text
Кадровик01

Особові справи із 2018 року ведемо по-новому

  • 11 вересня 2018
  • 3936

Наприкінці липня 2018 року набрав чинності наказ, яким Мін’юст змінив склад документів особової справи працівника. Відтоді, замість звичних 12 позицій особової справи, — їх стало 25. Що саме змінилося та як актуалізувати особові справи, — розказують експерти.

Порядок ведення особових справ визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Що змінилося?

Мін’юст розширив перелік документів особової справи і уточнив, як її вести. Зміни до Правил № 1000/5 внесені наказом Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5 (далі — Наказ № 2277/5).

Новий порядок ведення особових справ застосовуйте з 25.07.2018. Цього дня набув чинності Наказ № 2275/5.

Особові справи державних службовців не потрапляють під дію Правил № 1000/5. Як їх формувати, визначає окремий документ — Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом НАДС від 22.03.2016 № 64 (п. 13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Склад документів особової справи після 25 липня 2018 року

До 25.07.2018 перелік документів особової справи нараховував 12 позицій. Після 25.07.2018 їх стало 25.

Нова редакція Правил № 1000/5 прибрала з переліку два пункти й додала 15.

Віднині в особових справах відбиватимемо всі основні віхи кар’єрного поступу працівників: прийняття, переведення, сумісництво, звільнення. Щодо кожної має бути пара документів — заява + копія наказу або витяг.

Порівняльний склад документів особової справи до та після 25.07.2018

Особові справи із 2018 року ведемо по-новому

Цей ланцюжок регулярно доповнюватимемо копіями документів про заохочення.

Увійшла до питань особової справи й зміна біографічних даних. Обов’язкових документів знов-таки два: заява + копія наказу.

Нові особові справи всебічно висвітлюватимуть і професійний вишкіл працівників. До копій документів про освіту потрібно долучати копії документів про науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, стажування, атестації.

В особових справах зберігатимемо й підстави для пільг — у копіях.

Особу працівника в особовій справі посвідчуватиме копія паспорта. До неї слід додати копію облікової картки платника податків та копію військового квитка. Однак, цих двох документів може й не бути — якщо працівник не є військовозобов’язаним або якщо з релігійних переконань відмовився від реєстраційного номера та має відповідну відмітку в паспорті.

Алгоритм для кадровика

1. Актуалізувати особові справи працівників — додати документи згідно з новою редакцією Правил № 1000/5. На допомогу — Чек-ліст.

Скачати Чек-лістПерелік документів особової справи працівника після 25.07.2018

2. Принагідно провести аудит особових справ. Вилучить документи, яких не має бути в особових справах.

У графі Примітки внутрішнього опису щодо кожного видаленого документа зазначити:

Вилучений як такий, що не підлягає зберіганню в особовій справі.

Увага!

Складайте внутрішні описи особових справ на окремих аркушах за формою, унормованою додатком 16 до Правил № 1000/5.

3. Вписати до внутрішнього опису додані документи.

4. Розмістити внутрішні описи на початку особових справ.

5. Надалі в доповненні до особового листка з обліку кадрів фіксувати не лише стягнення та заохочення, як раніше, а й виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все