної потреби бухгалтерії захищатися. Захищатися від роботодавця, від податкової, інспекції з праці, самого працівника. Окремо сформований вид оборони — це відбивання від функціоналу, який знаходиться в сірій зоні. Як от, звіт про прийнятих працівників до фіскальних органів, чи то просто повідомлення про прийнятих в податкову. Хто має подавати звіт про прийнятих у ДФС — кадри чи бухгалтерія? Піррова перемога бухгалтерії здобувалася в кращих традиціях Дикого Заходу. В 90% випадків саме кадрова служба була вимушена подавати цей звіт. З того часу не один кадровик зумів адаптуватися до умов життя «в резервації». Однак чи варто було все того, якщо врахувати, що в самому повідомленні передбачені підписи тільки двох посадових осіб — директора та бухгалтера? Як відомо, відповідальність у нас за тими, хто наділений правом надання юридичного статусу документу, а саме — підпису.

Найкращий спосіб захисту, як відомо, це напад. Тому, аби виграти час, допоки розбиратимуться, або тому, що більш немає, на кого сказати, звучить: Це все кадри…

Про любовне з'єднання, або Знову Кадри щось не так внесли в 1С

Спільне ложе або ж поле битви — це програмний комплекс 1С. Тут все: і кадри щось не так внесли в базу, тому невірно пройшов розрахунок, і цю вкладку має заповнювати кадровик, оскільки опція міститься в наказі про прийняття працівника.

Якщо з першим я могла, якщо не миритись, то хоч розуміла, бо помилки іноді траплялись, то, наприклад, чому кадровик має заповнювати опцію «нарахування» чи то вказувати вид соціальної пільги — аж ніяк.

Це найбільш карколомні та небезпечні з огляду на наслідки «жорсткі перемовини». Скажу, що тільки тоді, якщо перемовини відбуватимуться між професіоналами з обох сторін, можливо досягти розумного компромісу. Бо саме тоді ціль у обох сторін одна і це не уникнути відповідальності «у разі чого», а побудувати оптимальний бізнес-процес. Скажу — за 14 років кадрової практики у мене був тільки один такий позитивний досвід та співпраця з Головним бухгалтером і саме так — з великої букви (Людмила Семенівна К., дякую).

Про поводження з новим бухгалтером

Не має більшого везіння, аніж приручити бухгалтера. Одразу і навіки приворожити можна тільки в один спосіб, це якщо ти власноруч оформиш його на роботу. Тут має значення все: тембр голосу і погляд захопливо-здивованих очей, розкритих так, що крізь них вже ввижаються найщиріші обійми. Остаточно закріпить результат і відведе очі — тека з роздрукованими зразками документів для заповнення, особливо автобіографія. Якщо ж ви ще й милостиво погодитесь почекати фото на особовий листок з обліку кадрів та особову картку П-2 «до завтра», знайте — ви досягли рівня мага з правом говорити «ні» бухгалтерії.

Про бухгалтерів, що «сидять на зарплаті»

Як сказала одного разу мені головний бухгалтер — ви (малось на увазі кадри) повинні зробити так, щоб ми тільки натисли кнопочку «розрахувати» і все. І повірте, я не бачила в своєму житті більш здивованого і обуреного виразу обличчя, аніж коли ми принесли до бухгалтерії копії наказів, аргументуючи, що це ж первинна документація і все таке. Категоричність була на межі того, аби написати мені на чолі, наша місія тільки натиснути «розрахувати», все інше нас не стосується. В інше входило все, починаючи від копій наказів та табелів до штатного розпису.


Про планово-економічний відділ

Якщо вам пощастило працювати на підприємстві, де є планово-економічний відділ, у вас є шанс, що штатним розписом ви будете оперувати тільки виключно як користувач.

Хоча не факт. Саме це і зіграло зі мною злий жарт. Якось, прийшовши на нове місце роботи, ознайомившись зі структурою, я зауважила наявність планово-економічного відділу. З часом, занурившись в роботу, виявила, що штатний розпис не відповідає Класифікатору професій та й заробітна плата вимагає перегляду з огляду на те, що недотримана міжкваліфікаційна розрядність в посадових окладах. Чесно підготувала доповідну записку, виклала пропозиції щодо приведення штатного розпису у відповідність до Класифікатора та вказала на посадові оклади, які можуть викликати зайві питання під час перевірок.

Вже наступного дня була скликана нарада на найвищому рівні з цього питання. Я була приємно здивована оперативністю, це могло свідчити тільки про одне — бажання одразу знайти оптимальний варіант рішення і алгоритм його реалізації.

Мій світ ніколи не буде таким, як раніше, оскільки саме на тій нараді я зрозуміла, в які святі пенати я ступила своїм брудним черевиком. Завдання планово-економічного відділу носили стратегічний характер і такі речі як штатний розпис, економічна доцільність введення тих чи інших посад, їх оплата, все це мікроменеджмент, який не повинен відволікати від справжньої роботи. Саме тоді я була засуджена до страти через спалення на священному вогні крос-функціональної взаємодії за всіма правилами тайм-менеджменту. Та все ж вирок було відтерміновано з огляду на управлінську ефективність, з її заточеністю на вміння добиватись максимальної віддачі від кожного працівника (так я тепер серед тих, кого врятували тренінги і в прямому, і в опосередкованому значенні). Найкрутіший тренер Яна Д., у мене є кейс, який, впевнена, буде дуже доречний, а головне адаптований під бізнес-середовище.

Про головних бухгалтерів

У кожній професії є аристократи від неї і ремісники. Аристократи це ті, які народжуються в професії, живуть нею, її потребами, стандартами і її розвитком.

Ремісник — це лиш шаблон, спосіб отримати заробіток і, звичайно ж, справдовуванням всього того, говорячи, що інше від лукавого.

Головного бухгалтера — аристократа я поки зустрічала одного. І не говоріть мені, що це люди беземоційні і безапеляційні.

Людмила Семенівна К. – Залізна Леді. Так, це і їй могли належати слова — якщо я буду одна проти сорока восьми, мені буде жаль цих сорок вісім. Проте, вона ж могла б сміливо сказати таке: зовсім не обов’язково погоджуватись зі співрозмовником для того, аби знайти з ним спільну мову.

Ми знаходили спільну мову, в нашому випадку — оптимізували бізнес-процеси.

Сказати, що було легко — ніколи. Проте, єдине, що мені було потрібно — аргументи.

Все ж ремісників більше. Тоді шлях один, працювати через стейкхолдера. Однак, це окрема книга, а то й багатотомник у найкращих традиціях «Війни і миру» з антуражем «Злочину і кари» у симбіозі з «Гаррі Поттером».

Таємне наставляння, або Бухгалтери є навчені і від народження, невідомо, хто затятіший

Говорять, що серед чаклунок є ті, хто успадкував дар, і ті, кого навчили. Говорять, що навчені страшніші. Думаю, те від того, що вони не успадкували на генетичному рівні поняття добра і зла, що є своєрідним програмним кодом. Навчені – є з відкритим кодом, тому й більш руйнівні, бо не мають запобіжника у вигляді професійної моралі.

Кожна професія, як кадровик, так і бухгалтер має бути обрана, а не отримана за рознарядкою. Бо в іншому разі, ти не думаєш як зробити краще, ти думаєш як не зробити, бо може бути гірше. Ти шукаєш причини, чого не зробити, а не способи зробити на краще.

Як вчить Бізнес-Тренер від народження Яна Д., потрібно йти і говорити, шукати, де можна знайти точки дотику, а потім з’єднувати ці точки між собою, нехай спочатку пунктиром, а потім вже безперервною лінією. І коли йти до тих точок разом, то можна дізнатись багато чого про бізнес-процес один одного. Хтозна, може, після того одкровення, ніхто не візьме на душу гріх зневажати функціонал один одного і знецінювати результати роботи.

Епілог

Якось я помилилась, ось так просто в груповому наказі на надання відпустки, помилилась в кількості днів відпустки. Це був «високий сезон» — літо. Я вже й сама марила тією відпусткою, «набиваючи» накази по 25-30 осіб в одному. І….помилилась. Тоді ми працювали без програми, і я дала чернетку наказу бухгалтерії для того, аби вони починали розрахунок. Так ось, мені зателефонувала бухгалтер і попросила подивитись, чи все гаразд, бо дати відпустки одні, а кількість днів щось занадто мала. Звісно, я вибачилась і виправила. Пожартували про те, що я «заощадила» працівникові дні.

Наступного тижня, аналогічна ситуація сталася з моєю колегою. Тільки от бухгалтер була інша. Про помилку ми дізнались від начальника нашого відділу. Вона прийшла з наради на рівні начальників відділів, де головний бухгалтер вказала на те, що відділ кадрів «косячить», а її працівниця виявила помилку і що за це їй ніхто не доплачує.

Один і той же кейс, тільки зовсім різні моделі поведінки і способи вирішення ситуації.

Потім ми дізнались, що цей бухгалтер була на випробувальному терміні і саме так намагалась довести свій професіоналізм. Чому так вчинила головний бухгалтер — питання до її компетенції чи до політичного моменту, який був присутній в той час.
Попри все, вони існують — бухгалтери від народження, аристократи професії. Так як і кадровики, і багато-багато інших.


 

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все